De wet tot regeling van de private opsporing: een evaluatie

In ons nieuwsbericht van 23 december 2024 hebben we de krijtlijnen van deze wet reeds geschetst. 

Na vijf maanden blijkt dat voor deze wet nog vele vragen onbeantwoord zijn die wachten op een antwoord. Dit antwoord zal er moeten komen van de rechtspraak waartoe deze wet ongetwijfeld aanleiding zal geven. 

We geven een overzicht van de voornaamste knelpunten.

Is de wet van toepassing op iedere personeelsdienst?

Het enige wat met zekerheid kan worden gesteld is dat de wet geen onderscheid maakt tussen de private en de publieke sector waardoor ook opdrachtgevers die vallen onder de publieke sector de wet zullen moeten naleven. 

Om vervolgens te weten welke onderzoeken vallen onder de wet moet men zich beroepen op de definities die door de wet zijn gegeven. Deze definities zijn evenwel niet zo helder omschreven en bieden dus onvoldoende houvast. 

Elke werkgever wordt wel af en toe geconfronteerd met problemen binnen de organisatie die vragen om een onderzoek maar niet elke personeelsdienst kan worden omschreven als een ‘opdrachthouder’. 

De wet definieert een opdrachthouder van activiteiten van private opsporing als volgt:

• Een vergunde interne dienst voor private opsporing, zijnde een dienst opgericht in de schoot van de organisatie die op structurele wijze activiteiten van private opsporing verrichten of zich als dusdanig bekendmaakt en waarbij deze taak vervat is in de taakbedeling van minstens één medewerker.
• Een vergunde onderneming voor private opsporing die activiteiten van private opsporing doet en aanbiedt aan derden zoals KPMG, Deloitte, PWC ….

Maar wat met een HR-manager die een beperkt éénmalig onderzoek doet maar voor wie private opsporing niet structureel tot het takenpakket behoort? Die feiten zouden kunnen worden gebruikt om een ontslag om dringende reden te rechtvaardigen. Strikt genomen kan deze HR-manager volgens de definitie in de wet niet als opdrachthouder worden beschouwd. 

De wet voorziet in dat geval enkel dat leden van een personeelsdienst die dergelijk beperkt onderzoek (“incidentenonderzoek”) doen geen vergunning en geen identificatiekaart moeten hebben. Het onderzoek zelf moet wel worden uitgevoerd volgens de bepalingen van de wet.

Hier rijzen echter vele vragen: valt een IT-dienst die op vraag van de werkgever een onderzoek doet ook onder personeelsdienst? Hoe moet het begrip “incidentenonderzoek” worden afgelijnd? 

De wet laat ook na te verduidelijken welke bepalingen van de wet dan wel van toepassing zijn. Vele verplichtingen worden immers opgelegd aan de “opdrachthouder” maar personeelsdiensten die incidenteel onderzoeken doen worden niet beschouwd als opdrachthouders. We denken hierbij aan de verplichting tot het bijhouden van een opdrachtenregister, het opstellen van onderzoeksrapporten. Ook de memorie van toelichting bij de wet brengt niet veel klaarheid. 

De voorzichtigheid gebiedt dan ook dat men ook bij louter incidentenonderzoek zoveel mogelijk rekening houdt met de bepalingen van de wet. Elke personeelsdienst stelt zich best de vraag hoe hun activiteiten van private opsporing kunnen worden gekwalificeerd (interne dienst of louter incidentenonderzoek) en op welke manier zij onderzoeken het best uitvoeren in overeenstemming met de wet. De praktijk en de rechtspraak zullen hopelijk antwoorden bieden en de blinde vlekken invullen. 

We houden dit verder nauwgezet in de gaten.

Waar moeten werkgevers mee rekening houden?

In ons vorig nieuwsbericht hebben we de verplichtingen van de werkgever al belicht maar willen nog de aandacht vestigen op volgende punten.

Daden van private opsporing die uitgaan van een interne dienst worden best uitgevoerd door een zorgvuldig gekozen onderzoeksteam waarbij iedereen die bevoegd is om een ontslag te geven of een sanctie op te leggen uit het team wordt geweerd. Op die manier wordt maximaal vermeden dat het ontslag later ongeldig zou worden verklaard. 

Verder moet iedereen die op de één of andere manier betrokken is bij de dienst voor intern onderzoek getuigen van voldoende beroepsopleiding en ervaring en beantwoorden aan een bepaald gewenst profiel. Zij moeten getuigen van respect voor de rechten en vrijheden van eenieder, loyaal en discreet zijn en respect hebben voor democratische waarden (artikel 51 WPO).

Een interne dienst moet beschikken over een vergunning en een identificatiekaart. De procedure voor het bekomen van deze vergunning en identificatiekaart worden omschreven in de wet. 

Ook moet de interne dienst beschikken over een reglement waarin de modaliteiten van het te voeren private onderzoek worden uitgewerkt en waarvan de werknemer voorafgaandelijk aan het onderzoek moet kennisnemen en zich akkoord moet mee verklaren. 

Hieruit zou kunnen worden afgeleid dat HR-diensten die louter incidentenonderzoek doen en die dus volgens de wet niet als opdrachthouder kunnen worden beschouwd (geen interne dienst) geen reglement moeten voorzien. Het valt evenwel op dat in vele nieuwe wetgeving, zoals ook in deze wet, de wetgever steeds meer aandacht besteed aan de GDPR-regelgeving en de privacy van de werknemers.

Het moet een voorzichtige werkgever ertoe aansporen om in elk geval minstens een beperkt reglement te voorzien, zelfs indien de onderzoeken die door deze werkgever worden uitgevoerd niet structureel worden georganiseerd binnen een interne dienst van de werkgever. 

Dit reglement krijgt het best vorm in een afzonderlijke policy, een dienstnota, een maatregel van inwendige orde of een algemene richtlijn en niet in rechtspositieregeling  of een arbeidsreglement. Op die manier kan er soepeler worden ingespeeld op wijzigingen en aanpassingen die zich opdringen door nieuwe rechtspraak of wijzigingen in de wet. Een arbeidsreglement of een rechtspositieregeling  behoeven immers het akkoord van de personeelsleden terwijl aan een afzonderlijke policy, reglement gemakkelijker kleine wijzigingen kunnen worden aangebracht zonder dat dit akkoord moet worden gevraagd. 

Conclusie

Alhoewel de wet nog heel wat vragen onbeantwoord laat, is het voor personeelsdiensten toch aangewezen zich goed voor te bereiden. Dit kan door zich in de eerste plaats de vraag te stellen of zij al dan niet georganiseerd zijn als interne dienst of zij zich louter beperken tot incidentenonderzoek. 

Voorzie een goed reglement - zelfs wanneer men zich beperkt tot louter incidentenonderzoek - waarin voldoende aandacht wordt geschonken aan de privacy van de werknemers. Het reglement wordt best niet opgenomen in de rechtspositieregeling of het arbeidsreglement maar maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke policy of reglement. 

Weet je niet zeker of je volledig in orde bent en wil je voorbereid zijn op een eventuele controle? Dan kan je contact opnemen met Acerta Legal Consult.