Travailleurs en vacances ? Mieux vaut en tenir compte !

Les vacances d’été approchent à grands pas : les travailleurs partiront bientôt en vacances ou planifient un séjour prolongé en Belgique ou à l’étranger. Mais en tant qu’employeur, de quoi faut-il tenir compte lorsque votre travailleur prend des vacances ? Dans cet article de blog, nous récapitulons les éléments importants, afin que vous et vos travailleurs passiez une période de vacances l’esprit tranquille. 

Sortie en voiture de société

Il se peut que votre travailleur fasse une sortie avec sa voiture de société. Dans ce cas, il doit respecter les accords d’entreprise concernant son utilisation. Avec une car policy claire, vous offrez en tant qu’employeur un cadre reprenant (entre autres) des accords sur les personnes autorisées à conduire la voiture, la procédure à suivre en cas de dommages, d’accident ou de vol, mais aussi sur les frais de ravitaillement et de recharge en Belgique et à l’étranger. Ne manquez donc pas de vérifier si votre Car Policy est à jour.

Télétravail en déplacement

Votre travailleur peut combiner son séjour de vacances – en Belgique ou à l’étranger – avec du télétravail, à condition que la politique de télétravail de votre organisation le permette. Le travailleur est normalement censé être au bureau plusieurs jours par semaine et il est dérogé à cette règle ? Alors, il faut conclure des accords clairs à ce sujet. En outre, le travailleur ne peut pas le décider de manière unilatérale.

Le travailleur travaille ailleurs qu’à son domicile, mais bien en Belgique ? Dans ce cas, il doit respecter la politique de télétravail et il a droit au soutien prévu, à une éventuelle indemnité de télétravail et/ou à d’autres interventions. 

Votre travailleur souhaite faire du télétravail à l’étranger ? Il existe également certaines règles en la matière. Grâce à l’accord-cadre européen, le télétravail transfrontalier n’a, dans certaines conditions, aucune incidence sur le régime de sécurité sociale applicable au travailleur. 

En cas d’occupation simultanée dans plusieurs États membres de l’UE, l’employeur a également l’obligation de demander une déclaration A1 de sécurité sociale applicable pour le travailleur. Cela confirme dans quel pays un travailleur est assuré socialement. L’employeur doit demander le document A1 en application de l’accord-cadre au service public compétent du pays où l’employeur est établi. En Belgique, il s’agit de l’ONSS. 

Et qu’en est-il si votre travailleur a un accident pendant le télétravail structurel ?

• Lorsqu’un travailleur pratique le télétravail structurel et est victime d’un accident, cette situation est en principe considérée comme un accident du travail. Cette règle s’applique à condition que l’accident survienne au(x) lieu(x) et au moment spécifiés dans la politique de télétravail de l’entreprise. 
• Il n’y a pas de régime spécifique ? Alors, cette présomption s’applique même si l’accident se produit sur le lieu de télétravail habituel (généralement au domicile) et pendant les heures de travail normales. 

Important à savoir : un accident qui cause une lésion pendant l’exécution du contrat de travail est présumé être survenu du fait de l’exécution du contrat de travail et est considéré comme un accident du travail, à moins que les présomptions ne soient réfutées.

Maladie pendant les vacances

Votre travailleur tombe malade juste avant ou pendant ses vacances ? Alors, les jours de vacances en question peuvent être convertis en jours de maladie. Ces jours de vacances ne sont ainsi pas perdus et votre travailleur peut les prendre plus tard. En outre, le travailleur a droit au salaire garanti. Les travailleurs qui sont encore malades à la fin de l’année peuvent transférer les jours restants aux 24 mois suivants. 

Si votre travailleur veut pouvoir en bénéficier, il doit bel et bien remplir les obligations suivantes :

• Il est tenu d’informer immédiatement l’employeur de son lieu de séjour s’il ne se trouve pas à son domicile (par exemple, s’il est à l’étranger). Cela peut se faire aussi bien par téléphone que par e-mail.
• Il doit remettre un certificat médical à l’employeur, même si le règlement de travail ou une CCT ne l’exige pas en temps normal – et même s’il s’agit du premier jour d’incapacité de travail. Il est question de force majeure (par exemple, d’une hospitalisation) ? Dans ce cas, le certificat doit être introduit dans un délai raisonnable.
• Si le travailleur souhaite prendre ses vacances tout de suite après sa période de maladie (c’est-à-dire consécutivement aux vacances initialement prévues), il doit le signaler au moment où il remet le certificat médical. Attention : il s’agit d’une demande du travailleur – en tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de l’accepter.

Si le travailleur ne respecte pas ces obligations, il ne peut pas conserver ses vacances annuelles. Les jours qui chevauchent les jours de maladie sont alors perdus.

Vérifiez bien si ces obligations sont reprises dans votre règlement de travail afin d’informer correctement vos travailleurs à ce sujet. 

Retenu sur le lieu de vacances

Si votre travailleur est retenu en vacances de manière inattendue – par exemple, un vol retardé ou annulé, ou des conditions météorologiques extrêmes –, il se peut qu’il ne revienne que plus tard que prévu. Dans ce genre de cas, il est préférable qu’employeur et travailleur examinent ensemble comment résoudre la situation en pratique. Vous trouverez un récapitulatif des solutions possibles ici.

Changement de programme : report ou annulation de vacances

Il peut arriver qu’un travailleur veuille annuler ou reporter ses vacances, par exemple en raison du mauvais temps sur le lieu de destination ou pour des raisons familiales. Votre consentement est alors requis – et en tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé d’accéder à cette requête. 

L’inverse est vrai aussi : en tant qu’employeur, vous ne pouvez pas décider unilatéralement de modifier des jours de vacances octroyés. Les changements ne sont possibles qu’en cas d’accord des deux parties. Veillez donc toujours à une communication claire et transparente sur les jours de vacances afin d’assurer une période estivale sans l’ombre d’un nuage pour toutes les parties.