Une infraction pour excès de vitesse ? Comment gérer l'amende?

Que faire quand une amende pour excès de vitesse arrive dans la boîte aux lettres de l’employeur? 

La semaine dernière, un marathon de contrôles de vitesse était organisé par la police. Si votre personnel dispose de voitures de société ou de véhicules de fonction, il est possible que vous receviez des courriers peu désirables dans votre boîte aux lettres ou votre e-Box dans les prochains jours. En effet, si cela se produit avec une voiture de l'employeur ou son véhicule de fonction, l'amende sera envoyée à votre adresse ou à celle de la société de leasing. 

Comment réagir face à cette amende ? Qui devra la payer ? Peut-on imputer l’amende sur le salaire ? Nous répondons à vos questions.

Que doit faire l’employeur ?

Quand l’employeur (personne morale) reçoit une amende routière suite à une infraction commise avec l’un des véhicules de la société, l’employeur est tenu d’identifier le conducteur du véhicule via fines.justonweb.be. S’il ne le fait pas, il s’expose à une amende d’au moins 500 euros.
Le travailleur reçoit ensuite un courrier l’invitant à payer l’amende par les autorités compétentes.

Infraction pendant les heures de travail

Dans de nombreuses entreprises, les travailleurs doivent effectuer des déplacements pendant leurs heures de travail avec une voiture ou un véhicule appartenant à l'employeur. Si le conducteur roule trop vite ou commet une autre infraction routière pendant l'un de ces déplacements, il en est bien sûr lui-même pénalement responsable. L'amende que vous recevrez en tant qu'employeur sera donc à sa charge, s'il est bien sûr prouvé qu'il était au volant à ce moment-là. 

Si l’employeur (personne morale) avec un véhicule à son nom a fait enregistrer le conducteur habituel de ce véhicule à la Banque-Carrefour Véhicules, l’infraction sera censée avoir été commise par le conducteur enregistré, sauf si ce dernier prouve le contraire ou sauf si le conducteur a été identifié au moment de la constatation de l’infraction.

Si l’employeur a reçu l’amende et l’a payé en tant que responsable civile, il n'est pas permis de déduire le montant de l'amende du salaire du travailleur qui était au volant. Cela est interdit par la loi sur la protection de la rémunération. Vous ne pouvez même pas conclure un accord général avec les travailleurs stipulant que vous le ferez pour les amendes futures. Ce qui est possible, c'est de conclure un accord après coup, une fois que le salaire est devenu exigible. Il s'agit donc d'une décision au cas par cas. Vous pouvez également toujours demander au conducteur de payer lui-même l'amende ou de vous la rembourser.

Infraction avec un véhicule de société 

Les mêmes principes s'appliquent aux déplacements avec un véhicule de société, qu'il s'agisse d'un déplacement professionnel ou privé. Si le véhicule de société est mis à disposition par une société de leasing, celle-ci pourrait recevoir l'amende. En fonction de ce que vous stipulez dans votre politique en matière de véhicules, la société de leasing enverra alors l'amende au travailleur ou à vous-même. Dans le premier cas, il paie lui-même, dans le second cas, vous appliquez la même procédure que ci-dessus.

Vous décidez de rembourser l’amende du travailleur ? 

Vous êtes libre de rembourser les amendes encourues par votre travailleur dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail. Sachez toutefois que cela peut vous coûter plus cher. 

Traitement ONSS

En effet, pour le remboursement de certaines infractions et à partir de certains montants, vous êtes redevable d'une cotisation de solidarité de 33 % à l'ONSS.

Traitement fiscal

Pour le fisc, le payement d’une amende sera considéré comme un avantage de toute nature ( ATN) soumis au précompte. Cependant, aucun impôt ne sera dû si l’infraction a été causée en raison d’une instruction obligatoire de l’employeur et ce, pendant les heures de travail.

Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter les sections 23 et 24 du Guide social sur Juricible.