Tout ce que vous devez savoir avant le 30 juin en tant qu'employeur

Quelles formalités devez-vous encore régler avant le 30 juin en tant qu’employeur ? Cette date est une échéance importante pour un grand nombre de droits, d'obligations et de dispositions au sein de votre entreprise. Dans ce blog, nous dressons la liste des points que, en tant qu'employeur, vous devez vérifier avant le 30 juin, afin d'être prêt pour le second semestre sur le plan administratif et juridique.

Suppression de l'obligation de premier emploi 

À la fin des années 1990, le gouvernement a introduit l’obligation de premier emploi. Elle oblige les employeurs à occuper un nombre (légalement) déterminé de jeunes. Tous les employeurs des secteurs public et privé qui enregistraient un effectif d’au moins cinquante travailleurs le 30 juin 2024 ont une obligation de premier emploi individuelle. Cela signifie qu’ils sont tenus d’occuper ou de conserver un certain nombre de jeunes en 2025. Le nombre de travailleurs est calculé sur la base de l'effectif au 30 juin 2024. 

• Pour les employeurs du secteur privé, l'obligation de premier emploi individuelle s’élève à 3 % des effectifs du deuxième trimestre de l’année précédente, exprimés en équivalents temps plein (ETP). Certains secteurs en sont dispensés ou peuvent demander une dispense totale ou partielle au SPF ETCS.
• Les employeurs du secteur public sont soumis à une obligation de premier emploi de 1,5 % de l'effectif du deuxième trimestre de l'année précédente, également exprimée en ETP. 
• Un accord distinct s'applique au gouvernement fédéral et aux administrations publiques. Ils doivent satisfaire à une obligation de premier emploi de 3 % des effectifs, exprimée en ETP, au cours du deuxième trimestre de l'année précédente. En bref, leur obligation de premier emploi est en pratique similaire à celle des employeurs du secteur privé.

Le gouvernement fédéral souhaite supprimer l'obligation de premier emploi (probablement à partir du 1^er janvier 2026). Il convient de noter que la législation n'a pas encore été modifiée. La suppression n'est donc pas encore une réalité. 

Travail étudiant et droit aux vacances pour les jeunes diplômés 

Pas de congés payés l'année de l'obtention du diplôme, sauf s'il s'agit de vacances européennes 

Dans le secteur privé, les congés ne sont accordés que sur la base du nombre de jours travaillés au cours de l'année précédente (l’exercice de vacances). Cela signifie qu'au cours de l'année de vacances (l'année calendrier qui suit l’exercice de vacances), un travailleur n'a droit qu'aux vacances accumulées au cours de l’exercice de vacances. Ainsi, un jeune qui a étudié toute l'année en 2024 et qui commence à travailler pour vous en 2025 n'aura pas accumulé de droits aux congés pour 2025. Si vous employez un jeune dans ce cas, il n'aura pas de vacances le reste de l'année. Bien sûr, vous pouvez toujours accorder des congés sans solde, mais les vacances européennes peuvent aussi être une solution pour ce jeune. 

Les vacances européennes, officiellement appelées vacances complémentaires, sont des vacances prises par une personne qui n'a pas accumulé de droits au cours de l’exercice de vacances et qui commence ou reprend le travail au cours de l'année suivante. Après une période de rodage d'au moins trois mois, cette personne peut prendre des vacances au cours de l'année pendant laquelle elle a commencé à travailler, dans la mesure où elle a travaillé au cours de cette même année. Le revers de la médaille est que le pécule de vacances unique perçu par ce travailleur pendant les vacances européennes sera déduit de son double pécule de vacances. 

Les vacances jeunes constituent une autre option pour les jeunes dans l'année qui suit l'obtention de leur diplôme. Dans l'année qui suit l'obtention de son diplôme, un jeune n'a pas pleinement droit aux congés payés. S'il remplit les conditions, il peut prendre des vacances jeunes tout en bénéficiant de quatre semaines de vacances. Ces jours ne sont pas payés par l'employeur, mais remboursés par une allocation de l'ONEM.

Employer des étudiants jobistes dans votre entreprise

Vous souhaitez employer des étudiants jobistes dans votre entreprise ? C’est tout à fait possible. Cependant, vous devez conclure un contrat d’étudiant reprenant toutes les informations requises par la loi. En outre, vous êtes également tenu, comme pour vos employés permanents, de le tenir bien informé de ses conditions de travail essentielles.

Un étudiant travaille-t-il pour vous de manière continue pendant au moins 12 mois ? Dans ce cas, vous ne pouvez plus l’occuper dans le cadre d'un contrat d'étudiant. Dès lors, il est considéré comme un travailleur ordinaire, avec les droits et obligations qui s'y rattachent.

L’occupation d'étudiants pendant les périodes où ils ne sont pas tenus de fréquenter l'école est plus avantageux sur le plan financier. En effet, vous ne paierez pas de cotisations ONSS ordinaires, mais une cotisation de solidarité moins élevée, à condition que :

• vous déposiez une déclaration Dimona correcte dans les délais ;
• l'étudiant n'ait pas encore épuisé son quota de 650 heures de travail étudiant par année calendrier.

Ces contributions de solidarité s'élèvent à :

• 5,42 % pour l'employeur (avec un supplément de 0,01 % aux premier et au deuxième trimestres pour le Fonds amiante),
• 2,71 % pour l'étudiant lui-même.

Si un étudiant travaille plus de 650 heures par an, il n'est plus un étudiant jobiste mais un étudiant travailleur à partir de la 651^e heure. À partir de ce moment, les cotisations de sécurité sociale ordinaires sont dues.

Les étudiants qui travaillent dans l’horeca peuvent bénéficier du régime d’heures supplémentaires horeca. Même les cotisations de solidarité ne s'appliquent pas à ces heures supplémentaires, ce qui constitue un avantage supplémentaire.

Les étudiants qui obtiennent leur diplôme en juin peuvent travailler en tant qu'étudiants jobistes jusqu'au 30 septembre de la même année, moyennant l'application des cotisations de solidarité. Remarque : si vous engagez le même étudiant en tant que travailleur fixe immédiatement après, son emploi d'étudiant doit être nettement différent de son futur poste. En fait, le job étudiant ne doit pas être une période d'essai cachée.

Vous trouverez davantage d’informations sur le travail étudiant sur cette page. 

Crédit-temps

Tout travailleur a le droit de prendre un crédit-temps. Mais que se passe-t-il si plusieurs collègues veulent exercer ce droit en même temps ? Pour éviter de perturber le fonctionnement de votre entreprise, la CCT 103 prévoit un mécanisme de préférence et de planification.

Ce mécanisme est déclenché lorsque plus de 5 % des effectifs demandent une forme de crédit-temps en même temps. Cette limite, appelée seuil, peut être ajustée, à la hausse ou à la baisse, par le biais d’une CCT sectorielle, d’une CCT d’entreprise ou d’un règlement de travail.

Ce seuil est redéfini chaque année sur la base de la situation au 30 juin de l’année précédente. Ainsi, pour 2026, vous prenez en compte le nombre de travailleurs au 30 juin 2025.
Quelques points d’intérêt dans le calcul :

• Tous les travailleurs titulaires d’un contrat de travail sont pris en compte, quel que soit leur régime de travail (pas de conversion en équivalents temps plein).
• À ce total s’ajoute une unité supplémentaire par tranche complète de 10 travailleurs de plus de 50 ans.
• Il est à noter que les travailleurs âgés de 55 ans ou plus qui bénéficient déjà d’une réduction de carrière de 1/5^e ou qui en ont fait la demande ne seront pas pris en compte pour l’obtention de ces unités supplémentaires.

Le délai dans lequel un travailleur doit notifier son crédit-temps varie en fonction de la taille de l’entreprise :

• Jusqu’à 20 travailleurs au 30 juin : Notifier 6 mois à l’avance.
• À partir de 21 travailleurs : Notifier 3 mois à l’avance.

Avez-vous 10 employés ou moins au 30 juin de l’année précédente ? Votre autorisation en tant qu’employeur est alors requise pour chaque demande individuelle. Sans votre accord, le travailleur ne peut pas prendre de crédit-temps.

N’oubliez pas d’en informer vos travailleurs !

Vos travailleurs ont droit à ce que vous les informiez individuellement et par écrit de leurs conditions de travail essentielles. Les travailleurs occupés dans le cadre de contrats temporaires ou oraux, tels que les contrats d’étudiants, les travailleurs flexi-job, les contrats à durée déterminée, ont également droit à ces informations. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les modèles de documents les plus récents. Vous les retrouverez dans Juricible.