Alles wat je moet weten als werkgever vóór 30 juni

Wat moet je als werkgever zeker nog in orde brengen vóór 30 juni? Die datum is een belangrijke deadline voor heel wat rechten, verplichtingen en regelingen binnen je bedrijf. In deze blog zetten we op een rijtje welke zaken je als werkgever best nog even tegen het licht houdt voor 30 juni, zodat je administratief én juridisch goed voorbereid de tweede jaarhelft ingaat.

Startbaanverplichting wordt afgeschaft 

Eind jaren negentig voerde de overheid de startbaanverplichting in. Deze verplicht werkgevers om een (wettelijk) bepaald aantal jongeren in dienst te hebben. Alle werkgevers in zowel de publieke als private sector die op 30 juni 2024 een personeelsbestand van minimaal vijftig werknemers hebben, zijn onderworpen aan een individuele startbaanverplichting. Dit betekent dat zij verplicht zijn om een bepaald aantal jongeren in dienst te nemen of te behouden in 2025. Het aantal werknemers wordt geteld op basis van het personeel op 30 juni 2024. 

• Voor werkgevers in de private sector bedraagt de individuele startbaanverplichting 3% van het personeelsbestand in het tweede kwartaal van het voorgaande jaar, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (VTE). Sommige sectoren zijn vrijgesteld of kunnen een volledige of gedeeltelijke vrijstelling aanvragen bij de FOD WASO.
• Werkgevers in de publieke sector zijn gehouden aan een startbaanverplichting van 1,5% van het personeelsbestand in het tweede kwartaal van het voorgaande jaar, eveneens uitgedrukt in VTE. 
• Voor de federale overheid en de overheidsinstanties geldt een aparte regeling. Zij moeten voldoen aan een startbaanverplichting van 3% van het personeelsbestand, uitgedrukt in VTE, tijdens het tweede kwartaal van het voorafgaande jaar. Kortom – hun startbaanverplichting is in de praktijk gelijk aan die van werkgevers in de private sector.

De federale regering wil de startbaanverplichting afschaffen (vermoedelijk vanaf 1 januari 2026). Merk op dat de wetgeving nog aangepast moet worden. De afschaffing is dus nog geen feit.

Studentenarbeid en vakantierechten pas afgestudeerden 

Geen betaalde vakantie in het jaar waarin iemand afstudeert, tenzij Europese vakantie 

In de privésector wordt vakantie enkel toegekend op basis van het aantal gewerkte dagen in het voorgaande jaar (het vakantiedienstjaar). Dit betekent dat een werknemer in het vakantiejaar (het kalenderjaar na het vakantiedienstjaar) alleen recht heeft op de vakantiedagen die hij in het vakantiedienstjaar heeft opgebouwd. Een jongere die in 2024 nog het hele jaar studeerde en in 2025 bij jou aan de slag gaat, heeft dus geen vakantierechten opgebouwd voor 2025. Als je zo’n jongere in dienst neemt, zal hij de rest van het jaar geen vakantie hebben. Uiteraard kan je altijd onbetaald verlof toestaan, maar ook Europese vakantie kan voor deze jongere een uitkomst zijn. 

Europese vakantie – de officiële naam hiervan is aanvullende vakantie – is vakantie die een persoon neemt die in het vakantiedienstjaar geen rechten heeft opgebouwd en in het jaar dat volgt het werk aanvat of hervat. Na aan aanloopperiode van minimaal 3 maanden kan hij in het jaar dat hij begonnen is met werken, vakantie nemen in de mate dat hij in datzelfde jaar gewerkt heeft. Keerzijde van de medaille is dat het enkel vakantiegeld dat deze werknemer ontvangt tijdens de Europese vakantie, van zijn dubbel vakantiegeld wordt afgetrokken. 

Een andere mogelijkheid voor een jongeren in het jaar na zijn afstuderen, is jeugdvakantie. In het jaar na zijn afstuderen heeft een jongere geen volledig recht op betaalde vakantie. Voldoet hij aan de voorwaarden, dan kan hij jeugdvakantie opnemen en toch vier weken vakantie nemen. Deze dagen worden niet door de werkgever betaald, maar vergoed via een RVA-uitkering.

Jobstudenten inschakelen in je onderneming

Wil je studenten inzetten in je bedrijf? Dat kan perfect. Je moet daarvoor wel een schriftelijke studentenovereenkomst afsluiten met de student, met alle wettelijk verplichte vermeldingen. Daarnaast ben je ook verplicht om hem – net als je vaste werknemers – goed te informeren over zijn essentiële arbeidsvoorwaarden.

Werkt een student minstens 12 maanden ononderbroken voor jou? Dan mag je hem niet langer via een studentenovereenkomst tewerkstellen. Vanaf dat moment wordt hij beschouwd als een gewone werknemer, met bijhorende rechten en verplichtingen.

Tewerkstelling van studenten tijdens periodes waarin ze niet verplicht op school aanwezig moeten zijn, is financieel voordeliger. Je betaalt dan namelijk geen gewone RSZ-bijdragen, maar wel een lagere solidariteitsbijdrage – op voorwaarde dat:

• je tijdig een correcte Dimona-aangifte doet,
• én de student zijn contingent van 650 uur studentenarbeid per kalenderjaar nog niet heeft opgebruikt.

Deze solidariteitsbijdragen bedragen:

• 5,42% voor de werkgever (met een extra 0,01% in het 1ste en 2de kwartaal voor het Asbestfonds),
• 2,71% voor de student zelf.

Wanneer een student meer dan 650 uur per jaar werkt, is hij vanaf het 651ste uur geen jobstudent meer, maar een werkstudent. Vanaf dan zijn de gewone socialezekerheidsbijdragen verschuldigd.

Studenten die in de horeca werken, kunnen gebruik maken van het stelsel ‘overuren horeca’. Op die overuren zijn zelfs de solidariteitsbijdragen niet van toepassing – een extra voordeel.

Studenten die afstuderen in juni, mogen tot 30 september van datzelfde jaar nog als jobstudent werken met toepassing van de solidariteitsbijdragen. Let wel – als je diezelfde student meteen daarna als vaste werknemer in dienst neemt, moet zijn studentenjob wel duidelijk verschillen van de toekomstige functie. De studentenjob mag namelijk geen verborgen proefperiode zijn.

Meer informatie over studentenarbeid vind je hier.

Tijdskrediet

Elke werknemer heeft het recht om tijdskrediet op te nemen. Maar wat als meerdere collega’s tegelijk dat recht willen uitoefenen? Om de werking van je bedrijf niet te verstoren, voorziet cao 103 in een voorkeur- en planningsmechanisme.

Dit mechanisme treedt in werking zodra meer dan 5% van het personeelsbestand tegelijk een vorm van tijdskrediet aanvraagt. Die grens – de zogenaamde drempel – kan worden aangepast, zowel verhoogd als verlaagd, via een sectorale cao, een ondernemings-cao of via het arbeidsreglement.

De drempel wordt elk jaar opnieuw vastgesteld op basis van de situatie op 30 juni van het voorgaande jaar. Voor 2026 kijk je dus naar het aantal werknemers op 30 juni 2025.
Enkele aandachtspunten bij de berekening:

• Alle werknemers met een arbeidsovereenkomst tellen mee – ongeacht hun arbeidsregime (dus geen omrekening naar voltijdse equivalenten).
• Bovenop dat totaal komt één extra eenheid per volledige schijf van 10 werknemers boven de 50 jaar.
• Let op: werknemers van 55 jaar of ouder die al een 1/5de loopbaanvermindering nemen of hebben aangevraagd, worden niet meegeteld voor die bijkomende eenheden.

De termijn waarop een werknemer zijn tijdskrediet moet aankondigen, verschilt volgens de grootte van de onderneming:

• Tot en met 20 werknemers op 30 juni: 6 maanden op voorhand melden.
• Vanaf 21 werknemers: 3 maanden op voorhand volstaat.

Heb je op 30 juni van het voorafgaande jaar 10 werknemers of minder? Dan is jouw toestemming als werkgever vereist voor elke individuele aanvraag. Zonder jouw akkoord kan de werknemer geen tijdskrediet opnemen.

Vergeet je werknemers niet te informeren!

Je werknemers hebben het recht om door jou individueel en schriftelijk geïnformeerd te worden over hun essentiële arbeidsvoorwaarden. Ook werknemers die tewerkgesteld zijn via tijdelijke of mondelinge contracten – denk aan studentenovereenkomsten, flexi-jobbers, contracten van bepaalde duur… – hebben recht op deze informatie. Je kan hiervoor de meest actuele modeldocumenten gebruiken. Die vind je terug in Trefzeker.