De wet die de Europese klokkenluidersrichtlijn omzet in Belgische wetgeving voor privébedrijven, trad op 15 februari 2023 in werking. Die bepaalt dat organisaties met minstens 50 werknemers een intern meldingssysteem moeten opzetten.
Organisaties vanaf 250 werknemers moesten dit doen tegen 15 februari 2023. Juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers krijgen tot 17 december 2023 om een intern meldingskanaal op te zetten. De deadline nadert dus.
Waar moet je je als werkgever precies op voorbereiden? We geven je de krachtlijnen van de nieuwe wetgeving.
Wanneer iemand mistoestanden in zijn (voormalige) organisatie aan het licht brengt, dan spreken we van een klokkenluider. De nieuwe wetgeving voert de verplichting tot het opzetten van meldingskanalen in zodat inbreuken op bepaalde wetgeving binnen private organisaties in een vroeg stadium kunnen worden opgespoord en behandeld, en dat tegelijkertijd een doeltreffende bescherming biedt aan de klokkenluiders.
De klokkenluider kan een (ex-)werknemer, sollicitant, vrijwilliger, stagiair of zelfstandige werkzaam in de onderneming, aandeelhouders, bestuurders zijn, maar ook iemand die werkt onder toezicht en leiding van (onder-)aannemers en leveranciers, enz.
Een melder geniet enkel bescherming indien hij of zij een inbreuk op een van volgende wetgevingen meldt:
De wet legt onder andere een verplichting op voor organisaties en de overheid om meldingskanalen te installeren die voldoen aan bepaalde vereisten om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding te garanderen.
Organisaties met minstens 50 werknemers moeten een intern meldingssysteem opzetten, na overleg met de sociale partners, en een register bijhouden van elke ontvangen melding. Het meldingskanaal zal moeten voldoen aan verschillende vereisten (onder meer inzake beveiliging, geheimhouding, informatie, zorgvuldigheid en onpartijdigheid) en procedurele voorschriften.
Zo zullen klokkenluiders hun bezorgdheid schriftelijk (online, per post, enz.) of mondeling (bv. telefonisch of persoonlijk) kenbaar moeten kunnen maken, via een intern of een extern uitbesteed systeem. Ondernemingen zullen moeten een onpartijdige persoon of afdeling moeten aanwijzen die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen binnen bepaalde termijnen.
Bovendien moet het interne meldingskanaal door het ontwerp, de opzet en het beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen er geen toegang tot hebben.
Als werkgever zal je ook moeten instaan voor duidelijke en toegankelijke informatie over de beschikbare meldingskanalen aan de eigen werknemers (bijvoorbeeld via het arbeidsreglement), maar ook aan derden zoals externe dienstverleners.
Voor organisaties vanaf 250 werknemers moet dit interne meldingskanaal opgezet worden tegen 15 februari 2023. Juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers krijgen meer tijd, met name tot 17 december 2023, om een intern meldingskanaal op te zetten.
Daarnaast heeft de wetgever recent ook autoriteiten aangeduid die onafhankelijke en autonome externe meldingskanalen moeten opzetten voor het ontvangen en in behandeling nemen van informatie over inbreuken. De instanties die optreden als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van externe meldingen over specifieke inbreuken in het kader van de 'klokkenluiderswet' voor de private sector, zijn voornamelijk diverse Federale overheidsdiensten en andere overheidsinstanties, waaronder de RIZIV, RVA, RSZ en SIOD. Ze zullen instaan voor het onderzoek en de controle van meldingen en kunnen eventuele sancties opleggen. De Federale Ombudsman zal belast zijn met de coördinatie van externe meldingen in de private sector en zal op optreden als “default” autoriteit.
Als ultimum remedium zal de melder ook de mogelijkheid hebben om, onder bepaalde voorwaarden, de informatie openbaar te maken.
Wanneer een klokkenluider een inbreuk op regelgeving in gebieden zoals overheidsopdrachten, financiële diensten, milieubescherming, volksgezondheid, etc. meldt, geniet hij onder concrete voorwaarden ook bescherming tegen represailles in de breedste zin van het woord. Denk aan ontslagbescherming, maar ook schorsing, degradatie, weigering van promotie, pesterijen of uitsluiting, discriminatie of nadelige behandeling, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor levering goederen of diensten, etc.
De beschermingsmaatregelen gelden ook voor al degenen die verbonden zijn met de melders (bv. collega’s of familieleden of personen die de melder bijstaan) en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkcontext.
De wet trad in werking op 15 februari 2023 (twee maanden na bekendmaking in het Belgisch Staatsblad). Organisaties vanaf 250 werknemers moesten tegen die datum al een intern meldingskanaal opzetten. Juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers krijgen tot 17 december 2023.
Jouw organisatie kan zich wel al voorbereiden op de omzetting van de richtlijn. Denk bijvoorbeeld nu al na of je het meldingsproces inhouse wil houden of wil outsourcen. Welke policy wil je binnen de onderneming aannemen en hoe ga je informatie over meldingskanalen kenbaar maken? Vergeet niet om hierover te overleggen met de sociale partners.
Via een partner kan Acerta je een laagdrempelige, gebruiksvriendelijke tool aanbieden die tegelijkertijd de noodzakelijk privacy garandeert. Acerta biedt je ook modeldocumenten, workshops en individuele ondersteuning aan voor het implementeren van de richtlijn.
Septemberverklaring van de Vlaamse Regering: maatregelen voor werkgevers
Naar aanleiding van de Septemberverklaring van de Vlaamse Regering komen er nieuwe of aangepaste maatregelen voor werkgevers. Wat is er precies veranderd en heeft het impact binnen je organisatie? We geven een kort overzicht.
Lees meerTe laat op het werk door verkeershinder
Te laat op het werk omwille van verkeershinder? Het kan iedereen overkomen. Maar wat met het loon voor die afwezige uren? Krijg je medewerkers die wel of niet betaald? Hoe werkt dat precies?
Lees meerDe start van het nieuwe schooljaar. Het is weer tijd voor de werkende ouders om een nieuw evenwicht te vinden tussen de werk- en de schooluren. Wat zijn de juridische mogelijkheden?
Lees meer
