Wat is het Vlaams Opleidingsverlof?

Sinds 1 september 2019 hebben voltijdse medewerkers, tewerkgesteld in de Vlaamse privésector, jaarlijks recht op maximaal 125 uur Vlaams Opleidingsverlof – mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. Tijdens deze 125 uur mag je medewerker afwezig zijn om een opleiding te volgen. Hij behoudt zijn loon (gedeeltelijk). Als werkgever kan je een forfaitair bedrag ontvangen ter compensatie voor de gemiste werkuren. Kortom, een uitgelezen kans om de kennis binnen je onderneming te versterken en je medewerkers gemotiveerd te houden – zonder dat jij de volledige kosten moet dragen.

Hoeveel uur mag mijn medewerker opnemen?

Om te berekenen hoeveel uren je medewerker per schooljaar maximaal mag opnemen, kijk je naar het tewerkstellingspercentage van september. Werkt je medewerker in september 50% of meer? Vermenigvuldig dat tewerkstellingspercentage dan met 125. Dit totaal is het persoonlijke maximum voor je medewerker.

Werkt hij in september minder dan 50%? Dan kijk je naar het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de opleiding start. Werkt je medewerker in die maand minstens 50%? Dan vermenigvuldig je dat tewerkstellingspercentage met 125. Werkt hij in die maand minder dan 50%? Dan heeft je medewerker dit schooljaar geen recht op Vlaams Opleidingsverlof. Ook als de startdatum van de opleiding in september valt heeft je medewerker in dit geval geen recht op Vlaams Opleidingsverlof.

Welke opleidingen komen in aanmerking?

Je medewerker kan beroep doen op het Vlaams Opleidingsverlof als de opleiding die hij volgt een geregistreerde of een loopbaangerichte opleiding is. 

Geregistreerde opleidingen

Je herkent geregistreerde opleidingen aan het registratienummer dat ze krijgen in de Opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives. Vind je het nummer terug? Dan heeft je medewerker recht op Vlaams Opleidingsverlof. Hij moet wel rekening houden met de volgende voorwaarden en uitzonderingen:

• Je medewerker schrijft zich in voor minimaal 32 contacturen of minstens 3 studiepunten. Hij mag verschillende modules van dezelfde opleidingsverstrekker combineren om aan dat minimum te voldoen. Let op: sommige opleidingen staan in de databank met minder dan 32 uur. Deze opleidingen geven soms toch recht op Vlaams Opleidingsverlof. In het schooljaar 2020-2021 worden er omwille van de coronacrisis ook vormen van blended leren (contacturen afgewisseld met e-leren) aanvaard.
• Voor bepaalde opleidingen gelden beperkende voorwaarden over het huidige opleidingsniveau van je medewerker. Hou daar dus altijd rekening mee.
• Volgt je medewerker een opleiding via een examencontract (hoger onderwijs)? Dan heeft hij geen recht op Vlaams Opleidingsverlof. Een creditcontract of diplomacontract geeft hier wel recht op.

Ook voor examens bij de Vlaamse examencommissie secundair onderwijs en examens die de Vlaamse Gemeenschap organiseert om verworven competenties te erkennen krijgt je medewerker Vlaams Opleidingsverlof.

Loopbaangerichte opleidingen

Krijgt je medewerker loopbaanbegeleiding? Raadt zijn begeleider hem aan om een bepaalde opleiding te volgen in het kader van zijn persoonlijke ontwikkelingsplan? Dan telt dat als loopbaangerichte opleiding en heeft hij recht op Vlaams Opleidingsverlof. Ook hiervoor gelden een paar spelregels:

• Het loopbaancentrum verklaart dat de opleiding noodzakelijk is voor de uitvoering van het persoonlijke ontwikkelingsplan. Je medewerker moet deze verklaring en het inschrijvingsattest van de opleiding aan jou en aan de dienst Vlaams Opleidingsverlof bezorgen.
• De opleiding duurt minstens 32 uur.
• De opleidingsverstrekker moet geregistreerd zijn als een gekwalificeerd dienstverlener.
• Het loopbaanattest mag maximaal 6 jaar oud zijn.

Mag je de aanvraag van je medewerker weigeren?

In de meeste gevallen mag je de aanvraag van je medewerker niet weigeren – mits hij voldoet aan alle voorwaarden. Er is wel een uitzondering op die regel. Je mag weigeren als alle hieronder opgesomde punten van tel zijn:

• je organisatie hanteert een collectieve planning
• je medewerker volgt een opleiding die per schooljaar wordt georganiseerd
• je ontvangt het inschrijvingsattest van je medewerker pas na 31 oktober

Heeft je medewerker recht op Vlaams Opleidingsverlof? Dan bepalen jullie samen wanneer dit verlof wordt opgenomen. Komen jullie er samen niet uit? Dan kan de vakbondsafvaardiging of personeelsdienst bemiddelen.

Welke plichten heeft mijn medewerker?

Je medewerker is uiteraard verplicht om zijn lessen nauwgezet te volgen. Hij moet minstens 90% van de tijd aanwezig zijn – tenzij hij gewettigd afwezig is. Het concrete aantal uren dat je medewerker kan opnemen hangt af van het type opleiding. Voor opleidingen gebaseerd op lesuren is een regelmatige aanwezigheid vereist. Voor elk lesuur dat je medewerker in dit geval volgt, krijgt hij 1 uur Vlaams Opleidingsverlof, tot het maximumrecht per schooljaar is bereikt. Voor opleidingen gebaseerd op studiepunten in het hoger onderwijs heeft je medewerker recht op 4 uur verlof per studiepunt. In dit geval wordt niet gekeken naar aanwezigheid in de lessen. Je medewerker moet wel verplicht deelnemen aan de eindbeoordeling.

Voldoet je medewerker niet aan zijn verplichtingen en neemt hij meer uren Vlaams Opleidingsverlof op dan waar hij recht op heeft? Dan volgt er een sanctie: er wordt 25% afgetrokken van zijn eerstvolgende recht op VOV. Als werkgever krijg je ook geen terugbetaling voor deze uren. Je kan het onterecht uitgekeerde loon wel terugvorderen.

Hoe vraag je een terugbetaling aan?

Als werkgever krijg je een forfaitaire tegemoetkoming van 21,30 euro per gemist werkuur. De aanvraag voor deze terugbetaling doe je digitaal via het WSE-loket. Voor opleidingen met 1 juni 2020 als startdatum (of vroeger) heb je tot en met 30 september 2020 de tijd om je aanvraag in te dienen. Start de opleiding na 1 juni 2020? Dan geldt de standaard aanvraagtermijn van ten laatste 3 maanden na de start van de opleiding.

Kan je nog gebruikmaken van het vroegere systeem van betaald educatief verlof?

Vlaams Opleidingsverlof is de opvolger van het Betaald Educatief Verlof (BEV) en geldt sinds 1 september 2019. Maar hoe zit het dan met meerjarige opleidingen die al voor die datum startten?

Startte je medewerker voor 1 september 2019 met  een meerjarige opleiding en nam hij BEV op? Dan kan hij hier ook na 1 september 2019 beroep op doen. Hij valt dus niet meteen onder de nieuwe regelgeving van het Vlaams Opleidingsverlof. Je medewerker zet in dit geval zijn opleiding voort via het BEV-systeem. Dat kan tot en met 31 december 2021.

Krijg je graag meer informatie over het Vlaams Opleidingsverlof?