Sociale verkiezingen: elektronisch stemmen vanop de werkplek

Wat is elektronisch stemmen?

Elektronisch stemmen is een alternatief voor het stemmen via een papieren stembiljet in een stemlokaal of (in enkele specifieke gevallen) per brief.

Elektronisch stemmen houdt in dat je medewerkers hun stem uitbrengen via een computer (elektronische stembus):

• ofwel in een stemlokaal,
• ofwel (sinds de sociale verkiezingen van 2020) vanop hun gebruikelijke werkpost.

Het systeem voor elektronisch stemmen moet de nodige waarborgen bieden op het vlak van een correct verloop van de stemming, betrouwbaarheid, veiligheid en het geheim van de stemming.

Wanneer mag je de stemming elektronisch laten verlopen?

De beslissing om over te gaan tot elektronisch stemmen wordt genomen door de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk, of, als deze organen er nog niet zijn, door jou als werkgever in akkoord met de vakbondsafvaardiging.

Opgelet: Sinds de sociale verkiezingen van 2020 staat niet meer als voorwaarde in de wet dat de ondernemingsraad of het comité deze beslissing met unanimiteit moet nemen. Houd er wel rekening mee dat de ondernemingsraad en het comité deze beslissing moeten nemen met naleving van hun huishoudelijk reglement. Als het huishoudelijk reglement niet regelt met welke meerderheid beslissingen worden genomen, geldt de algemene regel van unanimiteit, namelijk dat een unanieme beslissing nodig is van alle aanwezige leden binnen het orgaan.

De beslissing om over te gaan tot elektronisch stemmen moet worden vermeld in het bericht van dag X (die dag X zal vallen in februari 2024). Je moet je ondernemingsraad of comité op voorhand inlichten over alle wettelijke voorwaarden waaraan het systeem voor elektronisch stemmen moet voldoen. Begin hier dus op tijd aan.

Als het de bedoeling is dat je medewerkers hun elektronisch stem uitbrengen vanop hun gebruikelijke werkpost (dus niet vanop een computer in een stemlokaal) moet dit expliciet zo staan in de beslissing over elektronisch stemmen. Denk er in dat geval ook aan dat de beslissing tot elektronisch stemmen ook de volgende punten moet regelen:

• de bijzondere voorwaarden eigen aan je organisatie om het geheim van de stemming te verzekeren en elke beïnvloeding van het stemgedrag tijdens de stemming te voorkomen;
• de definitie van de gebruikelijke werkpost;
• de modaliteiten met het oog op de goede werking van het stembureau, met bijzondere aandacht voor de manier waarop de kiezers worden geïdentificeerd.

Denk eraan om in de oproepingsbrief aan de kiezers contactgegevens te vermelden (mailadres, telefoonnummer, …) waarop de kiezers beroep kunnen doen als zij bij het stemmen vanop hun werkpost technische of praktische problemen ondervinden.

Houd er ook rekening mee dat het bij elektronisch stemmen (al dan niet vanop de gebruikelijke werkpost) verplicht is om de leden van de stembureaus, de plaatsvervangende voorzitters en secretarissen, de getuigen en de kiezers vooraf een passende opleiding te geven.

Wat is het verschil tussen stemmen op papier en elektronisch stemmen?

Het grote verschil tussen de traditionele stembusgang en elektronisch stemmen? Bedrijven hoeven geen fysieke stembussen meer te installeren in stemlokalen. Bovendien moeten die stembussen niet meer vervoerd en geplaatst worden, wat ook de bewaking en verzegeling van de uitgebrachte stemmen vereenvoudigt. De bewaking van de elektronische stembureaus gebeurt vanop één centrale locatie waar alles gemonitord wordt, en dus niet meer bij de afzonderlijke stembussen.

Wat onveranderd blijft, zijn de regels rond het stembureau en de samenstelling ervan, al gaat de invulling van hun taak er anders uitzien. De getuigen van het hoofdbureau kunnen de codering van de kandidatenlijsten bijwonen.

Wat is het voordeel van elektronisch stemmen?

Het installeren en bemannen van de stembussen, het tellen en hertellen van de stemmen, … Er kruipt behoorlijk wat tijd in het opzetten en verwerken van de traditionele ‘papieren’ stembusgang. Het systeem van elektronisch stemmen levert je - naast een eenvoudigere organisatie en vlottere administratieve afhandeling - een snellere, veiligere en efficiëntere telling op. Met 100% geldige stemmen als resultaat. Geen discussies meer over betrouwbaarheid of geldigheid, want de computer geeft een foutmelding wanneer de gebruiker iets verkeerd invult.

Zeker als jouw organisatie medewerkers op verschillende locaties tewerkstelt, zorgt elektronisch stemmen vanop hun werkpost ervoor dat het stemmen hen minder tijd kost. Door de toegankelijke en flexibele procedure, zullen je stemgerechtigde medewerkers sneller geneigd zijn hun stem uit te brengen. Je wint dus tijd, kosten en stemmers.