Veelgestelde vragen

Kun je economische werkloosheid aanvragen? Is thuiswerk een goede optie? Mag je medewerker zijn bedrijfswagen inruilen voor cash? Als werkgever kamp je regelmatig met vragen waarop je niet altijd meteen een antwoord hebt. Geen nood, we staan voor je klaar –  persoonlijk én online. Hieronder vind je kwesties waarmee je als werkgever vaak te maken mee krijgt. Nog een specifieke vraag over jouw situatie? Neem dan contact op met je vertrouwde dossierbeheerder!

Sta je ondanks de heropleving van de economie toch voor een periode met minder klanten of minder werk? Of werd een groot project geannuleerd of uitgesteld? Dan is economische werkloosheid wellicht een oplossing om deze fase te overbruggen – op voorwaarde dat je aan een aantal verplichtingen voldoet. Stefaan Vos, Proces Manager BPO bij Acerta, deelt met jou zijn stappenplan voor de invoering van economische werkloosheid voor arbeiders.

Als je economische werkloosheid inroept, ben je verplicht om je arbeiders daarvan op de hoogte te brengen. Je moet dus meedelen dat je een periode van tijdelijke werkloosheid hebt aangevraagd, en dat zij eventueel moeten stempelen. Dit communiceer je minstens zeven kalenderdagen vóór de startdatum van de periode – de dag van kennisgeving en de startdatum niet inbegrepen.

De dag dat je je arbeiders inlicht, bezorg je een voorafgaande mededeling aan de RVA. Je verstuurt die via de website van de sociale zekerheid naar het werkloosheidsbureau van de plaats waar je organisatie is gevestigd.

Elke arbeider die tijdelijk werkloos wordt gesteld, moet een C32a-document ontvangen. En dat ten laatste op de eerste effectieve werkloosheidsdag van de maand. Tijdens de periode van economische werkloosheid kleurt je medewerker op het rooster van dat document een vakje in telkens als hij werkt. Stempelt hij? Dan laat hij het blanco.

Je maakt een validatieboek aan waarin je de identiteitsgegevens bijhoudt, de betrokken maand en het nummer van het C32a-formulier invult. Dankzij het validatieboek weet de uitbetalingsinstelling wanneer de werknemer heeft gestempeld, en welk document hij moet aanbieden om zijn uitkering te ontvangen.

Ook de loonverwerking gebeurt anders tijdens economische werkloosheid. Zo gebruik je bij het doorsturen van de lonen een specifieke code voor de dagen waarop de medewerker stempelde.

Bij specifieke familiale of persoonlijke gebeurtenissen kan een werknemer aanspraak maken op verlofdagen. Die korte periodes van afwezigheid heten klein verlet of kort verzuim. Je medewerker krijgt zijn normale loon uitbetaald. Doet de gebeurtenis zich voor buiten de eigenlijke werktijd, bijvoorbeeld op een zondag, tijdens een ziekte of vakantie, dan kan je werknemer het klein verlet niet inroepen.

Je medewerker dient je vooraf of minstens zo snel mogelijk te verwittigen van de gebeurtenis. En hij mag de toegelaten afwezigheidsdagen alleen opnemen voor de reden waarvoor ze zijn toegestaan.

Een greep uit de omstandigheden:

  • Huwelijk van de medewerker: twee dagen klein verlet, door de werknemer te kiezen in de week waarin het huwelijk plaatsvindt of de week erop.
  • Huwelijk van een naast gezins- of familielid (kind, broer of zus, schoonvader of -moeder, …): de dag van het huwelijk.
  • Overlijden van een naast gezinslid (partner, kind, vader of moeder enzovoort): drie dagen, door de werknemer te kiezen tussen de dag van het overlijden en de dag van de begrafenis.
  • Plechtige communie of feest van de vrijzinnige jeugd van een kind van de werknemer of zijn partner: de dag van de gebeurtenis. Valt die op een zondag, feestdag of gewone inactiviteitsdag? Dan telt de gewone activiteitsdag onmiddellijk ervoor of erna.
  • Deelname aan een jury voor het assisenhof, oproeping als getuige voor de rechtbank of persoonlijke verschijning op aanmaning van de arbeidsrechtbank: de nodige tijd, met een maximum van vijf dagen.
  • Uitoefening van het ambt van bijzitter in een stembureau bij de parlements-, provincieraads- en gemeenteraadsverkiezingen: de nodige tijd.

Naast bovenstaande wettelijk voorziene gebeurtenissen, gelden er soms gunstigere regelingen op sectoraal of ondernemingsvlak. Raadpleeg dus zeker je Sectorale Gids en je arbeidsreglement.

Een medewerker kan ook aanspraak maken op verlofdagen voor dwingende redenen: elke onvoorziene en los van het werk staande gebeurtenis die zijn dringende en noodzakelijke tussenkomst vereist. En dat voor zover de aanwezigheid op het werk de tussenkomst van de medewerker onmogelijk maakt.

In tegenstelling tot bij klein verlet, hoef je die dagen niet te betalen. Voor sommige afwezigheden ben je verplicht om het verlof toe te kennen. Voor andere heb je een appreciatiebevoegdheid: je bepaalt dan zelf of je de afwezigheid al dan niet toestaat. Let wel, soms gelden er afwijkende regels binnen je sector of onderneming – zorgvuldig checken dus!

Je werknemer moet je vooraf of minstens zo snel mogelijk inlichten over de gebeurtenis. En hij mag de toegelaten afwezigheidsdagen alleen opnemen voor de reden waarvoor ze zijn toegestaan. Bovendien mag je hem een bewijs van de dwingende reden vragen.

Verlof om dwingende redenen geldt bijvoorbeeld bij ziekte, ongeval of hospitalisatie van:

  • Een persoon die onder hetzelfde dak woont als de medewerker, zoals de ouder, het kind (ook adoptie- of pleegkind), het kleinkind, de tante of oom van de werknemer of van zijn partner.
  • Een aan- of bloedverwant in de eerste graad die niet met de werknemer samenwoont, zoals de ouders, de schoonouders, de kinderen of de schoonkinderen van de werknemer.

Je kunt als werkgever in onderling akkoord met je medewerker nog andere gebeurtenissen als dwingend beschouwen. Ook de sector kan die lijst uitbreiden.

De duur van de dwingende reden

De termijn is beperkt tot de tijd die nodig is om het probleem waarvoor het verlof werd toegekend op te lossen, beperkt tot maximaal tien werkdagen per kalenderjaar. Voor deeltijdse werknemers is dit in verhouding tot hun arbeidsduur. Is er meer tijd nodig? Dan overweeg je eventueel om nog extra onbetaald verlof toe te kennen, maar je medewerker kan dat niet opeisen. Ook de sector voorziet soms meer dagen.

Denk eraan: bepaalde omstandigheden geven recht op andere soorten verlof zoals bevallings- of vaderschapsverlof. Voorts zijn er ook thematische verloven zoals moederschapsrust, medische bijstand en palliatief verlof.

De General Data Protection Regulation (GDPR) werd in het leven geroepen om persoonlijke data beter te beschermen in een digitale omgeving. Werknemers, sollicitanten, leveranciers en serviceproviders hebben het recht om te weten wat er met hun gegevens gebeurt. Dat heeft een impact op de verwerking van payroll-informatie, algemene informatie over werknemers, cv’s, medische gegevens, verslagen van functioneringsgesprekken, enzovoort. Je past de GDPR-wet maar beter correct toe: nonchalance en onwil worden stevig beboet!

1. Oneindig gegevens bewaren mag niet meer

Onder de nieuwe regelgeving mag je gegevens niet langer bijhouden dan nodig. Dit betekent bijvoorbeeld dat je gegevens van niet-weerhouden sollicitanten moet verwijderen nadat je de procedure afsluit. Ook gegevens van medewerkers die het bedrijf verlaten, mag je maar kort bijhouden.

2. Uitwisseling van gegevens wordt beperkt

Wisselt je bedrijf regelmatig persoonsgegevens uit met andere bedrijven? Sluit dan zeker een goede verwerkersovereenkomst af met heldere afspraken over de duur, beschrijving en doeleinden van de gegevensverwerking, beveiligingsmaatregelen, noem maar op.

3. Gevraagde data moeten doelgericht zijn

Je mag enkel data opvragen die je echt nodig hebt om de carrière van je medewerker te begeleiden. Voor alle andere data moet je expliciet toestemming krijgen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het monitoren van internetgebruik en het opslaan van camerabeelden.

4. Gevraagde data moeten consequent worden gebruikt

Je mag data enkel gebruiken voor de doelstelling waarvoor je ze opvraagt. Zo is het bijvoorbeeld niet langer toegestaan om zonder toestemming persoonlijke contactgegevens in een talentpool te bewaren.

5. Transparantie

Om bepaalde persoonlijke informatie te bewaren of gebruiken, moet je medewerker zijn toestemming geven. Die toestemming moet je ook bijhouden. Werknemers hebben het recht om te weten wie er toegang heeft tot welke gegevens, én om hun toestemming op het gebruik van die gegevens weer in te trekken. Ze hebben ook het recht op correctie van data. Helemaal nieuw is het recht om vergeten te worden. Als een werknemer je bedrijf verlaat, mag hij je vragen om zijn persoonlijke data te verwijderen.

Thuiswerk is hot. De vraag van werknemers stijgt en ook werkgevers zien de voordelen van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Stel: je staat toe dat je medewerkers één dag per week van thuis uit werken. Zij voeren de normale taken uit in het kader van jullie arbeidsovereenkomst, maar dan buiten je bedrijf. Ze maken hierbij gebruik van de communicatiemiddelen en informatietechnologie van je bedrijf.

De afspraken rond structureel telewerk moet je volgens cao 85 vastleggen in een specifieke overeenkomst, of als bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Deze overeenkomst moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten. De legal consultants van Acerta geven je hier graag juridisch sluitend advies rond, of reiken je modeldocumenten waarin al die verplichte vermeldingen in opgenomen zijn.

Best leg je het kader voor structureel thuiswerk in een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement vast. Zo bepaal je eenduidig wat de aanvraagprocedure is, welke functies en/of activiteiten ervoor in aanmerking komen, op welke apparatuur en technische ondersteuning je werknemer kan rekenen, en hoe en wanneer hij bereikbaar is voor de collega’s en leidinggevenden die op de bedrijfslocatie werken.

Meer weten? Acerta organiseert een opleiding rond deze materie. Tijdens deze dag rond thuiswerk en leidinggeven op afstand komen onder meer de sociaaljuridische regels rond thuiswerk aan bod en de gevolgen voor arbeidsduur, overuren en verloning.

 

 

In tegenstelling tot structureel thuiswerk dat je in je arbeidsovereenkomst opnam, is occasioneel thuiswerk incidenteel. Hier werkt de werknemer sporadisch eens thuis - in geval van overmacht of persoonlijke redenen.

  • Overmacht: je werknemer kan zijn werk niet op de bedrijfslocatie uitvoeren door een situatie die hij niet kon voorzien en tevens onafhankelijk is van zijn wil.
  • Persoonlijke reden: een bezoek aan de tandarts, administratieve formaliteiten vervullen.

In elk geval is je werknemer verplicht om bij zijn vraag om occasioneel telewerk, de reden van de aanvraag mee te delen. Voor de organisatie van dit thuiswerk wordt de definitie uit cao 85 bijna letterlijk overgenomen. Zo moet het werk dat hij volgens zijn arbeidsovereenkomst voor je uitvoert, verzoenbaar zijn met thuiswerk.

Je medewerker heeft wél geen absoluut recht op occasioneel thuiswerk. Als werkgever moet je altijd akkoord gaan, en je kunt het in bepaalde gevallen zelfs weigeren:

  • De aanwezigheid van je werknemer is absoluut noodzakelijk voor de werking van de dienst of onderneming, bijvoorbeeld bij een vergadering.
  • Bij het oneigenlijk gebruik van deze mogelijkheid: je werknemer vraagt overmatig occasioneel telewerk aan.

Je weigering en de reden ervoor stuur je zo snel mogelijk schriftelijk naar je werknemer - per post of elektronisch.

Keur je het occasioneel telewerk goed? Dan moet je verplicht afspraken maken over het gebruik van de nodige apparatuur en de technische ondersteuning, onkostenvergoeding verbonden aan telewerk en bereikbaarheid van je werknemer.

In maart 2018 voerde de regering de mobiliteitsvergoeding in – cash for cars in de volksmond. Werknemers die al een tijdje over een bedrijfswagen beschikken, kunnen die inruilen voor een mobiliteitsvergoeding om hun privéverplaatsingen te betalen. Ook de kosten voor de verplaatsing tussen woon- en werkplaats worden ermee vergoed.

Het initiatief om de regeling in te voeren ligt bij jou als werkgever. Je beslist dus zelf óf en voor welke werknemers je ze invoert. Je medewerkers beslissen wel zelf of ze al dan niet op je voorstel ingaan.

Om deze cash for cars regeling toe te passen, moeten jij en je medewerkers ook aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen. Je moet de bedrijfswagen minstens drie jaar ter beschikking stellen van je medewerkers, en die moeten in de voorbije drie jaar minstens twaalf maanden ononderbroken over een bedrijfswagen beschikt hebben.

Uiteraard vormen start-ups en hun medewerkers hierop een uitzondering: ondernemingen die jonger zijn dan drie jaar, maar wel bedrijfswagens in hun loonpakketten opnemen, mogen wél de cash for cars regeling toepassen.

Bij de cash for cars-regeling hoef je als werkgever het woon-werkverkeer niet meer te vergoeden.

De mobiliteitsvergoeding volgens de cash voor cars-regeling bedraagt 20 procent van 6/7den van de cataloguswaarde van de in te leveren bedrijfswagen. Had je medewerker ook een tankkaart? Dan verhoogt de vergoeding met 20 procent. Je betaalt geen RSZ op de mobiliteitsvergoeding, maar wél een solidariteitsbijdrage. De persoonlijke bijdrage die je werknemer voor zijn bedrijfswagen betaalde, wordt in mindering gebracht van het belastbare voordeel waarop hij belast wordt.

Maaltijdcheques bestaan al meer dan dertig jaar en zijn een van de meest benutte extralegale voordelen. Zowel voor jou als werkgever als voor je medewerkers zijn er flink wat voordelen aan verbonden. Een nadeel van maaltijd- en ecocheques is dat je ze niet op individuele basis mag toekennen – het is iedereen of niemand. Bovendien is de kost ervan voor jou slechts beperkt aftrekbaar als bedrijfslast. Toch weegt dit niet op tegen de pluspunten: zowel maaltijdcheques als ecocheques zijn volledig RSZ- en belastingvrij.

De maaltijdcheque is dé erkenning bij uitstek voor de medewerker die elke dag trouw op post is.  Want een maaltijdcheque wordt slechts toegekend per effectief gepresteerde dag. Ze motiveren je medewerkers dus om er elke dag te zijn. Kortom, een interessante manier om het absenteïsme de kop in te drukken.

Ecocheques zijn een extra beloning die je gegarandeerd in dank wordt afgenomen. En een stimulans voor je medewerkers om hun koopgedrag duurzamer te maken. Ook ecocheques zijn vrij van RSZ-bijdragen en je medewerker betaalt er geen belasting op.

Een nieuwe medewerker aan de haak slaan? Dan moet je er in eerste instantie voor zorgen dat hij je vacature vindt. En dat die onderscheidend, helder en sympathiek genoeg is om te overtuigen. Toch is een goede vacaturetekst opstellen makkelijker gezegd dan gedaan. Je moet immers exact verwoorden wie je zoekt én de juiste verwachtingen creëren bij de sollicitant.

  • Unieke, creatieve teksten scoren beter in zoekmotoren.
  • Plaats je in de schoenen van de sollicitant. Welke zoekwoorden typt hij in Google in? Gebruik die woorden zoveel mogelijk aan het begin van de tekst.
  • Vermeld specifieke zoekwoorden ook in de vacaturetitel om de tekst te optimaliseren voor search engines.
  • Denk eraan om de locatie en/of standplaats van de functie te vermelden. Is tele- of thuiswerk een optie? Speel dat dan zeker uit.
  • Beschrijf de functie nauwkeurig zónder je te verliezen in langdradige details die de vacature onoverzichtelijk maken. Schrijf bondig, verhalend en persoonlijk: een afstandelijke tekst nodigt niet uit om te solliciteren.
  • Plaats het bedrijfslogo bij de vacature om een professionele uitstraling te creëren en je naamsbekendheid te vergroten.
  • Maak gebruik van de vacaturetekst om een voorselectie te doen.
  • Vereist de functie een goede kennis van het Engels? Stel je vacature dan in die taal op.
  • Geef meerdere opties om te solliciteren, bijvoorbeeld een sollicitatieformulier, een e-mailadres en een telefoonnummer met de naam van de contactpersoon. Hoe lager de drempel, hoe hoger de kans op respons.
  • Kies de websites waarop je adverteert zorgvuldig. Gespecialiseerde functies vul je beter in via nichesites, terwijl algemene functies beter scoren op traditionele, betalende jobsites zoals Stepstone, Monster, Vacature en Jobat.
  • Voor kleine ondernemingen is de gratis jobsite van de VDAB een goede optie, al ligt de kwaliteit van de kandidaten mogelijk wat lager. Passief werkzoekenden – professionals die aan het werk zijn maar openstaan voor interessante opportuniteiten – kijken eerder op traditionele jobsites. Actieve werkzoekenden raadplegen eerder de VDAB-site.
     
  • Hulp nodig om de juiste kandidaat te vinden of dé kandidaat gevonden? Acerta zorgt mee voor een vlotte aanwerving

Je postte een vacature voor een (nieuwe) functie binnen je bedrijf. Een week later heb je meer dan honderd sollicitatiebrieven met cv ontvangen. Met het handige stappenplan van Acerta selecteer je uit alle kandidaten de witte raven.

Als je niet dagelijks instaat voor de beoordeling van cv’s, is een second opinion geen overbodige luxe. Een interne of externe sparringpartner helpt je om bij de selectieprocedure doordachte keuzes te maken.

  • Maak duidelijke afspraken over de selectiecriteria. Spreek bijvoorbeeld af om plussen en minnen te gebruiken.
  • Ga systematisch te werk: stap na stap vallen sollicitanten af.
  • Selecteer eerst op basis van de motivatie van de sollicitant. Of die juist is, leid je meestal snel af uit het cv en begeleidend schrijven. Slordig taalgebruik en/of spelling wijst vaak op een lage motivatie. Zo maak je vlot een eerste selectie.

Werp een kritische blik op de begeleidende brief. Afhankelijk van de functie, let je daarbij op andere details. Voor een creatieve functie zijn standaardzinnen taboe. Gaat het om een vacature waarbij foutloos schrijven belangrijk is? Dan verwacht je een feilloze spelling en grammatica.

Als laatste selectiestap neem je het cv onder de loep. Wat vertelt het arbeidsverleden van de kandidaat? Staat er veel ervaring op de teller? Werkte de kandidaat lang voor dezelfde werkgever of hopt hij van de ene naar de ander job? Hou in het achterhoofd dat sollicitanten weleens gegevens verbloemen. Bij twijfel doe je er goed aan om referenties te checken.

Bovenstaande fases doorlopen? Dan hou je vier stapels met cv’s over:

  • Afgewezen: stuur kandidaten die niet in aanmerking komen zeker een bericht. Als je hen in het ongewisse laat, straalt dat negatief af op je bedrijf.
  • Twijfel: kandidaten die je nog in overweging neemt.
  • Geschikte kandidaten: kandidaten die het profiel het dichtst benaderen, en die je op korte termijn wil ontmoeten.
  • Toekomst: kandidaten die niet geschikt zijn voor de openstaande functie, maar op termijn misschien wel voor een ander vacature.

TIP: Wees kritisch doorheen de volledige procedure. Als de stapel geschikte kandidaten torenhoog is,  scherp je je beoordeling aan.

Stel: je betaalde een medewerker 20 000 in plaats van 2000 euro aan loon. Moet je medewerker het te veel betaald bedrag terugstorten? Volgens artikel 1376 uit het Burgerlijk Wetboek alvast wel: “Hij die bij vergissing of met zijn weten iets ontvangen heeft dat hem niet verschuldigd was, is verplicht het terug te geven aan degene van wie hij het ontvangen heeft zonder dat het verschuldigd was.” In de praktijk blijkt dit, zoals zo vaak, toch een ander paar mouwen te zijn. Dit is je stappenplan:

  • Bewijs je fout – je moet als werkgever aantonen dat het wel degelijk om een vergissing ging en bijvoorbeeld niet om een beloofde bonus. 
    Stortte je eenmalig verkeerdelijk 20 000 euro in plaats van 2000 euro op de rekening van je medewerker? Dan is het vrij duidelijk dat je verstrooid was. Je kunt dan ook je medewerker aanmanen het verschil terug te storten. Maar betaalde je per vergissing jarenlang 10 euro per maand te veel aan loon? Dan wordt het heel wat moeilijker om aan te tonen dat het om een foutje ging en niet om een verworven recht. Doe in dat geval beroep op juridische hulp voor een analyse van de situatie.
  • Hoe krijg jij je geld terug? Kan je medewerker het loon niet meteen terug betalen? Dan mag je het niet zomaar inhouden op zijn volgende loon. Dat is enkel toegelaten bij schriftelijk akkoord van beide partijen. Daarnaast is het altijd beter om ook schriftelijk een akkoord op te stellen met de voorwaarden voor terugbetaling (splitsing, enzovoort). Lukt het niet om tot een overeenkomst te komen? Dan moet je juridische stappen ondernemen. Word je in het gelijk gesteld door de rechtbank, dan mag je wel alleen geld inhouden op het invorderbare deel van het loon.

Je houdt er dus maar best je aandacht bij wanneer je deze maand de lonen van je medewerkers betaalt. Loopt het toch mis? Aarzel niet om ons te contacteren voor meer advies.