Correcte aanpak bij ontslag

Leestijd: Later lezen?

Heb je besloten om een of meerdere medewerkers te ontslaan? Het ontslaan van personeel is nooit leuk en bovendien zijn er heel wat procedures en regels die je in acht moet nemen. Acerta loodst je door de procedure voor een correct ontslag.

Het ontslaggesprek

Hoewel dit juridisch niet vereist wordt, voer je best een ontslaggesprek. In dit gesprek geef je aan wat de redenen voor het ontslag zijn. Dit gesprek is vaak emotioneel, rek het daarom niet te lang. De beslissing is immers al gevallen.

Motivering van ontslag

Elke medewerker heeft sinds 1 april 2014 het recht om de ontslagredenen schriftelijk op te vragen. Daarom leg je best een ontslagdossier aan. In dit dossier kan je bijvoorbeeld schriftelijke verwittigingen verzamelen. Via schriftelijke verwittigingen geef je immers een duidelijk signaal aan de medewerker. Ook notities van evaluaties zijn een goede bron voor het dossier.

Ontvang je een aangetekende brief van je werknemer, antwoord dan eveneens tijdig en aangetekend en neem er de concrete redenen voor het ontslag in op.

Bij de volgende situaties is het niet verplicht om het ontslag te motiveren:

  • Het ontslag van een medewerker met een tewerkstelling van minder dan zes maanden.
  • Het ontslaan van uitzendkrachten en jobstudenten.
  • Collectief ontslag, ontslag om economische reden of ontslag om dringende reden.

Bepaal de opzegtermijn

Als werkgever ga je eenzijdig tot ontslag over door betekening van een opzegtermijn (= opzeggen), waarna de arbeidsovereenkomst nog verderloopt gedurende de vastgestelde termijn. Daarnaast bestaat er ook een mogelijkheid om tot onmiddellijke beëindiging van de arbeidsovereenkomst over te gaan met betaling van een compenserende opzeggingsvergoeding (= verbreken). Meer over het bepalen van de opzeggingstermijn, lees je hier.

Verstuur de ontslagbrief

De opzegging gebeurt doorgaans door het versturen van een aangetekende brief. In dit document vermeld je de opzegtermijn en de startdatum. Je verstuurt deze brief best zo snel mogelijk na het gesprek. De opzegtermijn start de eerstvolgende maandag na de betekening van de opzeg. De betekening vindt plaats op de 3e werkdag (alle dagen van de week, behalve zon- en feestdagen) na de aangetekende verzending.

Bezorg de medewerker de nodige documenten

Wanneer de arbeidsovereenkomst effectief eindigt, moet je de volgende documenten opstellen en bezorgen aan de medewerker:

  • Het werkloosheidsbewijs (C4)
  • De fiscale fiche 281.10
  • De individuele rekening van het lopende jaar
  • De afrekening van de laatste betalingen
  • Het vakantieattest, als het gaat over een bediende
  • Het attest van tewerkstelling dat begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst aangeeft en de aard van de verrichte arbeid.

Zorg voor een correcte uitbetaling

De laatste stap is het uitbetalen van de medewerker. Deze heeft namelijk nog recht op vakantiegeld en mogelijks een eindejaarspremie. Wanneer de arbeidsovereenkomst onmiddellijk beëindigd wordt met uitbetaling van een opzeggingsvergoeding, betaal je deze ook in deze fase uit, in het andere geval bij afloop van de opzeggingstermijn.

Op zoek naar meer antwoorden?

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp