Correcte aanpak bij ontslag

Leestijd: Later lezen?

Iemand door omstandigheden moeten bedanken voor bewezen diensten, of kordaat een einde maken aan een onhoudbare werksituatie is niet makkelijk. Je moet netjes binnen de lijnen van de wet blijven. Daarnaast is het een kwestie van gezond verstand, heldere communicatie en het bewaren van de kalmte. Acerta zet de kaders rond uitzonderlijk ontslag voor je op een rijtje.

Verschillende vormen ontslag

Zowel je medewerker als jij kunnen een arbeidsovereenkomst op elk ogenblik eenzijdig verbreken. Wél moet je altijd de correcte ontslagprocedures in acht nemen. Die te nemen stappen en verplichtingen verschillen naargelang de situatie.

  • Wijze van beëindiging: De wijze waarop een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, hangt af van de concrete situatie. Een ontslag kan zonder of met dringende reden gebeuren, met onderlinge toestemming, vanwege een contract dat afloopt, door een contractbreuk of overmacht.
  • Opzeggingstermijn respecteren: Je medewerker geniet doorgaans een opzeggingstermijn – tenzij je hem om dringende reden ontslaat. Leef je deze opzeggingstermijn niet na, dan ben jij je medewerker een opzeggingsvergoeding verschuldigd.
  • Ontslag tijdens ontslagbescherming: Geniet je medewerker ontslagbescherming  vanwege bijvoorbeeld zwangerschap, opname educatief verlof, of ouderschapsverlof? Dan kun je deze persoon alleen ontslaan om redenen die geen verband houden met de beschermingsgrond.
  • Ontslagmotivering: Je moet het ontslag met geldige redenen kunnen motiveren, anders riskeer je een schadevergoeding omwille van kennelijk onredelijk ontslag. Het ontslag mag bijvoorbeeld niet in strijd zijn met de beschermingsgronden in het discriminatierecht (o.a. leeftijd, geslacht, huidige en toekomstige gezondheidstoestand).

Verplichte documenten

Ontsla jij een medewerker? Dan moet jij hem daarvan kennisgeven via een opzegging, een document dat drie verplichte vermeldingen bevat:

  • begindatum van de opzeggingstermijn;
  • duur van de opzeggingstermijn;
  • datum en de handtekening van de opzegbrief.

Bij een ontslag moet je de volgende documenten aan je ex-medewerker bezorgen – voor hij vertrekt:

  • fiscale fiche
  • individuele rekening van de laatste betalingen
  • vakantieattest
  • werkloosheidsattest (formulier C4), voor de aanvraag van een uitkering

Ontslag om dwingende reden

Is je medewerker veelvuldig ongewettigd afwezig, of verstoort hij de goede orde op de werkvloer door  zijn agressieve gedrag ? Dan kun je de overeenkomst zonder opzegging of vergoeding eenzijdig stopzetten. Je medewerker kan dit overigens ook. Voorwaarde is wel een ernstige fout of situatie die elke verdere professionele samenwerking tussen jullie onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt. De partij die de dringende reden inroept, moet het bestaan daarvan bewijzen.

Wat zijn dringende redenen voor ontslag?

Iemand op staande voet ontslaan is niet prettig, maar soms wel nodig. Een aantal situaties kunnen aanleiding geven tot onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn:

  • herhaaldelijke ongewettigde afwezigheid
  • insubordinatie
  • diefstal
  • agressief gedrag
  • daden van oneerlijke concurrentie

Je kunt je medewerker uiteraard niet zomaar op staande voet ontslaan. Best ben je echt wel zeker van je zaak, je bent immers verplicht om aan te tonen:

  • dat je medewerker een ernstige tekortkoming beging;
  • dat deze daad een dringende reden is in de zin van de Arbeidsovereenkomstenwet;
  • hoe je de feiten ontdekte.

Dubbele termijn van drie dagen

Binnen de drie werkdagen na je kennisname van het feit, ontsla je je medewerker om dringende reden. Je brengt hem dus op de hoogte van het ontslag zelf.

Diezelfde dag start een nieuwe termijn van drie werkdagen om een aangetekende brief te sturen waarin je heel gedetailleerd beschrijft wat de omstandigheden waren die aanleiding gaven tot het ontslag om dringende reden en hoe je er kennis van nam. Je kan de beide handelingen ook in eenzelfde aangetekende brief stellen (kennisgeving van het ontslag en de beweegredenen).

Is deze dubbele termijn van drie dagen verstreken – zonder kennisgeving? Dan heb je geen enkele mogelijkheid meer om het ontslag om dringende reden in te roepen. Je kunt dan enkel nog ontslaan op de ‘klassieke manier’ en met inachtneming van een wettelijke opzeggingstermijn of – vergoeding.

Let wel: Slaag je er niet in bewijs te leveren of blijft er twijfel bestaan rond de waarachtigheid van de gebeurtenissen die tot het ontslag aanleiding gaven? Dan kun je zware gevolgen ondervinden van je beslissing. Je laat je dus best bijstaan door experten.

Collectief ontslag : economische redenen

Bij sluiting zijn twee voorwaarden vervuld:

  • de hoofdactiviteit van het bedrijf of van een afdeling ervan werd definitief stopgezet – vrijwillig of na faillissement
  • het aantal medewerkers daalt onder de 25 % van het aantal dat het voorbije jaar tewerkgesteld was

Delocalisatie, fusie of herstructurering kunnen gelijkgesteld worden met een bedrijfssluiting. 

Heb je geen andere keuze dan collectief ontslag in te roepen, dan moet je een aantal verplichte stappen zetten:

  • licht vooraf de werknemersvertegenwoordigers, de betrokken autoriteiten en instellingen in
  • vraag de werknemersvertegenwoordigers om advies
  • dien het voornemen tot collectief ontslag in bij de directeur van de subregionale tewerkstellingsdienst

Je bent bovendien verplicht om een speciale sluitingsvergoeding uit te betalen aan je medewerkers. Ben je insolvent, dan betaalt het Fonds sluiting ondernemingen die sluitingsvergoeding.

Ontslag door overmacht

Moet jij je medewerkers ontslaan wegens overmacht dan moet de gebeurtenis die je daartoe noopt aan drie wettelijke criteria te voldoen.

  1. De gebeurtenis is niet te wijten aan een fout, slordigheid of actie van de werkgever of medewerker.
  2. De gebeurtenis moet ontsnappen aan elke normale verwachting.
  3. De gebeurtenis vormt een onoverkomelijke hindernis voor de werkgever en de medewerker om de arbeidsovereenkomst verder uit te voeren.

Tijdelijke overmacht betekent schorsing van de arbeidsovereenkomst. Definitieve overmacht leidt tot beëindiging van het contract. Een faillissement of het kennelijke onvermogen van de werkgever zijn op zichzelf geen gevallen van overmacht. Dat geldt ook voor de tijdelijke of definitieve sluiting van de onderneming door de toepassing van de wetgeving, de reglementering voor de vrijwaring van het leefmilieu of het Sociaal Strafwetboek.

Ontslag bij langdurige ziekte

Definitieve arbeidsongeschiktheid van een zieke medewerker kan leiden tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht. Maar eerst moet de procedure van het re-integratietraject in het kader van de welzijnswetgeving toegepast en doorlopen worden.

Acerta ondersteunt je in elke ontslagsituatie met advies en diensten op juridisch, sociaal, psychologisch, administratief en organisatorisch vlak.

Op zoek naar meer antwoorden?

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp