Prêt pour l’automne ? Voici les principales échéances et les tâches à accomplir pour les employeurs

Les vacances d’été s’achèvent et l’automne pointe le bout de son nez… Il s’agit d’une période qui s’accompagne souvent de nombreux nouveaux défis, de changements et d’échéances importantes. En raison de l’effervescence des activités quotidiennes de l’entreprise, il se peut qu’en tant qu’employeur, vous négligiez parfois une tâche importante. C’est pourquoi, dans cet article de blog, nous vous proposons un aperçu chronologique des éléments à garder en tête dès maintenant, afin d’aborder l’automne bien préparé et sans stress.

Pension complémentaire sectorielle sociale pour les employés de la construction

Depuis le 1^er janvier 2023, il existe une pension complémentaire sectorielle (PCS) pour les employés du secteur de la construction. À partir du 1^er janvier 2026, celle-ci sera transformée en PCS sociale, certaines périodes d’inactivité ouvrant également des droits à la pension. Les employeurs qui offrent déjà une pension complémentaire équivalente peuvent être exemptés de contribuer à la pension du secteur social. Cette exemption n’est pas automatique : en tant qu’employeur, vous devez déclarer formellement que tous les employés concernés recevront une pension équivalente et le prouver à l’aide d’un certificat actuariel de l’assureur. Les deux documents doivent être introduits au plus tard le 15 septembre 2025.

Extinction de la mesure pour l’emploi TCT Flandre

Le gouvernement flamand a décidé de supprimer complètement la mesure pour l’emploi troisième circuit du travail (TCT) à partir du 1^er octobre 2025. Les employeurs qui emploient encore des travailleurs TCT doivent décider s’ils peuvent ou veulent les conserver avec un contrat de travail régulier. Si ces employeurs ne sont pas en mesure de le faire avec leurs propres ressources, ils devront licencier ces travailleurs. Vous devez signifier ce licenciement au travailleur concerné au plus tard le 30 septembre 2025. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet ici.

Plan d’action annuel en matière de bien-être

Chaque entreprise doit mettre en place une politique de prévention et de bien-être. Cela inclut la création d’un plan d’action concret. Ce plan est établi pour un an dans le cadre de la mise en œuvre d’un plan de prévention global sur cinq ans. Le plan annuel doit être préparé au plus tard deux mois avant le début de l’année de service. Ainsi, si l’année de service coïncide avec l’année calendrier, ce qui est souvent le cas, la date limite est le 31 octobre.
Le plan doit être remis au Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT). S’il n’y en a pas, à la délégation syndicale ou directement au personnel.

Occuper des travailleurs flexibles pendant la période chargée de l’automne

Pendant la période chargée de l’automne, les employeurs peuvent faire appel à des travailleurs flexibles : retraités, étudiants, travailleurs flexi-jobs ou travailleurs associatifs. Vérifiez à temps que vous pouvez (continuer à) compter sur eux, car le nombre d’heures travaillées ou les revenus autorisés dans le cadre de ces statuts sont souvent plafonnés.
Par conséquent, demandez toujours à vos travailleurs flexibles combien d’heures ils peuvent encore travailler. Pour les étudiants, vous pouvez consulter vous-même le solde d’heures avec cotisations de solidarité restantes, et pour les travailleurs flexi-jobs, vous pouvez vérifier s’ils remplissent les conditions pour être travailleurs flexi-job grâce à l’outil Consultation des données du citoyen.

Prime de fin d’année

La prime de fin d’année est traditionnellement versée aux travailleurs à l’automne. Si, en tant qu’employeur, vous êtes soumis à une obligation sectorielle d’octroyer une telle prime, vous devez le faire conformément aux accords sectoriels. Au niveau de l’entreprise, vous pouvez toujours offrir des conditions plus favorables, telles qu’un montant plus élevé, des équivalences plus larges ou un paiement plus rapide. S’il n’y a pas d’obligation sectorielle, vérifiez s’il existe des accords d’entreprise et respectez-les.

Période de cadeaux

Quand on parle d’automne, on pense immédiatement à Saint-Nicolas, à Noël et au Nouvel An. À l’occasion de ces célébrations, vous pouvez accorder une récompense à vos travailleurs de manière parafiscale (dans certains secteurs, comme celui du diamant, c’est même obligatoire). Il convient de noter que des règles spécifiques de l’ONSS et de l’administration fiscale sont d’application. Si vous suivez ces règles, les (chèques—)cadeaux ne sont pas considérés comme des salaires. Si vous souhaitez accorder une récompense, planifiez-la en fonction de la période de fin d’année afin de bénéficier au maximum du régime favorable.

Report de vacances 

Si un employé ne peut pas prendre ses vacances avant la fin de l’année pour cause de force majeure, vous devez payer ces jours. En outre, le travailleur peut les reporter sur les deux années suivantes. Comme ces jours ont été payés auparavant, ils ne doivent plus être payés où ils sont pris. Il convient de noter que cela concerne la situation au 31 décembre ainsi que les suspensions spécifiques du contrat de travail, qui sont incluses dans une liste limitative. 

À titre d’exemple, une employée qui part en congé de maternité le 1^er décembre 2025 et ne revient qu’en février 2026 se verra payer les congés non pris de l’année 2025. Si elle le souhaite, elle pourra les prendre sans être payée en 2026 et 2027.
Le report de vacances reste toutefois une exception. En principe, les travailleurs doivent prendre leurs vacances avant la fin de l’année. Il est donc fortement recommandé d’encourager les travailleurs qui ont encore de nombreux jours à l’automne à les planifier avant le 31 décembre de cette année.

Respect du temps de travail moyen

En tant qu’employeur, vous devez veiller à ce que la durée hebdomadaire moyenne de travail soit respectée. Cela signifie que les jours de repos compensatoire et les jours de RTT doivent être planifiés à temps. Si les travailleurs ont effectué des heures supplémentaires, par exemple dans le cadre d’un surcroît extraordinaire de travail, vous devez généralement leur accorder un repos compensatoire. À la fin de la période de référence, qui est par défaut un trimestre, mais dans de nombreux cas étendue à une année (calendrier), toutes les heures supplémentaires doivent être éliminées par le biais d’un repos compensatoire.
Il en va de même pour la prise de jours de RTT. Ils sont accordés pour atteindre la moyenne des heures de travail hebdomadaires sur une base annuelle. Dans le cas où ils ne sont pas entièrement pris au cours de la période de référence, la durée hebdomadaire moyenne de travail est dépassée, ce qui n’est pas autorisé. En principe, les jours de RTT ne peuvent pas être reportés sur une période de référence ultérieure.
Même dans le cas d’un régime de travail flexible, tel qu’une flexibilité faible ou élevée, vous devez planifier les horaires de manière à ce que la moyenne des heures de travail soit correctement respectée à la fin de la période de référence, qui est souvent un an.

Jours fériés de remplacement

Si un jour férié tombe un dimanche ou un autre jour d’inactivité dans l’entreprise, vous devez, en tant qu’employeur, le remplacer par un autre jour de repos. Au plus tard le 15 décembre, un avis doit être affiché dans les locaux de votre entreprise avec les jours de remplacement pour l’année à venir. Une copie de cet avis est ajoutée au règlement du travail et une deuxième copie est remise à l’inspection sociale. Si vous ne définissez pas de jour férié de remplacement, le jour férié sera automatiquement remplacé par le jour d’activité suivant. Plus d’informations et de modèles de documents sont disponibles ici.

Décompte de décembre

Occupez-vous des employés qui ont commencé à travailler moins d’heures au cours de l’année, par exemple en travaillant à temps partiel ? Vous devez alors payer les droits aux vacances non utilisés en décembre. La réduction du temps de travail permet à ces travailleurs de prendre moins de congés qu’ils n’en ont accumulés. Ils perdent la possibilité de prendre ces jours à temps, mais conservent le droit d’être payés. Pour les ouvriers, cette obligation ne s’applique pas. Découvrez davantage d’informations sur le calcul exact ici.

Suppression de l’obligation premier emploi

À partir du 1^er janvier 2026, le gouvernement souhaite supprimer l’obligation premier emploi, mais cela n’est pas encore définitif. Cela signifie que cette obligation restera en vigueur jusqu’en 2025. Vous voulez en savoir plus ? Alors, n’oubliez pas de lire notre article.

Vers la transparence des salaires

En mai 2023, l’UE a approuvé une directive obligeant les entreprises à faire preuve d’une plus grande transparence sur leurs politiques salariales. L’objectif : lutter contre la discrimination salariale et réduire l’écart salarial entre les hommes et les femmes. Cette directive doit être transposée en droit belge avant le 7 juin 2025. Elle entraîne de nouvelles obligations en termes d’information, de recrutement et de rapports. Les grandes entreprises devront faire leur première déclaration dès 2027, sur la base des données salariales de 2026.

Bien que le pouvoir législateur belge n’ait pas encore réglé les détails, il est judicieux de prendre dès à présent des mesures en faveur de la transparence. Vous serez ainsi bien préparé lorsque les obligations prendront effet.