Klaar voor het najaar? Dit zijn de belangrijkste deadlines en to do’s voor werkgevers

De zomervakantie loopt stilaan op zijn eind en het najaar loert om de hoek… Een periode die dikwijls gepaard gaat met veel nieuwe uitdagingen, veranderingen én belangrijke deadlines. Door de drukte van de dagelijkse bedrijfsvoering zie je als werkgever misschien al eens een belangrijke to do over het hoofd. Daarom geven we in deze blog een chronologisch overzicht van de zaken die je nu al op je radar moet zetten, zodat je straks goed voorbereid en zonder stress het najaar in kan gaan.

Sociaal sectoraal aanvullend pensioen bouwbedienden

Sinds 1 januari 2023 bestaat er voor bedienden in de bouwsector een sectoraal aanvullend pensioen (SAP). Vanaf 1 januari 2026 wordt dit omgevormd tot een sociaal SAP, waarbij ook bepaalde inactiviteitsperiodes pensioenrechten opbouwen. Werkgevers die al een gelijkwaardig aanvullend pensioen aanbieden, kunnen worden vrijgesteld van de bijdrage aan het sociaal sectoraal pensioen. Die vrijstelling is niet automatisch: je moet als werkgever formeel verklaren dat alle betrokken bedienden een gelijkwaardig pensioen krijgen, en dit aantonen met een actuarieel attest van de verzekeraar. Beide documenten moeten uiterlijk op 15 september 2025 worden ingediend.

Uitdoving tewerkstellingsmaatregel DAC Vlaanderen

De Vlaamse Regering heeft beslist om de tewerkstellingsmaatregel derde arbeidscircuit (DAC) volledig stop te zetten vanaf 1 oktober 2025. Werkgevers die nog DAC-werknemers in dienst hebben, moeten beslissen of zij deze kunnen of willen behouden met een gewone arbeidsovereenkomst. Indien dat niet mogelijk is met eigen middelen, dan zal de werkgever deze werknemers moeten ontslaan. Dit ontslag moet je uiterlijk op 30 september 2025 aan de betrokken werknemer betekenen. Meer informatie daarover lees je hier.

Jaarlijks actieplan welzijn

Iedere onderneming moet een beleid voorzien rond preventie en welzijn. Daar hoort ook de opmaak van een concreet actieplan bij. Dat plan wordt telkens voor een jaar opgemaakt in uitvoering van een vijfjaarlijks globaal preventieplan. Het jaarlijks plan moet uiterlijk twee maanden vóór de start van het dienstjaar worden opgesteld. Valt het dienstjaar samen met het kalenderjaar – wat vaak het geval is – dan is de uiterste datum dus 31 oktober.
Het plan moet worden bezorgd aan het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW). Als dat er niet is bij de vakbondsafvaardiging of rechtstreeks aan het personeel.

Flexibele werknemers inzetten tijdens de drukte van het najaar

Tijdens de klassieke najaarsdrukte kan je als werkgever extra hulp inschakelen via een poule van flexibele krachten: denk aan gepensioneerden, studenten, flexi-jobbers of verenigingswerkers. Controleer op tijd of je op hen kan (blijven) rekenen, want binnen deze statuten gelden vaak plafonds voor het aantal gewerkte uren of het toegelaten inkomen.
Vraag daarom altijd na bij je flexibele werknemers hoeveel ze nog kunnen werken. Voor studenten kan je zelf het resterende saldo uren met solidariteitsbijdrage raadplegen, en voor flexi-job werknemers kan je nagaan of ze voldoen aan de voorwaarden om als flexi-job werknemer te werken via de tool Burgergegevens raadplegen.

Eindejaarspremie

In het najaar wordt traditioneel de eindejaarspremie uitbetaald aan werknemers. Ben je als werkgever sectoraal verplicht om zo’n premie toe te kennen, dan moet je dat doen volgens de afspraken in je sector. Op ondernemingsniveau mag je altijd gunstigere voorwaarden voorzien zoals een hoger bedrag, ruimere gelijkstellingen of een eerdere uitbetaling. Is er geen sectorale verplichting, kijk dan of er ondernemingsafspraken bestaan en respecteer deze.

Geschenkperiode

Wie najaar zegt, denkt ook meteen aan Sinterklaas, Kerstmis en Nieuwjaar. Ter gelegenheid van deze feesten kan je je werknemers een extraatje geven op een parafiscaalvriendelijke manier (in sommige sectoren, zoals de diamantsector, is dit zelfs verplicht). Let wel: er gelden specifieke spelregels van de RSZ en de fiscus. Volg je deze regels, dan worden cadeau(cheque)s niet beschouwd als loon. Wil je een extraatje toekennen, plan dit dan in lijn met de eindejaarsmomenten, zodat je maximaal van de gunstige regeling profiteert.

Overdracht vakantie 

Kan een bediende door overmacht zijn vakantiedagen niet opnemen vóór het einde van het jaar, dan moet je die dagen uitbetalen. De werknemer mag ze bovendien overdragen naar de twee volgende jaren. Omdat deze dagen al eerder werden betaald, moeten zij op het moment van opname niet meer betaald worden. Let wel: het gaat hierbij om de situatie op 31 december én om specifieke schorsingen van de arbeidsovereenkomst die in een limitatieve lijst zijn opgenomen. 

Een voorbeeld: een bediende die op 1 december 2025 met moederschapsrust vertrekt en pas in februari 2026 terugkeert, krijgt de niet-opgenomen vakantiedagen van 2025 uitbetaald. Deze kan ze – als ze dat wil – onbetaald opnemen in 2026 en 2027.
Het overdragen van vakantie blijft echter een uitzondering. In principe moeten werknemers hun vakantie opnemen vóór het einde van het jaar. Het is daarom sterk aan te raden om werknemers die nog veel dagen over hebben in het najaar aan te moedigen deze in te plannen voor 31 december dit jaar.

Gemiddelde arbeidsduur respecteren

Als werkgever moet je erop toezien dat de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur wordt gerespecteerd. Dat betekent dat zowel inhaalrust als ADV-dagen tijdig moeten worden ingepland. Hebben werknemers overuren gemaakt, bijvoorbeeld in het kader van buitengewone vermeerdering van werk, dan moet je hiervoor meestal inhaalrust toekennen. Tegen het einde van de referteperiode – standaard een trimester, maar in veel gevallen verlengd tot een (kalender)jaar – moeten alle overuren zijn weggewerkt via inhaalrust.
Hetzelfde geldt voor het opnemen van ADV-dagen. Deze worden toegekend om op jaarbasis de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur te behalen. Worden ze niet volledig opgenomen binnen de referteperiode, dan wordt de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur overschreden, wat niet is toegestaan. ADV-dagen overdragen naar een volgende referteperiode kan in principe niet.
Ook bij flexibele arbeidsregelingen, zoals kleine of grote flexibiliteit, moet je de uurroosters zo plannen dat de gemiddelde arbeidsduur correct wordt gehaald tegen het einde van de referteperiode, vaak een jaar.

Vervangende feestdagen

Valt een feestdag op een zondag of op een andere inactiviteitsdag binnen de onderneming, dan moet je deze als werkgever vervangen door een andere rustdag. Uiterlijk op 15 december moet in de lokalen van je onderneming een bericht uithangen met de vervangingsdagen voor het komende jaar. Een kopie van dat bericht wordt toegevoegd aan het arbeidsreglement en een tweede kopie wordt bezorgd aan de sociale inspectie. Leg je geen vervangende feestdagen vast, dan wordt de feestdag automatisch vervangen door de eerstvolgende activiteitsdag. Meer informatie en modeldocumenten vind je hier.

Decemberafrekening

Heb je bedienden in dienst die in de loop van het jaar minder uren zijn gaan werken, bijvoorbeeld door deeltijds te gaan werken? Dan moet je in december de niet-opgenomen vakantierechten uitbetalen. Door de vermindering van de arbeidsduur kunnen deze werknemers minder vakantiedagen opnemen dan ze hebben opgebouwd. Ze verliezen de mogelijkheid om die dagen in tijd op te nemen, maar behouden wel het recht op uitbetaling. Voor arbeiders geldt deze verplichting niet. Lees hier meer over de exacte berekening.

Terugbetaling VOV

Je moet als werkgever je terugbetalingsaanvraag indienen binnen drie maanden vóór en drie maanden na de start van de opleiding. De startdatum is die op het inschrijvingsattest. Bij een laattijdige inschrijving geldt de inschrijvingsdatum als startdatum. Deze deadline wordt strikt toegepast. Startte de opleiding bijvoorbeeld op 26 september 2025, dan kan je de terugbetalingsaanvraag indienen tot en met 25 december 2025.

Afschaffing van de startbaanverplichting

Vanaf 1 januari 2026 wil de regering de startbaanverplichting afschaffen, maar dat is nog niet definitief. Dat betekent dat deze verplichting voor 2025 wel nog steeds van kracht blijft. Meer over weten? Lees dan zeker ons artikel.

Op weg naar loontransparantie

In mei 2023 keurde de EU een richtlijn goed die bedrijven verplicht om meer transparantie te bieden over hun loonbeleid. Het doel: loondiscriminatie tegengaan en de loonkloof tussen mannen en vrouwen verkleinen. Uiterlijk op 7 juni 2026 moet deze richtlijn in Belgische wetgeving zijn omgezet. Ze brengt nieuwe verplichtingen mee op het vlak van informatie, rekrutering en rapportering. Grote ondernemingen zullen al in 2027 voor het eerst moeten rapporteren, op basis van de loongegevens van 2026.

Hoewel de Belgische wetgever de details nog moet uitwerken, is het verstandig om nu al stappen te zetten richting transparantie. Zo ben je goed voorbereid wanneer de verplichtingen ingaan.