Vorige

Sociale inspectie? Zo bereid je je voor

26 april 2023 Werkgevers
Florence Cordonnier

Vroeg of laat krijgt elke organisatie ze over de vloer: “de sociale inspectie”.Tussen 1 januari 2022 en 30 september 2022 werden er in België maar liefst 10.706 controles uitgevoerd in bedrijven in verschillende sectoren. Zo’n bezoek is echter net als een examen: wie goed voorbereid is, hoeft niets te vrezen.

Wat houdt dat juist in zo’n inspectie en wat als er onregelmatigheden worden vastgesteld? Wij geven je alvast enkele tips zodat je vol vertrouwen het bezoek van de inspecteur tegemoet kunt zien.

Leestijd: Later lezen?

Wat komt de inspectie bij jou doen?

De sociale inspectie kan aangekondigd of als verrassing voor de deur staan, op eigen initiatief of na een klacht (van een (ex-)personeelslid bijvoorbeeld). De inspecteur controleert dan allerlei documenten die te maken hebben met je werknemers zoals de arbeidsovereenkomsten, aangiftes en betalingen van lonen en voordelen, arbeidsreglementen en bedrijfspolicies. Er zijn verschillende inspecties, die elk verschillende zaken doorlichten. De meest voorkomende inspecties zijn:

  1. Toezicht Sociale Wetten (TSW): zij zorgen voor de verdediging van de individuele en collectieve rechten van de werknemers. Zijn alle verplichte vermeldingen opgenomen in het arbeidsreglement? Worden de regels van de jaarlijkse vakantie nageleefd? Werkt een deeltijdse werknemer wel echt deeltijds en conform het overeengekomen uurrooster? Hoe wordt het woon-werkverkeer berekend en betaald? Wordt de minimum arbeidsduur gerespecteerd?
  2. RSZ-inspectie: de RSZ-inspectie controleert of de werkgever de sociale bijdragen correct betaalt. Zijn onkostenvergoedingen wel degelijk onkostenvergoedingen, of eerder verdoken loon waar werkgevers alsnog een RSZ-bijdrage op moeten betalen? Wordt de wagen enkel voor het werk gebruikt en wordt er al dan niet RSZ voor betaald? Zijn de zelfstandige medewerkers wel echt zelfstandig, of is er sprake van schijnzelfstandigheid?
  3. Welzijnsinspectie (Toezicht Welzijn op het Werk of TWW): deze inspectie houdt toezicht op het welzijn op het werk. Zijn er veiligheidsvoorzieningen zoals persoonlijke beschermingsmiddelen voorhanden? Zijn de instructies om met machines om te gaan beschikbaar en gekend door de werknemers? Ze komen ook ter plaatse bij een ernstig arbeidsongeval.

Wat als de inspectie inbreuken op de arbeidsreglementering vaststelt?

Als na de inspectie blijkt dat er onregelmatigheden zijn in jouw bedrijf, dan zal je deze – vaak retroactief en met de nodige intresten – uiteraard moeten rechtzetten (bijvoorbeeld loon dat niet correct werd betaald). Daarbovenop kan er ook een sanctie volgen. In dat geval stelt de inspecteur een proces-verbaal op, dat dan een strafrechtelijk of administratiefrechtelijk vervolg krijgt. De boetes die daaruit voortvloeien kunnen zeer hoog oplopen en worden berekend per betrokken werknemer. Er kan ook eerst een ‘waarschuwing’ gegeven worden, waarna er meestal nog een controle volgt.

Praktische tips & tricks

  • Voorafgaand aan de controle
    • Laat nu een audit uitvoeren door een externe expert. Zij checken proactief of de sociale administratie van je onderneming juridisch correct en actueel is, geven je objectief advies en zetten eventuele problemen recht.
    • Zorg dat verplichte documenten zoals arbeidsovereenkomsten en -reglementen en loondocumenten voorhanden zijn. Het is belangrijk dat alle documenten juridisch waterdicht zijn en overeenstemmen met de werkelijkheid.
       
  • In geval van een controle
    • Bereid een aangekondigde inspectie grondig voor met een externe expert en bereid ook je medewerkers voor op een eventueel gesprek met de inspecteur. Leg hen op voorhand enkele vragen voor die de inspecteur zou kunnen stellen. Dat stelt hen gerust.
    • Antwoord to-the-point op alle vragen van de inspecteur en verschaf geen onnodige informatie. Weid niet nodeloos uit en blijf bij de les. Onderteken een pv enkel indien het een correcte weerslag van de feiten is. Als je niet onmiddellijk over alle informatie beschikt, wees dan eerlijk. Het is meestal geen probleem om de informatie nog na het bezoek te bezorgen.

Flitscontroles in 2023: een overzicht van de planning

  • april: bouwsector (incl. elektrotechniek en metaal);
  • juni: horeca;
  • augustus: schoonmaaksector;
  • oktober: groene sectoren;
  • december: vleessector.

Flitscontroles in 2024: een overzicht

  • januari: grootsteden (incl. carwash)
  • maart: verhuissector
  • mei: transportsector
  • juli: bewaking
  • september: groene sectoren
  • november: bouwsector (incl. elektrotechniek en metaal)

Ben je graag goed voorbereid op een bezoek van de sociale inspectie?

Volg de opleiding over sociale inspectie en je bent er helemaal klaar voor. Of vraag een legal consultant om een sociale audit uit te voeren, je voor te bereiden op of je bij te staan tijdens de inspectie. Wist je trouwens dat je zowel voor de opleiding als voor de sociale audit beroep kan doen op subsidies via de kmo-portefeuille? Vraag er zeker naar. 

Deel dit artikel

Florence Cordonnier_acerta

Geschreven door Florence Cordonnier

Managing consultant

Gerelateerde artikels

Werkgevers

Gelijkstelling jaarlijkse vakantie bedienden: RSZ verdeelt de koek

30 december 2020
Nele Mertens

Werknemers die in 2020 tijdelijk werkloos werden gesteld ten gevolge van de coronamaatregelen mochten zeker geen vakantierechten verliezen in 2021. Dat was de belofte die toenmalig minister van werk Nathalie Muylle deed in maart 2020. Maar hoe zit het nu met de beloofde compensatie voor werkgevers?

Lees meer
Werkgevers

Controle op naleving preventieve maatregelen COVID-19 wordt repressief

20 november 2020
Amandine Boseret

Mogen de deuren van jouw onderneming gewoon openblijven? Dan zijn er alsnog enkele maatregelen die je moet naleven. Doe je dat niet, riskeer je fikse boetes en misschien zelfs een gevangenisstraf.

Lees meer