Vorige

Sociale inspectie? Zo bereid je je voor

30 oktober 2019 Florence Cordonnier Werkgevers

Vroeg of laat krijgt elke organisatie ze over de vloer: “de sociale inspectie”. In 2018 werden er in België maar liefst 14 051 controles uitgevoerd in bedrijven in verschillende sectoren. Limburg en West-Vlaanderen waren hierin de koplopers. Zo’n bezoek is echter net als een examen: wie goed voorbereid is, hoeft niets te vrezen.

Wat houdt dat juist in zo’n inspectie en wat als er onregelmatigheden worden vastgesteld? Wij geven je alvast enkele tips zodat je vol vertrouwen het bezoek van de inspecteur tegemoet kunt zien.

Leestijd: Later lezen?

Wat komt de inspectie bij jou doen?

De sociale inspectie kan aangekondigd of als verrassing voor de deur staan, op eigen initiatief of na een klacht (van een (ex-)personeelslid bijvoorbeeld). De inspecteur controleert dan allerlei documenten die te maken hebben met je werknemers zoals de arbeidsovereenkomsten, aangiftes en betalingen van lonen en voordelen, arbeidsregelementen en bedrijfspolicies. Er zijn verschillende inspecties, die elk verschillende zaken doorlichten. De meest voorkomende inspecties zijn:

  1. Toezicht Sociale Wetten (TSW): zij zorgen voor de verdediging van de individuele en collectieve rechten van de werknemers. Zijn alle verplichte vermeldingen opgenomen in het arbeidsreglement? Worden de regels van de jaarlijkse vakantie nageleefd? Werkt een deeltijdse werknemer wel echt deeltijds en conform het overeengekomen uurrooster? Hoe wordt het woon-werkverkeer berekend en betaald? Wordt de minimum arbeidsduur gerespecteerd?
  2. RSZ-inspectie: de RSZ-inspectie controleert of de werkgever de sociale bijdragen correct betaalt. Zijn onkostenvergoedingen wel degelijk onkostenvergoedingen, of eerder verdoken loon waar werkgevers alsnog een RSZ-bijdrage op moeten betalen? Wordt de wagen enkel voor het werk gebruikt en wordt er al dan niet RSZ voor betaald? Zijn de zelfstandige medewerkers wel echt zelfstandig, of is er sprake van schijnzelfstandigheid?
  3. Welzijnsinspectie (Toezicht Welzijn op het Werk of TWW): deze inspectie houdt toezicht op het welzijn op het werk. Zijn er veiligheidsvoorzieningen zoals persoonlijke beschermingsmiddelen voorhanden? Zijn de instructies om met machines om te gaan beschikbaar en gekend door de werknemers? Ze komen ook ter plaatse bij een ernstig arbeidsongeval.

Wat als de inspectie inbreuken op de arbeidsreglementering vaststelt?

Als na de inspectie blijkt dat er onregelmatigheden zijn in jouw bedrijf, dan zal je deze – vaak retroactief en met de nodige intresten – uiteraard moeten rechtzetten (bijvoorbeeld loon dat niet correct werd betaald). Daarbovenop kan er ook een sanctie volgen. In dat geval stelt de inspecteur een proces-verbaal op, dat dan een strafrechtelijk of administratiefrechtelijk vervolg krijgt. De boetes die daaruit voortvloeien kunnen zeer hoog oplopen en worden berekend per betrokken werknemer. Er kan ook eerst een ‘waarschuwing’ gegeven worden, waarna er meestal nog een controle volgt.

Praktische tips & tricks

  • Voorafgaand aan de controle
    • Laat nu een audit uitvoeren door een externe expert. Zij checken proactief of de sociale administratie van je onderneming juridisch correct en actueel is, geven je objectief advies en zetten eventuele problemen recht.
    • Zorg dat verplichte documenten zoals arbeidsovereenkomsten en -reglementen en loondocumenten voorhanden zijn. Het is belangrijk dat alle documenten juridisch waterdicht zijn en overeenstemmen met de werkelijkheid.
       
  • In geval van een controle
    • Bereid een aangekondigde inspectie grondig voor met een externe expert en bereid ook je medewerkers voor op een eventueel gesprek met de inspecteur. Leg hen op voorhand enkele vragen voor die de inspecteur zou kunnen stellen. Dat stelt hen gerust.
    • Antwoord to-the-point op alle vragen van de inspecteur en verschaf geen onnodige informatie. Weid niet nodeloos uit en blijf bij de les. Onderteken een pv enkel indien het een correcte weerslag van de feiten is. Als je niet onmiddellijk over alle informatie beschikt, wees dan eerlijk. Het is meestal geen probleem om de informatie nog na het bezoek te bezorgen.
Deel dit artikel
Florence Cordonnier

Geschreven door Florence Cordonnier

Managing consultant