Internationale tewerkstelling en salary split: zo werkt het

Er zijn twee vormen van salary splits: de formele split en de feitelijke (of natuurlijke) split.

Wat is het verschil tussen een formele en feitelijke salary split?

Bij een formele salary split heeft je medewerker meerdere werkgevers in de landen waarin hij actief is en krijgt hij verschillende loonuitbetalingen. Vaak vallen jij en de andere werkgever wel onder dezelfde groep. Over het loon dat hij in elk land krijgt betaalt je medewerker belastingen volgens de lokale belastingregels. Een dergelijke structuur zet je doorgaans bewust op omwille van organisatorische of fiscale redenen.

Naast de formele salary split heb je de feitelijke split. Hier gaat het meestal niet om een bewust opgezette structuur en betaal jij als enige werkgever het volledige loon van je medewerker. Hij is door zijn internationale tewerkstelling wel belastbaar in verschillende landen maar ontvangt zijn loon in één keer. De feitelijke salary split is dus eigenlijk meer een belastingssplit.

Wanneer is er sprake van een feitelijke salary split?

Natuurlijk is er niet meteen sprake van een salary split als je personeel af en toe eens in het buitenland werkt. Maar waar trek je dan de grens? Het is heel eenvoudig: we spreken van een salary split als je medewerker binnen een periode van 12 maanden meer dan 183 dagen fysiek werkt in een land waar hij niet officieel woont. De werkdagen in dat andere land worden op basis van het dubbelbelastingverdrag belast volgens lokale regels.

Ook als je medewerker in een ander land woont dan dat waar jouw onderneming is gevestigd, is er sprake van een salary split. Ben je bijvoorbeeld gevestigd in België maar woont je medewerker in Nederland? Dan zijn alle werkdagen belastbaar in het zogenaamde woonland van je medewerker – Nederland dus – met uitzondering van de dagen waarop hij fysiek werkte in België.

Wat zijn de gevolgen van een salary split?

1. Belastingen

Een salary split heeft allereerst fiscale gevolgen. Je medewerker betaalt belastingen in verschillende landen – op afzonderlijke delen van zijn loon – en kan daardoor onder een gunstiger belastingtarief vallen. Een leuke meevaller dus. Het nadeel is dat zijn belastingaangifte complexer wordt doordat hij die in verschillende landen moet indienen.

2. Sociale zekerheid

Als werkgever moet je altijd een A1-document aanvragen om in orde te zijn met de sociale zekerheid. Dit document geeft duidelijk weer in welk land je socialezekerheidsbijdragen moet betalen. Een medewerker valt binnen de Europese Unie slechts onder één socialezekerheidsstelsel. Presteert je medewerker meer dan 25% van zijn uren in zijn woonland? Dan is de sociale zekerheid van dat land van kracht – zowel voor je medewerker als voor jou.

Werkt je medewerker minder dan 25% van de tijd in zijn woonland? Dan hangt de toepasselijke sociale zekerheid van andere regels af. Die materie is vrij complex. Laat je in dat geval dus best bijstaan door een expert voor een correcte afhandeling.

3. Payroll

Uiteraard heeft internationale tewerkstelling gevolgen voor je payroll. Bij een formele salary split zijn er meestal meerdere payrolls (een Belgische en één of meerdere buitenlandse), waarin telkens een stuk van het loon in wordt verwerkt via de verschillende werkgevers in de verschillende landen.

Bij een feitelijke split krijg jij, als Belgische werkgever, te maken met buitenlandse belastingen en/of sociale zekerheid. Dan moet jij je als werkgever aanmelden bij de buitenlandse overheidsdiensten. Daarnaast moet je een payroll opstellen in het buitenland, zodat sociale en/of fiscale afdrachten via die payroll verlopen noemen dit een schaduwpayroll, aangezien je deze alleen gebruikt om de sociale en fiscale bijdragen te berekenen en door te storten. De inhouding van de bijdragen op het loon gebeurt op de ‘echte’ payroll.

Je medewerkers zorgeloos internationaal tewerkstellen?

Internationale tewerkstelling is zo al complex genoeg, de administratieve en fiscale rompslomp komt er nog bovenop. Bij Acerta hebben we alle expertise in huis om je salary split en internationale payroll vlekkeloos te laten verlopen.