Buitenlandse werknemers in dienst nemen

Om een vacature in te vullen waarvoor je in België geen kandidaat vindt of om gebruik te maken van specifieke expertise uit het buitenland, kan het nuttig zijn om een persoon uit het buitenland aan te werven. Een buitenlandse werknemer in dienst nemen, is echter wel complex wat administratie (het opstellen van een arbeidscontract bijvoorbeeld), arbeidsrecht en sociaal recht betreft. Geen zorgen: Acerta vertelt je hoe je het aanpakt.

Eerst en vooral doet het land van herkomst van de werknemer die je aanwerft ertoe. Voor burgers van lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EU, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein) en Zwitserland is de regeling vaak iets eenvoudiger. Voor bepaalde categorieën van buitenlandse werknemers uit deze landen zijn er immers geen specifieke toelatingen tot arbeid nodig. 

Als je werknemer uit een ander land dan de eerdergenoemde landen komt, is het wél mogelijk dat je bepaalde formaliteiten in orde moet brengen vóór de persoon effectief bij jou aan de slag mag. 

Ook de Brexit heeft natuurlijk een impact als je werknemers uit het Verenigd Konijkrijk wil aannemen. We lijsten de gevolgen van de Brexit voor internationale tewerkstelling voor je op.

Er wordt verder over het algemeen een onderscheid gemaakt tussen tewerkstelling tot 90 dagen en langer dan 90 dagen.

• Tewerkstelling tot 90 dagen

Een arbeidskaart en arbeidsvergunning – door jou als werkgever aan te vragen – zijn vereist in bepaalde gevallen bij tewerkstelling tot 90 dagen:

• Buitenlandse werknemer afkomstig uit een land buiten de Europese Economische Ruimte 

• Grensarbeiders

• Au pairs

• Stagiairs 

Bekijk de voorwaarden, procedure, uitzonderingen en het aanvraagformulier op Vlaanderen.be.

• Buitenlandse werknemer aanwerven voor langer dan 90 dagen

Sinds januari 2019 moet je nog maar één gecombineerde vergunning aanvragen – de zogenaamde single permit – om een buitenlands persoon voor langer dan 90 dagen in te schakelen in je bedrijf in België. Dit elektronische document geeft de persoon in kwestie toelating om in België te verblijven en te werken.

Een vergunning voor bepaalde duur vraag je als werkgever aan via Working in Belgium. Een toelating voor onbepaalde duur moet door de werknemer zélf aangevraagd worden, en dat in het gewest waar deze persoon verblijft. 

Als je hooggekwalificeerde werknemers aanneemt uit een niet-EU-land, kan je gebruikmaken van de Europese blauwe kaart. De werknemer in kwestie moet hiervoor een aanvraag indienen bij de bevoegde consulaire diensten of bij de vreemdelingendienst van de verblijfsgemeente in België. Als werkgever moet je in dit geval ook een arbeidsvergunning aanvragen bij de Dienst Economische Migratie.

Nog een aandachtspunt is de Limosa-melding. Als je tijdelijk buitenlands personeel in België tewerkstelt, moet je de Belgische autoriteiten namelijk op de hoogte brengen van hun aanwezigheid in ons land. Dit om eventuele fraude tegen te gaan. Je riskeert dan ook boetes tot wel 4.000 euro en strafrechtelijke sancties als je hiermee niet in orde bent.

Je moet als werkgever de aangifte doen vóór de eerste dag van tewerkstelling, via een onlineplatform van de Belgische overheid. De aangifte verloopt in verschillende stappen. 

Laat Acerta Tax & International je helpen bij het regelen van de Limosa-aangifte

In bepaalde gevallen is het echter niet nodig om een Limosa-melding te doen, zoals bij:

• Vergaderingen van korte duur in beperkte kring

• Dringende onderhouds- of herstellingswerken in België

• Internationaal transport

• Wetenschappelijke congressen

Je kan de volledige lijst met uitzonderingen bekijken op de website van Working in Belgium.

Je bent verplicht om voor de buitenlandse werknemer een A1-formulier aan te vragen bij een Belgische sociale zekerheidsinstantie. Dit formulier is specifiek bedoeld voor werknemers die onder de sociale zekerheid van een ander land vallen, maar in België aan het werk gaan, of omgekeerd. 

Wat je dus als werkgever zeker ook niet over het hoofd mag zien, is de sociale zekerheid voor de buitenlandse werknemer. Je wil natuurlijk perfect in orde zijn bij een eventuele arbeidsinspectie.

Zonder geldig A1-formulier kunnen de buitenlandse inspectiediensten de betrokken werknemer of zelfstandige onderwerpen aan hun lokale sociale zekerheid. En dat heeft zo zijn gevolgen, zoals de aansluiting van de Belgische werkgever/zelfstandige bij de buitenlandse sociale zekerheidsinstanties. Bovendien staan er in de meeste landen stevige boetes op het ontbreken van een A1-verklaring. Sommige bedrijven weigeren daarom buitenlandse werknemers op hun terrein als ze geen geldige A1-formulier kunnen voorleggen.

Zonder geldig A1-formulier kunnen de buitenlandse inspectiediensten de betrokken werknemer of zelfstandige onderwerpen aan hun lokale sociale zekerheid. En dat heeft zo zijn gevolgen, zoals de aansluiting van de Belgische werkgever/zelfstandige bij de buitenlandse sociale zekerheidsinstanties. Bovendien staan er in de meeste landen stevige boetes op het ontbreken van een A1-verklaring. Sommige bedrijven weigeren daarom buitenlandse werknemers op hun terrein als ze geen geldige A1-formulier kunnen voorleggen.

Je moet de A1-verklaring tijdig aanvragen: ruim vóór de aanvang van de tewerkstelling van de buitenlandse werknemer. De aanvraag gebeurt online en is best ingewikkeld. Acerta Tax & International helpt je graag of regelt de aanvraag voor jou. 

Vraag de A1-verklaring aan met hulp van Acerta

Met grensarbeid wordt bedoeld: personen die wonen in Nederland, Duitsland, Frankrijk of Luxemburg en in België werken, of omgekeerd.

Voor grensarbeiders geldt een complexe wetgeving. Bovendien is het opbouwen van sociale zekerheid voor hen niet eenvoudig. En het wordt mogelijk nog ingewikkelder wanneer een werknemer deels van thuis uit (in zijn woonland dus) en in België werkt voor belastingen en sociale zekerheid.

Om dit allemaal enigszins te vereenvoudigen werden er wel dubbelbelastingverdragen afgesloten tussen de verschillende landen.

Met een dubbelbelastingverdrag wil men vermijden dat je werknemer in twee landen belastingen moet betalen. Enkele voorbeelden:

Een Nederlandse werknemer die in België werkt, betaalt belastingen op het Belgische inkomen aan de Belgische belastingdienst. Als hij daardoor meer belastingen betaalt dan wanneer hij in Nederland onder dezelfde voorwaarden zou werken, wordt het verschil gecompenseerd door de Nederlandse fiscus.

Ook met Luxemburg heeft de Belgische fiscus een dubbelbelastingverdrag opgesteld. Een werknemer die in Luxemburg werkt voor een Luxemburgse werkgever maar in België woont, betaalt enkel belasting aan de Luxemburgse fiscus. Als een werknemer thuiswerkt (in België dus) blijft die regel gelden, zolang het om niet meer dan 34 thuiswerkdagen per kalenderjaar gaat. Bij meer thuiswerk, worden die dagen belast door de Belgische fiscus.

Als je een buitenlandse werknemer wil aannemen of een werknemer in het buitenland wil tewerkstellen, is detachering ook een optie. In dat geval blijft de werknemer onder het gezag van de werkgever die de persoon ‘uitzendt’. 

Uiteraard zijn hier wel bepaalde formaliteiten aan verbonden. De buitenlandse werkgever moet bijvoorbeeld de Limosa-aangifte in orde brengen en een verbindingspersoon in België aanduiden.

Op welke manier je ook buitenlandse werknemers in jouw Belgische bedrijf aan het werk zet, de kans is groot dat je hierdoor te maken krijgt met een internationale payroll. Dat wordt al vlug erg ingewikkeld. Acerta is er dan om die regelingen te vergemakkelijken voor jou.