Vakantiegeld berekenen

Het jaarlijks vakantiegeld berekenen is complex en de Belgische reglementering laat soms ruimte voor interpretatie. De berekening is anders voor bedienden dan voor arbeiders, en verschilt naargelang vast of variabel loon. Bij ontslag, uitdiensttreding en andere omstandigheden wordt het nog ingewikkelder.

Basisprincipe vakantierechten

Medewerkers moeten eerst vakantierechten opbouwen tijdens het vakantiedienstjaar, vóór ze die kunnen opnemen tijdens het vakantiejaar. Wie een jaar voltijds heeft gewerkt in het arbeidsstelsel van vijf dagen per week, heeft recht op 4 weken of 20 dagen betaalde vakantie. Voor het stelsel van 6 dagen per week, zijn dat 24 vakantiedagen.

Tijdens de studie of een werkloosheidsperiode worden geen vakantierechten opgebouwd. Is je medewerker pas afgestudeerd of zat hij een lange periode zonder werk? Dan heeft hij – waarschijnlijk - geen recht op vakantie in zijn eerste werkende jaar. Tenzij hij in aanmerking komt voor jeugdvakantie.

Vakantiegeld bediende vast loon

Voor bedienden met een vast loon is de berekening van het vakantiegeld als volgt:

• Enkel vakantiegeld: doorbetaling van het normale loon tijdens vakantiedagen, uitbetaald op het moment dat de medewerker zijn vakantie opneemt;
• Dubbel vakantiegeld: een toeslag om vakantie-uitgaven te dekken. Het bedrag stemt overeen met 92 % van het brutomaandloon. Dit wordt doorgaans uitbetaald op het moment dat de medewerker zijn hoofdvakantie opneemt (in de praktijk meestal in mei of juni).

Als werkgever betaal je ongeveer 30 % RSZ-bijdragen op het enkel vakantiegeld, niets op het dubbel vakantiegeld.

Vakantiegeld bediende variabel loon

Voor bedienden met een volledig of gedeeltelijk variabel loon, bereken je het vakantiegeld op basis van het dagelijks gemiddelde van het loon dat werd verdiend in de referteperiode: 12 maanden voorafgaand aan de hoofdvakantiemaand. Het enkel vakantiegeld bedraagt 8 % op het bruto variabel loon; het dubbel komt op 7,67 %. Net zoals voor bedienden met een vast loon, betaal je ongeveer 30 % RSZ-bijdragen op het enkel vakantiegeld.

Vakantiegeld arbeider

Arbeiders worden niet uitbetaald als ze hun wettelijke vakantiedagen opnemen. Ze ontvangen enkel en dubbel vakantiegeld in één keer van de Rijksdienst Jaarlijkse Vakantie (RJV). Het fonds wordt gefinancierd door werkgeversbijdragen op het brutoloon aan 108 %. Het wordt berekend op basis van 15,38 % van de brutobezoldiging van het vakantiedienstjaar. Als werkgever betaal je daartoe kwartaalbijdragen plus een jaarlijkse bijdrage, apart gefactureerd door de RSZ. Arbeiders ontvangen hun vakantiegeld via de RJV tussen 2 mei en 30 juni.

Vakantiegeld interim

Uitzendkrachten hebben recht op jaarlijkse vakantie volgens het aantal dagen dat ze het jaar voordien hebben gewerkt. Het vakantiegeld van bedienden wordt door het uitzendbureau betaald bij elke uitkering van het loon, onder de noemer ‘vertrekvakantiegeld’. Arbeiders die op interimbasis werken, ontvangen hun vakantiegeld in één keer via de RJV.

Arbeidsongeschiktheid

Is een medewerker arbeidsongeschikt door ziekte? Dan wordt die periode gelijkgesteld met een periode van werken voor het bepalen van de vakantierechten. Let wel: de gelijkstelling is beperkt tot 12 maanden afwezigheid. Ook als een medewerker het werk gedeeltelijk hervat in volle dagen, worden de dagen van arbeidsongeschiktheid gelijkgesteld voor jaarlijkse vakantie. Bij een gedeeltelijke hervatting voor halve dagen, is er een verschil tussen arbeiders en bedienden. Voor arbeiders worden de halve dagen arbeidsongeschiktheid gelijkgesteld, voor bedienden niet. In de toekomst komt hierin eventueel verandering.

Ziek tijdens vakantie

Als een medewerker ziek wordt vóór een geplande vakantie, beschouwt men hem als arbeidsongeschikt. Hij heeft in dat geval recht op gewaarborgd loon: de vakantiedagen worden overgedragen. Wie ziek wordt tijdens zijn vakantie, maakt geen aanspraak op vakantiedagen.

Deze regeling is echter in strijd met de Europese arbeidsrichtlijn. Die voorziet namelijk dat een medewerker die ziek wordt tijdens zijn vakantie, die dagen later alsnog kan opnemen. Het is nu aan de Belgische wetgever om dit eventueel te wijzigen.

Vakantiegeld ontslag of uitdiensttreding

Een medewerker die je ontslaat of die zelf opstapt, heeft recht op vertrekvakantiegeld ten bedrage van 15,34 % van het verdiende brutoloon: 7,67 % enkel vertrekvakantiegeld plus 7,67 % dubbel vertrekvakantiegeld. Omdat het enkel vertrekvakantiegeld wordt beschouwd als loon, betaal je er socialezekerheidsbijdragen op.

Op een deel van het dubbel vertrekvakantiegeld (6,8/7,67) hou je 13,07 % in. Hierop ben je geen patronale bijdragen verschuldigd. Voor het overige dubbel vertrekvakantiegeld (0,87/7,67) is de werknemersbijdrage vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.

De uitbetaling gebeurt in twee delen:

• Saldo aan vakantiegeld: dagen die de medewerker niet heeft opgenomen;
• Voorschot op vakantiegeld: dagen die de medewerker aan het opbouwen was in het jaar van ontslag.

Medewerkers die in hetzelfde jaar elders aan de slag gaan, nemen de vakantiedagen op die ze tegoed hadden van hun vorige tewerkstelling. Als nieuwe werkgever trek je dit af van het loon dat je normaal zou doorbetalen tijdens de vakantie.

Vakantiegeld verandering prestatiebreuk

Bij een wijziging van de prestatiebreuk gebeuren regelmatig fouten bij de berekening van het vakantiegeld. Telkens de prestatiebreuk vermeerdert of vermindert (van deeltijds naar voltijds of omgekeerd), dien je de vakantierechten te herberekenen. Je moet zowel het beginsaldo opnieuw bepalen, als de al opgenomen vakantiedagen in het vorige stelsel.

Concreet voorbeeld: een medewerker die in 2020 voltijds werkte, schakelt in 2021 over naar een deeltijdse tewerkstelling. Hij heeft recht op 4 weken vakantie, maar kan die door zijn gewijzigde uurrooster niet opnemen. Je betaalt de vakantiedagen uit in de vorm van vertrekvakantiegeld.

Minder dan jaar gewerkt

Heeft een medewerker tijdens het vakantiedienstjaar minder dan 12 maanden gewerkt? Dan bereken je het dubbel vakantiegeld proportioneel:

• 12 maanden prestaties in het zesdagenstelsel leveren 24 vakantiedagen op;
• 8 maanden prestaties in datzelfde stelsel leveren 8/12^de op: 16 vakantiedagen.

Overdracht vakantiedagen

Wettelijk gezien moeten medewerkers hun opgebouwde vakantiedagen opnemen tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar. Voor arbeiders geldt dat hun vakantiegeld definitief is verworven, ook als ze het niet opnemen. Voor bedienden moet je de niet opgenomen dagen door overmacht uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar uitbetalen. Hetzelfde geldt voor inhaalrustdagen of ADV-dagen: ze moeten voor het einde van het jaar worden opgenomen.

In de praktijk worden vakantiedagen soms overgedragen naar het volgende kalenderjaar. Dat behoort tot de mogelijkheden voor bijkomende vakantiedagen die op sectoraal- of ondernemingsvlak worden toegekend. Is er sectoraal niets vastgelegd? Dan bepaal je best in het arbeidsreglement dat eerst de wettelijke vakantie moet worden uitgeput, vooraleer er bijkomende vakantiedagen mogen worden opgenomen.

Provisie vakantiegeld

Als werkgever leg je een provisie of voorziening aan om te anticiperen op de kosten van het vakantiegeld. Het maximumbedrag dat je mag aanleggen, is fiscaal aftrekbaar mits je volgende grenzen respecteert:

• Bedienden: 18,20 % van de vaste en veranderlijke bezoldigingen die in 2020 zijn toegekend, verminderd met aanvullend vakantiegeld dat in 2020 is toegekend.
• Arbeiders: maximum 10,27 % van 108/100 van de lonen die in 2020 zijn toegekend aan arbeiders en leerlingen.

Let wel: het flexiloon en flexivakantiegeld dat in 2020 werd toegekend, wordt niet opgenomen in de berekeningsgrondslag. Je betaalt dat immers uit samen met het flexiloon.