Het evaluatiegesprek

Tijdens een evaluatiegesprek maak je samen met je medewerker een eindbalans van de afgelopen periode. Tijdens dit gesprek bespreek je de actiepunten die je vastlegde tijdens functioneringsgesprekken. Evaluatiegesprekken zijn voor beide partijen vaak erg spannend. Een goede voorbereiding zorgt er dan ook voor dat het gesprek vlot verloopt.

De voorbereiding van het evaluatiegesprek

Bij evaluatiegesprekken is het goed om een vaste leidraad of modeldocument uit te werken. Dit biedt voor zowel jou als je medewerkers een houvast. Zo kan je bijvoorbeeld op voorhand een vragenlijst opstellen, waar jij en je medewerker zich op baseren voor het gesprek.

Verzamel ter voorbereiding op het gesprek objectieve vaststellingen en feiten van de afgelopen periode. Laat je hierbij vooral niet te veel beïnvloeden door de laatste weken voorafgaand het gesprek, maar bekijk de gehele periode.

360° feedback

Voor een evaluatiegesprek is het belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van de prestaties van de medewerker. Zet daarom in op 360° feedback. Hierbij wordt de medewerker beoordeeld door een aantal personen die dagelijks met hem samenwerken. Stel hiervoor een duidelijke vragenlijst op en zorg voor een aangename sfeer, waar feedback een belangrijk onderdeel uitmaakt van de bedrijfscultuur. Zo krijgt je medewerker een duidelijk beeld van zijn werkpunten en zijn sterktes, waardoor hij gemotiveerd is om er mee aan de slag te gaan.

Wat zijn de voorwaarden voor een goed gesprek?

Er zijn een aantal basisvoorwaarden voor een goed evaluatiegesprek:

• Schep duidelijkheid over wat je van je medewerker verwacht
• Voorzie voldoende tijd voor de voorbereiding en het gesprek
• Zorg voor een rustige ruimte, waar je ongestoord het gesprek laat plaatsvinden
• Creëer een vertrouwelijke sfeer, zodat het gesprek open verloopt

Wanneer organiseer je een evaluatiegesprek?

Wil je het evaluatiegesprek een belangrijke plaats geven in je feedbackcultuur? Dan is het zeker interessant om een keer per jaar een evaluatiegesprek te organiseren. Dit kan je uiteraard nog aanvullen met functioneringsgesprekken.

Verschil evaluatiegesprek en functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken gebeuren bij voorkeur op een regelmatig tijdstip, en liefst "on the job". Tijdens deze interactieve dialogen kijk je samen met jouw medewerker vooruit. Je staat stil bij wat er van hem verwacht wordt en hoe de samenwerking best verloopt. Tegelijk bespreek je welke ondersteuning, coaching en opleiding er nodig is om de individuele groei van jouw medewerker verder te stimuleren. Die afspraken kunnen opgenomen worden in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).

Welke onderwerpen behandel je tijdens het gesprek?

Tijdens het gesprek behandel je alles wat betrekking heeft tot het functioneren van de medewerker:

• Je overloopt de afspraken uit het vorige gesprek
• Je overloopt het huidige takenpakket en de manier waarop de medewerker deze taken invult en uitvoert
• Je overloopt de sterktes, de zwaktes en de groeipunten van de medewerker
• Je geeft concrete voorbeelden van situaties die goed of minder goed liepen
• Je maakt nieuwe afspraken voor de komende periode

Valkuilen van het evaluatiegesprek

Het voeren van een goed evaluatiegesprek is niet altijd even eenvoudig. Let daarom op de volgende aandachtspunten:

• Stel zo min mogelijk suggestieve en gesloten vragen, deze sturen het gesprek te veel
• Sta voldoende open voor datgene dat de medewerker vertelt
• Laat de medewerker nadenken over zijn eigen kennen en kunnen
• Gebruik een duidelijke methodiek voor het gesprek, zonder dat je je hier te veel aan vastklampt