Telewerken en telewerkvergoeding: hoe zit het?

01 juni 2024
Leestijd: Later lezen?

Wanneer je medewerkers werken vanop afstand (telewerken) en gebruik maken van hun eigen apparatuur en/of faciliteiten, kunnen ze daarvoor in sommige gevallen aanspraak maken op een vergoeding. De voorwaarden daarvoor hangen af van het soort telewerk dat ze uitvoeren en wat je al eerder bent overeengekomen. In sommige gevallen ben je als werkgever verplicht een vergoeding te betalen, in andere gevallen is een vergoeding niet verplicht maar wel mogelijk.

Wat is telewerken?

Telewerken houdt in dat medewerkers vanaf een andere plek werken dan de werkplek die je als werkgever aanbiedt. Dit kan vanuit huis zijn, maar ook ergens anders, zelfs in het buitenland of op een ander kantoor. Meestal gebeurt telewerken vanuit het huis van de werknemer, maar dit hoeft dus niet. Telewerken kan deel uitmaken van flexibel werken, waarbij mensen afwisselend thuis en op kantoor werken. Maar telewerken kan ook helemaal op afstand gebeuren, zonder dat je naar kantoor hoeft te gaan.

Voorwaarden voor telewerk

Het is belangrijk dat je de voorwaarden correct opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, ook al ben je niet verplicht een vergoeding te betalen maar wil je je medewerkers toch een extra geven. Bovendien teken je bepaalde regels en modaliteiten rond telewerk best op in een aanvullende policy.

De voorwaarden en reglementeringen die je als werkgever moet volgen, hangen af van de vorm van het telewerk.

Graag een helder overzicht van de regelgeving rond thuis- en telewerk? Je vindt dit in Trefzekerafd. 23, III, A van de sociale gids.

Structureel telewerk

Structureel telewerk is werk dat op een regelmatige basis en niet sporadisch wordt verricht, aan de hand van IT-middelen, vanuit de eigen woning van de medewerker of vanuit een andere door hem gekozen plaats. Deze vorm van telewerk moet formeel worden opgenomen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst.

Vergoeding voor structureel telewerk

Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Je moet bovendien de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

Je mag natuurlijk meer doen. De RZS geeft volgende administratieve instructies mee voor het bepalen van de onkosten:

  • Een bureauvergoeding van 10 % van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk of een vrijgestelde vergoeding tot 154,74 euro per maand vanaf 1 juni 2024 (151,70 euro t.e.m. 31 mei 2024). Let op: sinds juni 2022 is het niet meer mogelijk om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding. Voor werknemers die in dit systeem zitten, verandert er niets.
  • Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding.
  • Een vergoeding van 20 euro per maand indien je medewerkers hun eigen apparatuur gebruiken, ofwel een vergoeding van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en/of een printer/scanner zonder privécomputer (5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Wil je een hoger bedrag toekennen, dat moet je kunnen aantonen dat het nog steeds om een werkelijke onkostenvergoeding gaat.

Occasioneel telewerk

Onder occasioneel telewerk verstaan we alle werk dat incidenteel of omwille van overmacht of persoonlijke redenen buiten de bedrijfsterreinen wordt verricht met behulp van IT-middelen. Denk bijvoorbeeld aan treinstakingen of het sneeuwalarm.

Voor deze vorm van telewerk is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst niet verplicht. Je kan kiezen of je de nodige afspraken rond bv. werktijden en bereikbaarheid opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst of een policy.

Vergoeding voor occasioneel telewerk

Je bent in geval van telewerk door overmacht of persoonlijke redenen niet verplicht om je medewerkers een vergoeding te betalen. Aangezien het telewerk dan eerder uitzonderlijk voorkomt, is het ook niet vereist om een vergoeding te voorzien.

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp