Hoe pak je onboarding goed aan?

Preboarding en onboarding zijn niet meer weg te denken uit het huidige werkveld. De eerste drie maanden tot een jaar blijken immers cruciaal voor een succesvolle integratie van je nieuwe collega. Plus: een vlotte en aangename start mondt makkelijker uit in een duurzame arbeidsrelatie.

Een bijzonder vruchtbaar jaar

Een goede integratie begint meteen nadat je kandidaat zijn contract ondertekent. Zorg ervoor dat hij zich zo snel mogelijk kan thuis voelen in zijn functie, het team en de bedrijfscultuur. Voor de effectieve opstart heet dat preboarding.

Het eigenlijke onboarden begint wanneer je nieuwe collega op de werkvloer arriveert, en vraagt idealiter een jaar aandacht en tijd. Als beloning krijg je een geëngageerde en productieve medewerker met groeipotentieel, die een gezonde band heeft met de collega’s en het management.

Preboarding: hartelijke verwelkoming

Tussen de ondertekening van het contract en de dag waarop je medewerker start, liggen meestal enkele weken tot maanden. Die periode benut je best om je nieuwe personeelslid proactief bij je ondernemingssfeer te betrekken en zo een gevoel van verbondenheid te creëren. Hou regelmatig contact en deel alvast praktische informatie: de namen van de teamleden, de mentor, peter of meter binnen de afdeling, de hr-verantwoordelijke en de leidinggevende.

Maar met preboarding voed je ook het enthousiasme van je medewerker in spe. Toon dus dat jullie uitkijken naar zijn of haar komst. Mogelijkheden genoeg: stuur sympathieke berichten via een onboardingapp, bezorg een welkomstkaartje of bloemen uit naam van het team, zend een mail met antwoorden op veelgestelde vragen, nodig hem uit voor een bedrijfsevent of kennismakingslunch …

Zo bevestig je hem of haar in de keuze voor de nieuwe job, en neem je eventuele twijfels en onzekerheden weg. Je ontmijnt ook mogelijke commentaar uit de (werk)omgeving van je medewerker in spe. Meer nog: je nieuwe medewerker ontpopt zich tot een ambassadeur van je bedrijf nog vóór hij of zij aan boord is.

Onboardingapp: zorgeloos inwerken

Wil je - in afwachting van de startdag - eenvoudig het contact met je toekomstige medewerker warm houden en de informatiedoorstroom vereenvoudigen? Dan is de onboardingapp van Talmundo een aanrader. Met dit online platform zijn nieuwe collega’s makkelijker mee met de bedrijfswaarden en het ritme binnen je organisatie. Het integreren gaat vlotter, waardoor nieuwe medewerkers ook sneller productief worden. Om de app op je bedrijfscultuur af te stemmen, kun je hem inrichten op maat. Acerta helpt je daar graag bij.

Enkele voorbeelden van concrete toepassingen: een filmpje waarin de managing director de medewerker persoonlijk welkom heet, een uitnodiging aan de kandidaat om zichzelf virtueel voor te stellen, een mail waarin je peilt naar feedback over de aanwerving, wist-je-datjes over de geschiedenis van het bedrijf, een leuke quiz om kennis over de functie te testen …

Kortom, je deelt informatie in hapklare brokken, om te inspireren en te engageren.

Acerta biedt samen met Talmundo deze handige onboardingapp aan aan bedrijven die jaarlijks minder dan 50 aanwervingen doen.

Onboarding: sneller productief

Is de eerste werkdag daar? Zorg ervoor dat de praktische zaken goed geregeld zijn. Reik je nieuwe collega alles aan wat hij of zij nodig heeft, zónder dat hij of zij er achteraan hoeft te hollen. Van computer en gsm tot parkeerplaats en toegangspas. Licht ook de belangrijkste voorschriften en regels toe, en presenteer het inwerkschema. Denk eraan: doseer de informatie om te vermijden dat je medewerker kopje-onder gaat.

Minstens zo belangrijk is de sociale integratie: je nieuwe medewerker vertrouwd maken met de bedrijfscultuur, waarden en gewoontes op de werkvloer. Trek voldoende tijd uit voor een rondleiding, stel collega’s voor, vertel wie wat doet … Organiseer eventueel een lunch met het team om het ijs te breken. Ook een goed idee: vraag een joviale collega om mentor of peter of meter te zijn. Dat verlaagt de drempel voor de nieuwkomer, en zorgt meteen voor een vlotte inwerking in de job én in je bedrijfscultuur.

Een blijvende band scheppen

Een geslaagde eerste werkdag is alvast een uitstekend begin. Maar een doeltreffend inwerkproces neemt zo’n drie maanden in beslag. Stimuleer uitwisseling met de collega’s. Gun de nieuwe medewerker de tijd om zich in te lezen en in te leven. Betrek hem of haar bij nuttige overlegmomenten en infovergaderingen. Bekijk samen welke trainingen geschikt zijn, en waar en wanneer het interessant is om mee te lopen in bepaalde business- of productieprocessen.

Tijdens de eerste twee weken is het een prima plan om elke dag af te sluiten met een korte bespreking. Tien minuten of een kwartiertje volstaat. Maak vanaf dan regelmatig tijd voor een evaluatiegesprek. Luister aandachtig naar hoe je nieuwe medewerker terugkijkt op de voorbije periode, en wat hij of zij nog nodig heeft om zijn of haar rol binnen je bedrijf optimaal te vervullen. Geef je eigen bevindingen en verwachtingen op een positieve manier mee. Check of jullie nog op dezelfde golflengte zitten. Maak constructieve afspraken voor de periode die komt. Zo stippel je mee de weg naar succes uit.

Duurzame arbeidsrelatie ontwikkelen

Je nieuwe medewerker is het reilen en zeilen van je bedrijf gewend, heeft zich ingewerkt in zijn verantwoordelijkheden en is geïntegreerd in de groep. Tijd voor een volgende stap: de opstart van verdere groei. Welke verwachtingen zijn er naar de toekomst toe? Waar wil hij of zij zich graag nog verder in bekwamen? Waar kan hij of zij al het beste van zichzelf geven? Wat ontbreekt er nog, is nu of later een verandering van functie of takenpakket misschien aan de orde? Ook hier is een open dialoog doorslaggevend. Daaruit kan een sterk ontwikkelplan volgen en nog mooiere resultaten op alle vlakken.

Ondersteuning bij je onboarding? Acerta staat je bij met een efficiënt plan. We geven je ook graag advies rond concrete acties die je kunt ondernemen, op maat van je bedrijf en van de tijd die beschikbaar is. Bovendien kunnen we je assisteren bij het inrichten van de onboardingapp en het beheren van de meldingen ervan.