Vorige

Thuiswerkvergoeding: nieuwe eenvoudige fiscale regeling

31 juli 2020 Ellen Lammens Werkgevers

Thuiswerk wordt opnieuw sterk aangeraden door de Nationale Veiligheidsraad. Als werkgever is het dus interessant om stil te staan bij de thuiswerkvergoeding: een fiscaal vrijgestelde vergoeding die je kan toekennen aan je werknemer ter compensatie van de kosten die gepaard gaan met het thuiswerken. Deze forfaitaire vergoeding mag maximaal  € 129,48 per maand bedragen.

Leestijd: Later lezen?

Kosten voor thuiswerk

Werken jouw medewerkers momenteel van thuis uit? Indien ja, dan gaan daar een aantal kosten mee gepaard die eigen zijn aan de werkgever. Werkgevers kunnen deze kosten dan ook vergoeden aan hun werknemers, zonder dat hierop belastingen verschuldigd zijn.

Tot voor kort ontstond er regelmatig discussie over de bepaling van het bedrag (de raming) van de gemaakte kosten. De werkgevers moesten bij een fiscale controle steeds kunnen bewijzen hoe ze tot het bedrag van de toegekende kostenvergoeding waren gekomen, of ze moesten een ruling aanvragen om het bedrag van hun (forfaitaire) kostenvergoeding op voorhand te laten goedkeuren.

Aangezien er door de coronacrisis een plotse en sterke stijging van het thuiswerken is, had de fiscus al een vereenvoudigde en versnelde mogelijkheid uitgewerkt om een ruling rond kosten voor thuiswerk aan te vragen. Maar nu is zelfs het aanvragen van die ruling niet meer nodig.

De FOD Financiën aanvaardt  onder bepaalde voorwaarden dat werkgevers forfaitaire kostenvergoedingen voor thuiswerk kunnen toekennen, vrij van belastingen. Deze voorwaarden werden bekendgemaakt in een recente circulaire. De bepalingen van deze circulaire treden (retroactief) in werking op 1 maart 2020. Indien de spelregels worden nageleefd, zal de werkgever zich achteraf niet meer moeten verantwoorden.

Voorwaarden forfaitaire kostenvergoeding voor thuiswerk

Volgende voorwaarden gelden om een vrijgestelde kostenvergoeding voor thuiswerk te kunnen toekennen:

  • De vergoeding mag enkel worden toegekend aan werknemers (met inbegrip van ambtenaren van alle overheidsniveaus) die regelmatig en structureel thuiswerken. In de praktijk wordt vereist dat de betrokken werknemers minstens 5 werkdagen per maand thuis werken, en dit ongeacht hun tewerkstellingsbreuk.
  • De vergoeding is beperkt tot maximum 129,48 euro/maand (bedrag geldig sinds 1 april 2020). Dit is hetzelfde bedrag als de RSZ in haar instructies aanvaardt voor “bureaukosten”. Ook op sociaal vlak wordt deze vergoeding dus niet beschouwd als loon.
  • Het bedrag moet niet worden verminderd voor deeltijdse werknemers. In de ruling die de Dienst Voorafgaande Beslissingen afleverde op basis van de vereenvoudigde rulingaanvraag was dit nochtans wél een vereiste.
  • Bij de toekenning van de vergoeding mag geen onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende functiecategorieën in de onderneming. Alle werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken moeten hetzelfde bedrag toegekend krijgen.
  • De forfaitaire thuiswerkvergoeding vergoedt de “bureaukosten” van de werknemer. Dit zijn alle kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing... in de verblijfplaats van de werknemer.
  • Het is niet toegestaan om dezelfde kosten twee keer te vergoeden. Daarom mag deze forfaitaire thuiswerkvergoeding niet gecombineerd worden met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen of waarvoor hij bewijsstukken zou indienen.

Voor alle situaties waarin een werkgever wil afwijken van de voorwaarden uit de circulaire, gelden opnieuw de algemene regels. De werkgever zal dan het professioneel karakter en het bedrag van de toegekende vergoeding moeten kunnen verantwoorden, of hij kan een klassieke ruling aanvragen.

Ook voor thuiswerk na corona

Het toepassingsgebied van deze circulaire is niet beperkt tot thuiswerk in het kader van de maatregelen omwille van corona. Waarschijnlijk zullen veel bedrijven ook in de toekomst (nog meer) inzetten op thuiswerk. Zij zullen hun werknemers dan ook eenvoudig kunnen vergoeden voor de gemaakte kosten, op basis van de regeling uitgewerkt in deze circulaire.

Herhaling algemene principes kostenvergoedingen

Naast de specifieke voorwaarden die de circulaire bepaalt rond de forfaitaire thuiswerkvergoeding, blijven uiteraard ook de algemene principes rond kostenvergoedingen van toepassing:

  • De werkgever moet nominatieve lijsten ter beschikking houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding.
  • Deze vergoeding moet op de fiscale fiche van de betrokken werknemers worden vermeld. In Vak 26 “diverse inlichtingen”, rubriek b) moet de vermelding “JA – ernstige normen” worden ingevuld.
  • Werknemers die een “salary split” hebben en die deze vergoeding zouden ontvangen, mogen slechts een gedeelte van het bedrag krijgen, namelijk in verhouding tot het deel van hun werkzaamheid dat ze in België uitoefenen.
  • Deze forfaitaire vergoeding mag onverkort worden toegekend tijdens de normale vakantieperiodes van de werknemer, maar moet wel evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheden omwille van andere redenen dan de jaarlijkse vakantie.
  • Werknemers die een forfaitaire thuiswerkvergoeding hebben ontvangen en die hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting, moeten het bedrag van de thuiswerkvergoeding aftrekken van hun bewezen beroepskosten (voor zover hun bewezen beroepskosten betrekking hebben op het thuiswerk uiteraard).

Datum inwerkingtreding?

De bepalingen van deze circulaire treden (retroactief) in werking op 1 maart 2020.

Maak van thuiswerken een succes

Evolueren naar een toekomstgericht thuiswerkbeleid. Hoe zit dat in jouw organisatie? Hoe kijken jouw medewerkers naar thuiswerk? Wat vinden de leidinggevenden ervan? En hoe organiseer je dat nu concreet? Acerta helpt je om een succesvol thuiswerkbeleid uit te werken.

Thuiswerken

Bron

Circulaire 2020/C/100 van 14 juli 2020 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk.

Deel dit artikel

Ellen Lammens

Geschreven door Ellen Lammens

Juridisch adviseur bij Acerta

Gerelateerde artikels

Tijdelijke werkloosheid vanaf 1 september: wat verandert er voor jou?
Werkgevers

Tijdelijke werkloosheid vanaf 1 september: wat verandert er voor jou?

11 augustus 2020 Ellen Van Grunderbeek

Sinds eind maart kunnen werkgevers beroep doen op een versoepelde vorm van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht. Deze mogelijkheid loopt nog tot 31 augustus. Maar wat na deze datum?

Lees meer
Vlaamse aanmoedigingspremie bij 1/10 ouderschapsverlof
Werkgevers

Vlaamse aanmoedigingspremie bij 1/10 ouderschapsverlof

11 augustus 2020 Annelies Bries

Vanaf 1 september 2020 kan je werknemer bij 1/10 ouderschapsverlof aanspraak maken op een aanmoedigingspremie. Wat is een Vlaamse aanmoedigingspremie? Welke procedure moet je werknemer hiervoor volgen? Je ontdekt het hier.

Lees meer
Tijdsregistratie in de (nabije) toekomst: hoe begin je eraan?
Werkgevers

Tijdsregistratie in de (nabije) toekomst: hoe begin je eraan?

06 augustus 2020 Sarah De Groof

Tijdsregistratie lijkt in deze periode van thuis- en telewerken haast onmogelijk. Moet je vandaag, of in de nabije toekomst, een vorm van tijdsregistratie voorzien? En hoe ga je hiermee aan de slag?

Lees meer