In de hr-wereld is er heel wat papierwerk: arbeidscontracten, het arbeidsreglement, een thuiswerkbeleid, enz. Digitalisering kan je helpen om het overzicht te bewaren, maar ook om efficiënter tewerk te gaan en tijd te winnen in alle geledingen van je organisatie. Een digitaal archief is alleen maar de basis, het potentieel van de digitalisering van je hr-administratie reikt nog veel verder. Je werkt efficiënter, je wint tijd, je bespaart papier én je kan proactief tewerk gaan. Maar hoe begin je precies aan het digitaliseren van je hr-administratie? Waar moet je rekening mee houden? En wat zijn de struikelblokken? We geven je een overzicht.
Je hr-administratie digitaliseren is een ambitieus project, waarvoor je best een projectteam samenstelt. Zij helpen met het plannen, ondersteunen en uitrollen van de digitalisering van je project. Spreek elkaar op regelmatige basis, geef updates over de (voortgang van het) project en hou ook het hr-departement en/of de directie op de hoogte van de stappen die jullie gezet hebben en nog zullen zetten.
We werken niet meer op dezelfde manier als pakweg tien jaar geleden of zelfs net vóór de coronapandemie. Uit een analyse van Acerta blijkt dat 53 % van de bedrijven loonbrieven digitaal stuurt naar hun werknemers. De volgende stap in het digitaliseringsproces is een digitaal personeelsdossier.
De coronacrisis heeft de veranderingen in de arbeidsorganisatie trouwens in een versnelling gebracht. Volgens een recente bevraging kiezen negen op de tien werkgevers voor het hybride werken. Toch zijn heel wat hr-processen niet mee geëvolueerd. Hoe ga je bijvoorbeeld een addendum of policy laten ondertekenen wanneer je medewerker maar af en toe naar kantoor komt? Per post of scannen en opsturen, zijn omslachtige en tijdrovende processen.
Wanneer je je hr-administratie digitaliseert, dan is dat misschien wel hét ideale moment om de hr-processen die je hr-administratie beïnvloeden, onder de loep te nemen. Breng in kaart welke hr-processen (en bijhorende hr-administratie) je kan digitaliseren en wie welke rol zal opnemen binnen die processen. Neem hiervoor de nodige tijd, zodat je goed zicht hebt op de impact, de doelgroepen en de raakvlakken van de verschillende processen. Je doet dit best gefaseerd, in volgorde van belang en dringendheid. Welke processen worden het meest intensief gebruikt en zijn het meest dringend? Daar begin je dan mee.
Als je de vorige stap goed doorlopen hebt, dan heb je al zicht op welke hr-processen welke hr-administratie met zich mee brengen. Zorg voor een lijstje met zaken die je wil digitaliseren en hou ook rekening met de vertrouwelijkheid van de personeelsgegevens. Want wie (digitaal) personeelsdossier zegt, zegt ook ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation) of in het Nederland ‘AVG’ (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De AVG legt regels op voor de verwerking van persoonsgegevens door bedrijven. Wie niet in orde is, riskeert boetes. Kies dus voor een veilige tool en hou rekening met de rechtsgeldigheid en bewaartermijnen van de documenten die je digitaliseert.
Stel dat je al andere hr-tools in je organisatie gebruikt (zoals een payroll-tool), bekijk dan zeker ook of je de verschillende systemen niet kan koppelen. Je hr-administratie zal nog performanter zijn. Connect HR Office is bijvoorbeeld een hr-tool die je personeelsadministratie méér dan efficiënt maakt, want het is ook gelinkt aan Acerta Connect, onze Payroll tool.
Test eerst uitgebreid verschillende hr-processen uit in een demo-omgeving van je hr-tool. Betrek verschillende mensen (in verschillende rollen) in deze testfase, zodat je op basis van hun feedback de digitalisering van je hr-administratie kan optimaliseren.
Persoonlijke begeleiding bij je hr-tool kan je trouwens al heel ver helpen. Ben je klant van Acerta? Dan krijg je een rechtstreekse lijn naar je eigen vaste dossierbeheerder.
Heb je de tool uitgebreid getest? Dan is het tijd om over te schakelen naar de digitale omgeving. Bepaal een tijdslijn voor je interne roll-out. Vergeet ook niet te communiceren naar personeel en leidinggevenden en voorzie opleidingen zodat iedereen met de tool kan werken.
Daarna begin je best met het digitaliseren van bestaande papieren documenten. Maak een overzicht van welk type documenten je hebt en zou willen/moeten digitaliseren, en begin in volgorde van prioriteit. Als je nog volledig offline tewerk ging, dan is dit al een mooi begin.
Daarna kan je verder gaan, en nieuwe zaken (laten) toevoegen in de personeelsdossiers. Eventueel door de medewerkers zelf: denk maar aan verlofaanvragen, ziektebriefjes, opleidingen… Ook leidinggevenden kunnen er evaluaties invullen enz. Een nieuw addendum aan het arbeidsreglement? Dat kan je verwerken in enkele clicks. Van tijdsbesparing gesproken: je kan, eenmaal gedigitaliseerd, ook gaan automatiseren.
Eenmaal up and running kan je een feedbackmoment houden om de tool en nieuwe werking te evalueren.
Dé perfecte hr-tool voor efficiënte digitale personeelsadministratie? Wij raden je Connect HR Office aan. Je wint gegarandeerd tijd bij het beheer van alle aspecten van je hr-administratie.
Hoeveel tijd en werk kan jouw bedrijf besparen met Connect HR Office? Ontdek het snel: ontvang een vrijblijvende demo of offerte.
Gaat AI beslissen wie de job krijgt?
Welke impact zal AI krijgen op je onderneming? Kunnen we slimme technologie integreren binnen onze bedrijfsprocessen ? Ontdek hoe AI een slimme assistent kan zijn die je opties biedt.
Lees meerDe juiste inzichten voor jouw hr-beleid in 2024: de Inspiratienota
Welke hr-trends zullen dit jaar cruciaal zijn om als bedrijf op in te zetten? Van duurzame loopbanen, tot digitalisering van je hr. We doken in onze cijfers en belichten vijf hr-werven die de basis zullen vormen voor een flexibele en moderne hr in 2024.
Lees meerAlles wat je wilde weten over Artificiële Intelligentie op de werkvloer komt aan bod tijdens dit Panel Webinar. We bespreken of werkgevers klaar zijn voor de AI-stroomversnelling en hoe AI kan ingezet worden om het hr-beleid te optimaliseren.
Lees meer
