De zomervakantie is in aantocht. Wat als je medewerker op vakantie vertrekt met zijn bedrijfswagen en… een ongeval heeft? Of hij wil een bagagerek installeren? En mag je medewerker zijn tankkaart in het buitenland gebruiken? Acerta beantwoordt enkele veelgestelde vragen.
In principe is de werkgever zelf volledig aansprakelijk wanneer de wagen uitsluitend gebruikt wordt voor de uitvoering van het werk. Alleen wanneer de medewerker een zware fout begaat (een rood licht negeren, onder invloed rijden, een doorlopende witte lijn overschrijden…), of wanneer hij regelmatig lichte fouten maakt, kan de aansprakelijkheid overgaan van de werkgever op de werknemer.
Wanneer de bedrijfswagen ook voor privégebruik ingezet wordt, ligt de aansprakelijkheid bij de medewerker. Als er dan een ongeval gebeurt (in het buitenland), dan zal de werkgever in eerste instantie aangesproken worden, maar de kosten worden later verhaald op de medewerker.
Wat als er een ongeval was op vakantie?
Heeft je medewerker op vakantie een ongeval met de wagen, dan moet de ongevalsaangifte op de voorgeschreven wijze gebeuren aan de bevoegde dienst. Als er gewonden zijn, moet er een proces-verbaal opgemaakt worden.
Wat kan de werkgever doen?
Werkgevers nemen best verschillende regelingen op in de car policy met betrekking tot:
Een trekhaak, fietsrek of dakkoffer… het zijn handige uitrustingen voor een wagen wanneer je op vakantie vertrekt. Wat als je medewerker een extra optie wil bij zijn bedrijfswagen?
Allereerst moet de car policy nagelezen worden, want mogelijks staan er al regels of richtlijnen over de installatie/kostprijs in verwerkt.
Meestal moeten de opties door een erkend concessiehouder worden voorzien. In sommige gevallen hebben deze opties een impact op de cataloguswaarde en/of de aftrek van de eigen bijdrage van de medewerker.
Bied je een flexibel loonbeleid aan? Dan kunnen de opties of de upgrade van de bedrijfswagen eventueel ook via het budget van het flexibel loonbeleid gefinancierd worden.
Misschien is de bedrijfswagen van je medewerker aan de kleine kant voor een vakantie met het gezin? Of misschien is een elektrisch model niet ideaal voor de lange afstanden. Kan je medewerker tijdelijk een andere wagen kiezen in deze gevallen? Ja, dat kan. Er zijn zelfs twee opties:
Optie 1: Je kan als organisatie eventueel een poolwagen ter beschikking stellen tijdens de vakantieperiode. Voor het persoonlijk gebruik daarvan wordt dan een forfaitair voordeel aangerekend. De afspraken over het gebruik worden dan opgenomen in een poolwagen policy.
Optie 2: Je kan als werkgever ook een tweede bedrijfswagen aanbieden, ook als één van die wagens voor privégebruik dient. Op die tweede wagen ben je als werkgever dan ook een solidariteitsbijdrage verschuldigd. Die tweede wagen kan eveneens binnen een flexibel loonbeleid gekozen worden.
Het gebruik van de tank- of laadkaart kan beperkt zijn tot België, maar kan ook ruimer gaan (al dan niet na toestemming van de werkgever).
Wat je zeker moet nagaan:
Het zijn allemaal zaken die in de tankkaart- of laadkaart policy vermeld staan.
De moraal van het verhaal: maak duidelijke afspraken en leg die vast in een bedrijfswagenbeleid. Je schrijft er onder andere afspraken omtrent aansprakelijkheid, schade, de regeling m.b.t. opties... . Je kan dit eventueel nog aanvullen met een poolwagen policy en tankkaart/laadkaart policy om afspraken over het gebruik van poolwagens en kilometers/laadbeurten in het buitenland vast te leggen.
Een duurzaam mobiliteitsplan op maat werknemers is een prioriteit voor elke hr-afdeling.
Fietslease: onmisbaar als aantrekkelijke werkgever?
Sinds 1 mei 2023 werd de fietsvergoeding verplicht in de privésector. Dit zorgde ook voor een heuse boost in het aantal mensen dat koos voor een fietslease. Je kan bijna niet meer achterblijven wil je je op de kaart zetten als aantrekkelijke en duurzame werkgever. Ontdek waarom je hierop moet inzetten.
Lees meerKennelijk onredelijk ontslag voor contractanten in de overheid
Contractanten in de openbare sector zullen vanaf nu ook beschermd zijn tegen kennelijk onredelijk ontslag. Op 1 mei 2024 treedt deze wet in werking. Ontdek wat je moet weten als werkgever.
Lees meerDe verkiezingen komen eraan: wat moet er nog beslist worden?
In de aanloop naar de verkiezingen op 9 juni 2024 zijn er nog wat arbeidsdossiers die moeten afgewerkt worden en dus nog wat beslissingen die genomen moeten worden. Wat is de impact hiervan als werkgever?
Lees meer
