Alles over de wettelijk verplichte fietsvergoeding

Een fietsvergoeding is een financiële stimulans om je personeel te motiveren om in beweging te blijven en om duurzame keuzes te maken in het leven. Sinds mei 2023 ben je als werkgever bovendien verplicht om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers die de fiets nemen voor woon-werkverkeer. We leggen je uit hoe het in elkaar zit.

Het exacte bedrag van de fietsvergoeding hangt af van het aantal kilometers dat je werknemer aflegt en van het bedrag dat je per kilometer toekent. 

Sinds mei 2023 geldt voor de volledige private sector – profit en non-profit– de verplichting om een fietsvergoeding uit te keren aan werknemers. Hoeveel die fietsvergoeding bedraagt, hangt af van de situatie:

• Indien de sector en/of de onderneming voor die datum al een eigen regeling rond de toekenning van een specifieke fietsvergoeding had, blijft die behouden. Het bedrag uit die regeling kan lager liggen dan het bedrag bepaald in cao nr. 164.
• Indien de sector en/of de onderneming voor die datum nog geen eigen regeling had, zal de werkgever op basis van cao nr. 164 toch een minimale fietsvergoeding moeten toekennen. Voor het inkomstenjaar 2026 bedraagt deze fietsvergoeding 0,30 euro/kilometer.

De fietsvergoeding is vrijgesteld van inkomstenbelasting tot 0,37 euro per afgelegde kilometer (inkomstenjaar 2026, aanslagjaar 2027). Als je een hogere kilometervergoeding betaalt aan je werknemer, is het verschil met dit maximum wel belastbaar.

Een verplichte minimumafstand voor het woon-werkverkeer met de fiets ligt niet vast – tenzij jij dat als bedrijf zelf bepaalt – maar een werknemer moet wel effectief de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer. Dit hoeft niet het hele jaar rond het geval te zijn. Zo kunnen werknemers enkel in de zomer de fiets nemen en daarvoor tijdelijk een fietsvergoeding ontvangen.

Een maximumaantal kilometer vastleggen dat je vergoedt als werkgever, is natuurlijk geen slecht idee. Elk paritair comité kan hierover regels opstellen. Meestal ligt het maximum in dat geval op 40 km per dag.

Het maximumbedrag aan fietsvergoeding dat fiscaal vrijgesteld wordt bedraagt in 2026 3.690 euro op jaarbasis (voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing).

Ook als je werknemer een bedrijfswagen, een bus- of treinabonnement heeft, kan die nog recht hebben op een fietsvergoeding. Of dit het geval is moet nagekeken worden in de voorwaarden van de regeling die van toepassing is op de werknemer.
In dat geval geldt die fietsvergoeding wel enkel voor de verplaatsingen op dagen dat je werknemer niét de auto, bus of trein neemt. Ook voor verplaatsingen tussen de woonst en het station, de bushalte, de carpoolparking, e.d. per fiets kan een fietsvergoeding worden gegeven.

Wat als je werknemer in onderbroken diensten, bijvoorbeeld twee korte shifts per dag werkt? Ook dan geldt de fietsvergoeding indien de werknemer deze afstanden met de fiets aflegt. Natuurlijk tel je dan wel het aantal kilometer per dag op om te weten of je aan het maximumaantal kilometer komt (indien van toepassing).

Een werknemer kan een fietsvergoeding ontvangen, zowel indien hij beschikt over een bedrijfsfiets als wanneer hij gebruikt maakt van zijn eigen fiets. De voorwaarden op sectoraal en/of op ondernemingsniveau kunnen wel specifieke regels bevatten over het (al dan niet) verschuldigd zijn van de fietsvergoeding in bepaalde gevallen.

De regeling rond de fietsvergoeding zoals die hier besproken wordt geldt enkel in het kader van het woon-werkverkeer. Ook voor dienstverplaatsingen die afgelegd worden met de (eigen) fiets kan een vrijgestelde vergoeding worden toegekend, maar daarvoor gelden andere regels. 

Met een ‘fiets’ wordt een rijwiel bedoeld. Denk dan aan een stadsfiets, racefiets, mountainbike, hybride fiets, e-bike, … Bij een speed pedelec of gemotoriseerd rijwiel is de voorwaarde wel dat ze elektrisch worden aangedreven. Steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels en (elektrische) segways worden niet beschouwd als fiets.

Indien de voorwaarden worden gerespecteerd is de fietsvergoeding die je uitbetaalt vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen.

De regering heeft bovendien een tijdelijke werkgeverscompensatie via een belastingkrediet ingevoerd voor verhogingen van fietskilometervergoedingen die betrekking hebben op verplaatsingen afgelegd tussen 1 januari 2024 en 31 december 2026 (en die ten laatste op 31 december 2027 worden betaald).

Dit is verschillend van het belastingkrediet voor de veralgemeende fietsvergoeding op basis van cao nr. 164. Dit belastingkrediet gold slechts voor verplaatsingen afgelegd tot 31 december 2024, mits de fietsvergoedingen hiervoor toegekend worden in de inkomstenjaren 2023, 2024, 2025 en 2026.

Deze twee belastingkredieten kunnen niet gecumuleerd worden.

De verplichting van de fietsvergoeding is een manier om duurzame mobiliteit te stimuleren én om het welzijn van werknemers te bevorderen. Fietsend personeel heeft minder stress, want ervaart minder files en druk verkeer. Je werknemers worden er ook fitter van, waardoor het ziekteverzuim daalt. 

Daarnaast draag je als bedrijf ook je steentje bij aan milieuvriendelijke mobiliteit, waardoor je je ecologische voetafdruk verkleint én een duurzamer imago krijgt. Op zoek naar nieuwe werknemers? Vermeld dan zeker je inspanningen voor duurzame mobiliteit. 

Je kan een fietsvergoeding ook opnemen in een mobiliteitsbudget voor alternatieven voor de bedrijfswagen. En duurzame mobiliteit past natuurlijk mooi in een aantrekkelijk loonpakket met extralegale voordelen.