Arbeidsreglement opstellen

Van zodra je één medewerker in dienst hebt, moet je als werkgever verplicht een arbeidsreglement opstellen. Daarin zet je jouw rechten en plichten en die van je medewerkers uiteen. Het moet ook alle belangrijke informatie rond arbeidsduur en -voorwaarden bevatten. Een goed arbeidsreglement bevordert de transparantie en communicatie in je bedrijf. En niet onbelangrijk: het voorkomt discussies: goede afspraken maken goede vrienden.

Rechten en plichten

Binnen de acht dagen vanaf de inwerkingtreding van het reglement, bezorg je een afschrift van je arbeidsreglement aan de regionale directie van de Arbeidsinspectie - Toezicht op de sociale wetten. Dat kan online met je elektronische identiteitskaart of met itsme via arbeidsreglement.belgie.be.

Alle werknemers moeten een kopie van het arbeidsreglement en elke wijziging ontvangen. Je moet ook aan je nieuwe medewerker een kopie bezorgen bij diens indiensttreding.

Op elke plaats waar je personeel tewerkstelt, moet je een kopie van het arbeidsreglement bijhouden. Verder moeten je werknemers ten allen tijde toegang hebben tot het arbeidsreglement. Via een aangeplakt bericht, op een zichtbare en toegankelijke plaats, informeer je je werknemers waar zij het arbeidsreglement kunnen consulteren.

Wat staat er in je arbeidsreglement?

Je arbeidsreglement moet onder andere de volgende informatie bevatten:

• de gegevens van je onderneming (naam, adres, btw-nummer, …)
• arbeidsduur, uurroosters, jaarlijkse vakantie (duur plus de procedure voor aanvraag en toekenning)
• criteria die het loon bepalen, wijze en tijdstip van uitbetaling
• opzegtermijnen en redenen voor onmiddellijk ontslag (belangrijk om discussie te vermijden)
• rechten en plichten van toezichthoudend personeel
• vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en akkoorden rond arbeidsvoorwaarden
• contactgegevens van onder meer de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk en vakbondsafvaardiging

Wijziging arbeidsreglement

Om je arbeidsreglement te wijzigen, moet je een procedure volgen. Die is afhankelijk van het feit of je een ondernemingsraad hebt of niet.

• Wel ondernemingsraad

De ondernemingsraad stelt het ontwerp van arbeidsreglement op. Is er overeenstemming binnen de ondernemingsraad, dan treedt het nieuwe arbeidsreglement binnen de 15 dagen na het akkoord in werking. Zoniet dient de voorzitter het dossier in bij de arbeidsinspectie Toezicht sociale wetten. Die probeert de uiteenlopende standpunten te verzoenen binnen de 30 dagen. Lukt dat niet? Dan buigt het paritair comité zich erover. Als ook daar geen akkoord wordt bereikt, beslist het paritair comité door stemming.

• Geen ondernemingsraad

Jij stelt een ontwerp van arbeidsreglement op en informeert je medewerkers hierover en hang het uit op een duidelijk zichtbare en toegankelijke plek. Je medewerkers hebben 15 dagen de tijd om eventuele opmerkingen in het bijbehorende register te schrijven. Gebeurt dat niet, dan treedt het nieuwe arbeidsreglement vanaf de 15^de dag na de aanplakking in werking. Zijn er toch opmerkingen, dan stuur je het naar de sociale inspectie; die zal binnen de 30 dagen de neuzen in dezelfde richting proberen te zetten. Lukt dat niet? Dan buigt het paritair comité zich erover. Als ook daar geen akkoord wordt bereikt, beslist het paritair comité door stemming.

Wat als de arbeidswetgeving verandert?

Moet je je arbeidsreglement wijzigen omdat een wet wordt aangepast? Dat is geval per geval te bekijken. Vaak is het zo dat je in principe niet verplicht bent om die wijziging kenbaar te maken aan je medewerkers via een wijziging van het arbeidsreglement. Toch is het vaak aangewezen om het arbeidsreglement aan te passen en die wijziging mee te delen aan je werknemers, al was het maar om ze geen onaangename verrassingen te bezorgen. Bij beperkte wijzigingen – bijvoorbeeld: een nieuw adres van de inspectie Toezicht op de sociale wetten  – kun je het gewijzigde arbeidsreglement gewoon uithangen op een zichtbare plek in je bedrijf en je werknemers het gewijzigde arbeidsreglement bezorgen.

Wil je graag op de hoogte blijven van wetswijzigingen? Je vindt het laatste juridische nieuws altijd bij Acerta.

Controle op naleving arbeidsreglement

De inspectie Toezicht op de sociale wetten voert regelmatig controles uit om na te gaan of je arbeidsreglement correct is en wordt nageleefd. Daartoe legt ze jaarlijks prioriteiten vast en kondigt ze aan waar ze – soms in samenwerking met de RVA – gerichte controles doet.

Vaak is dat als fraudegevoelig geziene sectoren zoals horeca, bouw, groenbedrijven, carwash, noem maar op. Tijdens die controles wordt bijvoorbeeld nagegaan of je arbeidsreglement up-to-date is, of je de welzijnswet naleeft en of je de vastgelegde uurroosters respecteert. Als je organisatie niet in orde is met de sociale wetgeving en personeelsfiscaliteit, riskeer je fikse boetes. Naargelang de ernst van de inbreuk krijg je een waarschuwing, regularisatie of proces-verbaal. Conclusie: voorkomen is beter dan genezen.