Hoe stel je de algemene voorwaarden op?

Algemene voorwaarden zijn de ‘spelregels’ voor elke overeenkomst met jouw zaak. Dat gaat meestal over de verkoop van je producten of diensten. De algemene voorwaarden gaan o.a. dieper in op de:

• levering;
• betalingswijze;
• annulering van aankoop;
• …

Wanneer je klant je algemene voorwaarden aanvaardt, dan verbindt hij zich ertoe ze na te leven. Zo kunnen discussies achteraf vermeden worden, want de voorwaarden geven zowel jou als je klant duidelijkheid over de afspraken. En goede afspraken maken goede vrienden!

Wil je geldige algemene voorwaarden opstellen? Dan moet je rekening houden met onderstaande punten.

Als je beroep wil kunnen doen op de algemene voorwaarden, dan moet je deze tijdig hebben meegedeeld aan je klant. Je moet je klant de kans hebben gegeven om ze door te nemen, en dat wordt beoordeeld op basis van de specifieke situatie. Daarbij zijn volgende elementen van belang: beschikbaarheid, zichtbaarheid en begrijpelijkheid.

• Beschikbaarheid:
  • Werden je algemene voorwaarden meegedeeld of overhandigd aan de andere partij?
  • Een eenvoudige verwijzing naar de algemene voorwaarden is in principe niet voldoende.
• Zichtbaarheid:
  • Zijn de algemene voorwaarden voldoende leesbaar (lettertype, -grootte, kleur etc.)? Waar kan je de andere partij de algemene voorwaarden terugvinden?
  • Indien de voorwaarden op de achterzijde van een document worden weergegeven, moet dit aan de voorzijde vermeld worden.
• Begrijpelijkheid:
  • De algemene voorwaarden moeten in begrijpelijke en verstaanbare taal worden opgesteld (geen onverstaanbare afkortingen, geen vreemde taal, enz.).

Je klant moet voorafgaand, of ten laatste op het moment van contractsluiting, de kans krijgen om de algemene voorwaarden te lezen. Als de algemene voorwaarden pas na contractsluiting (bv. verkoop) worden meegedeeld, dan kunnen ze als niet-bindend beschouwd worden. Hoewel een eventuele instemming achteraf nog mogelijk is, wordt dat afgeraden aangezien het aanleiding kan geven tot discussies omtrent de invulling van de overeenkomst die reeds tot stand is gekomen.

Wil je de algemene voorwaarden kunnen inroepen, dan moet je klant deze aanvaard hebben. Deze aanvaarding kan zowel uitdrukkelijk als stilzwijgend gebeuren.

De algemene voorwaarden kan je vermelden op bijvoorbeeld offertes, bestelbonnen, facturen en op je website. Het is wel van groot belang dat de klant de mogelijkheid heeft om ze na te lezen op voorhand (zoals hierboven beschreven).

Je kan je algemene voorwaarden in principe zelf schrijven. Sommige ondernemers laten zich hierbij inspireren door modellen die ze op het internet vinden of door de algemene voorwaarden van hun concurrenten. Toch moet je hiermee opletten. Kopieer nooit zomaar bestaande (modellen van) algemene voorwaarden zonder gedetailleerd nazicht.

Generieke modellen of de voorwaarden van andere bedrijven komen niet altijd tegemoet aan de specifieke situatie en noden van jouw onderneming. Er zijn ook zaken die je niet mag opnemen in je algemene voorwaarden (de zogenaamde ‘onrechtmatige bedingen’) ter bescherming van de andere partij. Je goed informeren op voorhand is noodzakelijk!