Met de schoolstart in deze Coronatijden zien je werknemers zoon of dochter liever niet het openbaar vervoer nemen. Het is dan ook mogelijk dat je werknemers andere manieren overwegen om de kinderen van en naar school te brengen en ze zullen dit gemakkelijkheidshalve proberen koppelen aan hun eigen woon-werktraject.
Een voor de hand liggend alternatief is de fiets. We zetten de verschillende mogelijkheden en combinaties voor je op een rijtje.
Je werknemer komt met de fiets naar het werk
Indien je werknemer met de fiets naar het werk komt, kan je hem een fietsvergoeding toekennen. Sectorale of ondernemingsafspraken kunnen een verplichte fietsvergoeding voorzien. Zelfs indien deze afspraken er niet zijn, kan je vrijwillig een fietsvergoeding betalen. Deze fietsvergoeding bedraagt in principe maximaal 0,24 euro per gefietste kilometer en is tot een bepaald plafond vrijgesteld van belastingen.
Gebruikt je werknemer verschillende vervoersmodi om op het werk te raken (met de wagen tot de randparking en nadien verder met de fiets), dan geldt de fietsvergoeding, tenzij hier sectoraal van afgeweken zou zijn, voor de daadwerkelijk gefietste afstand van het traject.
Hoewel de fietsvergoeding slaat op de werkelijk afgelegde kilometers voor de woon-werkverplaatsing, hoeft dat doorgaans niet de kortste weg te zijn. Er geldt geen maximumafstand. Je werknemer kan een langer maar veiliger woon-werktraject voorstellen dat in aanmerking wordt genomen voor de berekening van de fietsvergoeding. Je kan zelfs meerdere heen- en terugritten per dag terugbetalen indien je werknemer meermaals per dag van en naar het werk pendelt (bijvoorbeeld bij het werken in onderbroken diensten). Ook hier is het mogelijk dat je sector wel bepaalde afspraken rond het bepalen van de berekening van de afgelegde kilometers oplegt.
Via een verklaring op eer geeft de werknemer aan bij de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling regelmatig de fiets te gebruiken. Je mag op elk moment nagaan of deze verklaring met de werkelijkheid overeenkomt.
Wat als je werknemer zijn fietstraject wil uitbreiden met een stop aan de schoolpoort? Als de school op het verklaarde woon-werktraject ligt, hoeft er niets te wijzigen. Maar wat met de omweg naar de school? Extra verplaatsingen komen in beginsel niet in aanmerking, al is het niet uitgesloten dat bepaalde normale omwegen (zoals de kinderen van en naar school brengen of boodschappen brengen naar een zorgbehoevend familielid) deel (kunnen) uitmaken van het woon-werk traject.
Meer informatie over een sectorale fietsvergoeding kan je terugvinden in afdeling 20.8 van je sectorale gids in Trefzeker
Je werknemer heeft een bedrijfswagen of een abonnement op het openbaar vervoer
Je werknemer denkt er misschien aan om de bedrijfswagen aan de kant te laten staan en regelmatig de fiets te nemen. Ook aan deze werknemers kan je de vrijgestelde fietsvergoeding toekennen voor de dagen waarop de werknemer zijn bedrijfswagen niet gebruikt voor het woon-werkverkeer.
Het is zelfs mogelijk voor een deel van de werkdagen een fietsvergoeding te geven, en voor een ander deel een autovergoeding (wanneer de werknemer bij slechte weersomstandigheden toch de auto zou nemen).
Ook werknemers met een abonnement op het openbaar vervoer, kunnen de fiets gebruiken om naar het werk te gaan, bv. in de lente en de zomer. Ook zij ontvangen een vrijgestelde fietsvergoeding voor de getrapte kilometers. Wanneer opnieuw wordt overgestapt op het openbaar vervoer, ontvangt de werknemer geen vrijgestelde fietsvergoeding meer maar herleven de regels rond de vergoeding van het gekozen openbare vervoersmiddel.
Je werknemer heeft een mobiliteitsbudget
Bied je een mobiliteitsbudget aan waarbij je werknemers de bedrijfswagen of het recht daarop inruilen voor dat mobiliteitsbudget, dan kunnen deze werknemers een fietsvergoeding ontvangen, op voorwaarde dat ze in de drie maanden voorafgaand aan de aanvraag van het mobiliteitsbudget ook met de fiets naar het werk kwamen en daarvoor een fietsvergoeding ontvingen. Dat geldt ongeacht het aantal verplaatsingen waarvoor de fietsvergoeding wordt toegekend.
Wil je inzetten op mobiliteit, aarzel dan niet onze website te raadplegen via deze link.