Sinterklaas is weer in het land, het jaareinde is in zicht. Wie naar aanleiding daarvan zijn werknemers een extraatje wil geven, kan dit op een parafiscaal vriendelijke manier. Wanneer je de spelregels van de RSZ en de fiscus respecteert, kan je je werknemers immers cadeau(cheque)s geven die noch door de RSZ noch door de fiscus zullen worden beschouwd als loon. Niet alleen interessant dus voor je werknemers om te krijgen, maar ook interessant voor jou als werkgever om te geven.
Geschenkencheques en de fiscus
Belastbaarheid
Indien je een aantal voorwaarden respecteert, beschouwt de fiscale administratie de door jou gegeven geschenken en/of geschenkencheques als een sociaal voordeel.
Een sociaal voordeel is een voordeel van geringe waarde verkregen naar aanleiding van gebeurtenissen die niet rechtstreeks in verband staan met de beroepswerkzaamheid en die worden toegekend met een duidelijk sociaal oogmerk, nl. het verbeteren van de goede sfeer tussen de personeelsleden en het verstevigen van hun banden met de onderneming.
Geschenken en geschenkencheques die aan deze definitie voldoen, zijn vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing.
Wat met fiscale aftrekbaarheid ?
In de regel zijn sociale voordelen bij de werkgever niet als beroepskost aftrekbaar. Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor de geschenken in natura, in contanten en de geschenkcheques die tegelijkertijd aan onderstaande voorwaarden voldoen :
- alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel krijgen;
- het totale bedrag mag maximum 40 euro per jaar per werknemer zijn.
- Ze worden gegeven naar aanleiding van Sinterklaas, een in een bepaald beroep gebruikelijk patroonsfeest, Kerstmis, Nieuwjaar of bij een jaarlijkse speciale gebeurtenis (bijvoorbeeld een verjaardag);
- jaarlijks mag echter een bijkomend bedrag van 40 euro per kind ten laste toegekend worden ter gelegenheid van het Sinterklaasfeest of een ander feest van dezelfde sociale aard (bijvoorbeeld Sint-Maarten of zelfs de verjaardag van het kind).
- de geschenkcheques mogen alleen ingewisseld worden bij ondernemingen die vooraf een akkoord met de uitgever ervan afsloten. Ze mogen niet in geld terugbetaald worden aan de werknemer en moeten een beperkte looptijd hebben.
Enkel indien deze voorwaarden vervuld zijn, is het volledige bedrag van het geschenk of de geschenkcheque aftrekbaar.
Geschenkencheques en de RSZ
Ook de RSZ zal, onder voorwaarden, de gegeven geschenken en/of geschenkencheques vrij van sociale zekerheidsbijdragen toestaan.
Deze voorwaarden zijn:
- ze moeten worden toegekend ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar en
- ze mogen per jaar en per werknemer maximum 40 euro bedragen. Deze 40 euro mag, maar moet niet, vermeerderd worden met 40 euro per jaar voor elk kind dat de werknemer ten laste heeft. Dit is het geval wanneer de werknemer effectief de gehele of gedeeltelijke lasten van dat kind draagt.
De geschenken en geschenkencheques die aan deze voorwaarden voldoen, zijn geen loon en daarom ook niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. Overschrijdt de waarde van de gegeven geschenken(cheques) deze grens van 40 euro, dan wordt het gehele geschenk beschouwd als loon en zullen er met andere woorden op het totaal bedrag sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
Voor de geschenkcheques gelden bovendien nog bijkomende voorwaarden. Zo mogen ze enkel ingeruild worden bij ondernemingen die daarover vooraf een akkoord hebben gesloten met de uitgevers van die cheques, moeten ze een beperkte looptijd hebben en mogen ze noch geheel, noch gedeeltelijk, in speciën worden uitbetaald aan de begunstigde.
Conclusie:
Wie graag zijn werknemers een extraatje geeft om alvast het nieuwe jaar goed in te zetten, houdt zich best aan bovenstaande spelregels. Dit betekent een geschenk(encheque) van maximaal 40 euro per werknemer, eventueel te verhogen met 40 euro per kind ten laste.