Veelgestelde vragen

1. Waarom een cafetariaplan invoeren?

Er zijn twee redenen om te kiezen voor een cafetariaplan. Enerzijds is het een goede manier om je medewerkers inspraak te geven in de samenstelling van hun loonpakket. Door in te spelen op individuele noden verhoog je het enthousiasme en engagement van je medewerkers. Anderzijds zorgt een cafetariaplan ervoor dat je medewerkers meer netto overhouden aan dezelfde loonkost. Medewerkers kunnen voordelen kiezen die (para-)fiscaal gunstig behandeld worden, ter waarde van de oude loonkost. Kortom, de implementatie van een cafetariaplan bevordert de retentie in je organisatie en maakt van je bedrijf een aantrekkelijke speler in de markt voor nieuw talent.

2. Hoe start je met een cafetariaplan?

  • Ga na welke elementen uit het loonpakket geflexibiliseerd kunnen worden. De elementen met een hoge loonkost die onderworpen zijn aan sociale en fiscale bijdragen, zoals de eindejaarspremie of bonussen, het brutoloon, resulteren in een hoger budget. Echter, het is uiterst belangrijk dat er bij elk loonelement wordt nagegaan of de inlevering ervan conform de geldende sociale en juridische wetgeving is. Voordelen die hun oorsprong vinden in wettelijke bepalingen en sectorale cao’s kunnen enkel worden geflexibiliseerd als deze bepalingen dat toelaten.
  • Je kan je medewerkers niet verplichten om in te stappen in het cafetariaplan. Wanneer er loon wordt ingeleverd dat onderworpen is aan sociale bijdragen, kan dit mogelijks invloed hebben op sociale uitkeringen zoals pensioen, ziekte en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Een goede en heldere communicatie is dus uiterst belangrijk zodat je medewerkers een weldoordachte keuze kunnen maken.
  • Bepaal de timing voor de implementatie van het cafetariaplan. Soms is deze afhankelijk van je budget, zoals bij de jaarlijkse bonus of de eindejaarspremie.

3. Welke loonelementen komen langs budgetzijde in aanmerking voor het cafetariaplan?

In de meeste gevallen, gaat het over volgende loonelementen.

  • Eindejaarspremie
  • Bonussen
  • De bedrijfswagen
  • Vakantiedagen
  • Variabel loon

4. Welke voordelen kan je aanbieden?

We onderscheiden vier categorieën:

  • Mobiliteit: bijvoorbeeld de bedrijfsfiets of bedrijfswagen, parkingabonnement, abonnement autodelen
  • Gezondheid en aanvullende sociale voordelen: bijvoorbeeld medische verzekeringen of een reisbijstandsverzekering
  • Multimedia: bijvoorbeeld smartphone, tablet, laptop
  • Work-life: bijvoorbeeld extralegale vakantiedagen, sportfaciliteiten, kinderopvang, strijkdienst,…

5. Welke voordelen worden het meest gekozen?

  • Extralegale vakantiedagen
  • Aanvullende kinderbijslag
  • Individueel pensioensparen

We maken een onderscheid in twee types voordelen. Er zijn voordelen waardoor je het nettoloon ziet stijgen, ook wel cashvoordelen genoemd. Daarnaast zijn er voordelen waarmee je je nettoloon ziet dalen, maar je krijgt wel bijvoorbeeld een fiets of een extra vakantiedag.

6. Wat zijn de kosten en kan ik een deel van de kost recupereren?

Een cafetariaplan is budgetneutraal voor de werkgever. Dit wil zeggen wanneer loonelementen of bestaande voordelen worden geruild voor voordelen waarop minder sociale bijdragen betaald worden, het verschil ten goede van de medewerker komt. Zo kan het dat de medewerker netto meer krijgt terwijl de loonkost voor de werkgever dezelfde blijft.

Een cafetariaplan is een investering. Het loon van je medewerkers krijgt meer waarde, zonder een stijging van de loonkost. Bovendien bevordert deze vorm van flexibel verlonen de retentie van je medewerkers in je organisatie.

7. Komt er veel administratie bij kijken?

Uiteraard is het administratieve aspect een belangrijk onderdeel voor iedere ondernemer. Met het Benefit Motivation Plan (BMP), de handige webtool van Acerta wordt het cafetariaplan niet alleen juridisch waterdicht, maar ook administratief beheersbaar.

Daarnaast raden we aan om goede afspraken te maken met de leveranciers, zoals de gsm-operator of fietsverkoper. Zo kan je heel wat tijd besparen op administratie. Acerta geeft je graag advies voor het maken van deze afspraken.

8. Hoe verwerk ik alles correct in de payroll?

Je medewerkers maken hun keuze via de gebruiksvriendelijke tool. Op basis van de ingediende keuze kan de medewerker ook in de tool een contract op maat ondertekenen. Je HR medewerker krijgt een overzicht van de gemaakte keuzes, alle contractbijlages en de nodige gegevens voor de verwerking ervan in de payroll.

9. Wanneer/ hoeveel keer per jaar laat ik de medewerkers keuzes maken?

Wij raden aan om je medewerkers één keer per jaar de keuze te laten maken. Natuurlijk is het mogelijk om de tool meerdere keren per jaar open te zetten. De keuze is steeds op maat van je bedrijf. Ter bevordering van een strategisch retentiebeleid en om de administratieve beheersbaarheid van het project te bewaken, raden we aan om het aantal keren wel te beperken.

10. Wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat, tijdskrediet opneemt,…?

Dan nemen we een foto van de voordelen die al opgenomen zijn om te kijken welke zaken stopgezet moeten worden.

Voor de langlopende voordelen, zoals de terbeschikkingstelling van een fiets, bekijken we of de medewerker dit voordeel kan overkopen.

Ook hier geldt: goede afspraken en heldere communicatie vooraf voorkomt problemen.

11. Hoe snel kunnen we starten en hoe lang duurt een traject?

Van budgetselectie tot de introductie van de Acerta-webtool in je bedrijf, reken je best op een doorlooptijd van drie tot vier maanden, afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project.

12. Moet ik dit aan iedereen aanbieden of kan ik bepaalde deelgroepen selecteren? Bv kader, bedienden, vestiging a en vestiging b,…?

Het is mogelijk om een onderscheid te maken tussen doelgroepen. Net zoals niet al je medewerkers evenveel verdienen, hoeven niet al je medewerkers evenveel budget te zien te krijgen of dezelfde voordelen kunnen kiezen. Op basis van het loon en de functie kan je dus een onderscheid maken in het budget en de voordelen.

13. Moet het altijd groot zijn of kan het ook klein?

Je kan perfect klein beginnen met slechts enkele keuzeopties en gaandeweg het keuzemenu voor je medewerkers uitbreiden.