1. Stel een mobiliteitsplan op
Bepaal in samenwerking met je medewerkers op welke manier jullie duurzame mobiliteit vorm geven. Je plan steunt op drie pijlers, al dan niet gecombineerd:
- een milieuvriendelijke wagen
- duurzame vervoersmiddelen-en diensten
- een restsaldo dat de werknemer op het einde van het jaar op zijn rekening krijgt
2. Zet vraag en aanbod op papier
Jouw mobiliteitsplan heeft je medewerker overtuigd om zijn bedrijfswagen aan de kant te schuiven voor milieuvriendelijkere vervoersmiddelen? Great, maar hij moet jou de vraag wel eerst schriftelijk stellen, bv. per mail. Jij als werkgever laat op jouw beurt schriftelijk weten of jouw medewerker kan instappen in het mobiliteitsbudget.
3. Bepaal het budget
Het uitgangspunt voor het mobiliteitsbudget is de totale jaarlijkse kostprijs van de bedrijfswagen van de werknemer of van het type wagen waar zijn functie recht toe geeft. Deze zogenaamde total cost of ownership (TCO) bereken je onder meer met de gegevens die je boekhouder je hiervoor aanreikt.
4. Stel een overeenkomst op
Jullie akkoord over de omvang van het budget, de pijler(s) waarop wordt ingezet, de gevolgen voor het woon-werkverkeer en andere bepalingen leggen jullie vast in een individuele bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Opgelet: je bent bij wet verplicht deze overeenkomst op te stellen nog voor de werknemer zijn (oude) wagen inlevert.
5. Beheer van je mobiliteitsbudget
Zodra je werknemer over zijn mobiliteitsbudget beschikt, moet hij op elk ogenblik zijn budgetsaldo kunnen raadplegen. Regel je dat liever niet zelf, dan kan je terecht bij providers die dit van je overnemen of makkelijk maken met bijvoorbeeld een kaart of een app. Ook zal je op het einde van het jaar een restsaldo correct kunnen aangeven in de lonen.
Acerta werkt hiervoor samen met Mbrella, een digitaal platform dat het beheer van je mobiliteitsbudget erg eenvoudig maakt. Het voordeel van deze samenwerking is dat Acerta klanten van het Sociaal Secretariaat het mobiliteitsbudget rechtstreeks aan hun loonverwerking kunnen koppelen. Een win-win dus!
