Internationale payroll: wat is het?

Leestijd: Later lezen?

Als een medewerker in twee of meer landen op de payroll staat, spreken we van een internationale payroll. Meestal gaat het om twee effectieve payrolls waarbij in de landen waar gewerkt wordt een nettoloon wordt uitbetaald; soms is het een combinatie van een effectieve payroll en een schaduwpayroll waarbij geen nettoloon wordt uitbetaald.

Sociale zekerheid en belastingen

Vooraleer je een internationale payroll opzet, moet je het antwoord kennen op deze twee vragen:

  • Welk sociaal zekerheidsstelsel is van toepassing?

Binnen de EU kan slechts één sociaal zekerheidsstelsel op een medewerker van toepassing zijn, zelfs wanneer de medewerker in verschillende landen werkt. Buiten de EU moet je nakijken of er tussen België en het andere land een bilateraal akkoord inzake sociale zekerheid bestaat.

  • Werd er een dubbelbelastingverdrag (een overeenkomst tussen meerdere staten over de heffing van belastingen) afgesloten tussen België en de betrokken landen? Zo ja, in welk land of welke landen is het loon van de medewerkers belastbaar?

Elk land heeft zijn eigen sociale zekerheidssysteem. In sommige landen betalen werkgevers de sociale zekerheidsbijdragen rechtstreeks aan de autoriteiten, zonder dat ze eerst een loonlijst verwerken. Maar in de meeste landen is een loonlijst de norm.

Hetzelfde geldt voor de belasting of de bedrijfsvoorheffing. Ben je in het betrokken land verplicht om de belasting via de payroll in te houden? Of kun je haar voldoen via een belastingaangifte op naam van de medewerkers?

In sommige landen mag een buitenlandse vennootschap niet zomaar een payroll opstarten, maar moet ze eerst een lokale entiteit oprichten.

Hoe zet je een internationale payroll op?

Bedrijven die voor het eerst een buitenlandse payroll opzetten, moeten zich eerst en vooral registeren bij de lokale sociale zekerheids- en/of de belastingautoriteiten in het buitenland waar ze actief zijn. Let op: zo’n aansluiting loopt niet altijd van een leien dakje.

Voorts moet je de regels op het vlak van fiscaliteit, sociale zekerheid en arbeidsrecht naleven, en die verschillen van land tot land.

Zijn er meerdere payrolls voor één medewerker in binnen- en buitenland, dan moet je vooraf goed afspreken op basis van welke payroll je het nettoloon van je medewerker zult uitbetalen. Soms zal dat effectief gebeuren in twee of meer landen.

Administratieve verplichtingen

Afhankelijk van het type internationale tewerkstelling moet je nog rekening houden met bijkomende administratieve verplichtingen. Denk maar aan een arbeidsongevallenverzekering, een ziekteverzekering of een pensioenplan in de verschillende landen. Of het aanvragen en invullen van het A1-document of de melding van de werknemer in het buitenland. Die administratieve vereisten verschillen van land tot land.

Behoud het overzicht

Tot slot is het ontzettend belangrijk dat de payrollteams van de betrokken landen vlot met elkaar communiceren en de verschillende payrolls goed op elkaar afstemmen. Krijgt een medewerker bijvoorbeeld loonsverhoging in het ene land, dan kan dat de sociale zekerheidsbijdragen die via de payroll in een ander land worden berekend beïnvloeden.

Stel dan ook een partij aan die het overzicht behoudt over de volledige tewerkstellingssituatie van je internationale medewerkers. Door te coördineren en goed te communiceren met de lokale payrollproviders kun je de sociale zekerheidsbijdragen en belasting in de verschillende landen correct berekenen en verwerken.

Op zoek naar meer antwoorden?

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp