Zo werkt onbetaald verlof

Het begrip ‘onbetaald verlof’ zegt veel: het gaat over verlof, waarbij de werknemer niet werkt. Bovendien is het verlof onbetaald, wat betekent dat de werkgever geen loon moet betalen. Maar er komt nog veel meer bij kijken. Hieronder krijg je een overzicht van de voornaamste punten die verband houden met onbetaald verlof.

Leestijd: Later lezen?

Wat is onbetaald verlof?

In principe krijgt een werknemer die niet werkt, geen loon. Er zijn in de relatie tussen werkgever en werknemer echter heel wat uitzonderingen op dit principe. Denk bijvoorbeeld aan:

  • de jaarlijkse vakantie: het recht heeft om niet te werken met behoud van loon;
  • kort verzuim: het recht om bijvoorbeeld familiegebeurtenissen bij te wonen, eveneens met behoud van loon.

Onbetaald verlof is slechts de toepassing van het principe ‘niet werken, dus geen loon’. De werknemer werkt niet en de werkgever moet geen loon betalen.

Wanneer mag een werknemer onbetaald verlof nemen? En voor hoe lang?

Onbetaald verlof is een afspraak tussen werkgever én werknemer. Samen spreken zij af wanneer het onbetaald verlof begint en wanneer het eindigt. Het is mogelijk een periode van onbetaald verlof van één dag af te spreken, maar het kan evengoed een periode van één jaar zijn, of zelfs langer.

Waarom zou iemand onbetaald verlof nemen?

De redenen om onbetaald verlof te nemen, kunnen heel uiteenlopend zijn. In veel gevallen gaat het om een werknemer die te weinig vakantiedagen heeft. Onbetaald verlof geeft de mogelijkheid om dit tekort op te lossen. Verder kan het een aanleiding zijn tot het inlassen van een pauze in de loopbaan.

Ook voor een werkgever kan het interessant zijn dat een werknemer onbetaald verlof neemt. Stel: er is te weinig werk voorhanden, en er is binnen je organisatie niet meteen de mogelijkheid om tijdelijke werkloosheid te organiseren. In zulke gevallen ontslaat onbetaald verlof de werkgever van de verplichting werk te verschaffen en loon te betalen. Zo zijn er wel meerdere situaties waarin onbetaald verlof oplossingen biedt.

Is onbetaald verlof een recht?

Onbetaald verlof is geen recht, niet in hoofde van de werknemer, noch in hoofde van de werkgever. Dit betekent dat een werknemer onbetaald verlof mag vragen, maar de werkgever mag dit weigeren. Met andere woorden: de werknemer kan onbetaald verlof vragen, maar niet afdwingen. Het akkoord van de werkgever is nodig.

Omgekeerd kan de werkgever aan de werknemer vragen onbetaald verlof te nemen. Ook in deze situatie kan het niet afgedwongen worden. Het akkoord van de werknemer is nodig.

Hoe regel je onbetaald verlof?

De eerste vereiste is dat werkgever en werknemer het eens zijn over onbetaald verlof. Beiden spreken af wanneer het onbetaald verlof ingaat, en hoe lang het gaat duren. Of de kous daarmee af is? Hoewel er geen wettelijke verplichting is om de afspraken met betrekking tot onbetaald verlof op papier te zetten, is dit toch aangewezen. Een getekend contract geeft duidelijkheid over de situatie.

Neem zeker de begin- en einddatum op in dit document, om misverstanden te vermijden.

Zonder zulk ‘bewijs’ kan, met een beetje kwade wil, de ene partij de andere contractbreuk verwijten. De werknemer t.o.v. de werkgever omdat hij geen loon krijgt. Of de werkgever t.o.v. de werknemer omdat hij niet presteert.

Welke gevolgen heeft onbetaald verlof?

Wanneer werkgever en werknemer het eens zijn over het onbetaald verlof, en de werknemer vervolgens met onbetaald verlof gaat, dan is de werknemer ‘gewettigd afwezig’. De werknemer kan bijgevolg niet gesanctioneerd worden omdat hij niet werkt. En als werkgever kan je niet gesanctioneerd worden omdat je geen loon betaalt.

Verder heeft onbetaald verlof een invloed op:

1. Extralegale voordelen

Wanneer een werknemer onbetaald verlof neemt, ben je hem als werkgever een aantal extralegale voordelen niet (meer) verschuldigd. Zo moet je bijvoorbeeld geen maaltijdscheques toekennen tijdens het onbetaald verlof. Heeft de werknemer een bedrijfswagen voor privégebruik? In principe moet deze ingeleverd worden. Andere afspraken maken over de bedrijfswagen kan, maar niet over de maaltijdcheques - tenminste als die vrij moeten blijven van RSZ en bedrijfsvoorheffing. 

2. Anciënniteit

Hoewel de arbeidsovereenkomst geschorst wordt, blijft deze bestaan. De werknemer blijft in dienst van de werkgever en de dienstanciënniteit loopt gewoon door. Als je deze werknemer later moet ontslaan, dan telt deze periode mee voor het bepalen van de duur van de opzeggingstermijn.

3. Eindejaarspremie

Wordt in jouw sector of onderneming een eindejaarspremie toegekend? Onbetaald verlof heeft ook een invloed op het bedrag van de eindejaarspremie. Een eindejaarspremie wordt maar toegekend in de mate dat een werknemer gewerkt heeft. Onbetaald verlof veroorzaakt een hiaat in de prestaties van de werknemer, waardoor de eindejaarspremie minder hoog kan zijn. Tenzij de sector of de onderneming onbetaald verlof gelijkstelt met werken, maar dat is eerder uitzonderlijk.

4. Aantal vakantiedagen

Ook het aantal dagen vakantie waarop een werknemer recht zal hebben, wordt beïnvloed door het nemen van onbetaald verlof. Zeker wanneer dit onbetaald verlof een maand duurt, of langer. Dan zijn er algauw twee dagen vakantie minder tot stand gebracht in het jaar dat volgt op het jaar waarin onbetaald verlof werd genomen. Europese (aanvullende) vakantie, kan dit verhelpen.

Zijn er andere schorsingen die de werknemer kan inroepen?

Er is sprake van een schorsing van de arbeidsovereenkomst wanneer je werknemer ziek wordt, vakantie wil nemen, of nood heeft aan kort verzuim. Maar wat gebeurt er wanneer je medewerker deze schorsingen wil inroepen, wanneer zijn contract reeds geschorst werd omwille van onbetaald verlof?

Doorgaans wordt een chronologisch criterium toegepast, oftewel: ‘de eerste schorsing primeert’. Dit wil zeggen dat de eerste schorsing die plaatsvindt, het arbeidscontract effectief schorst. Latere schorsingen hebben geen invloed meer.

Concreet betekent dit dat bij een schorsing van de arbeidsovereenkomst door onbetaald verlof, de werkgever de jaarlijkse vakantie niet hoeft toe te staan. Of als de werknemer ziek wordt, hoeft de werkgever in die periode geen gewaarborgd loon te betalen. Andere afspraken zijn mogelijk, maar ook die worden best op papier gezet. Een voorbeeld van een aspect dat best op papier gezet wordt, is jaarlijkse vakantie. De werknemer verliest zijn dagen jaarlijkse vakantie niet omdat hij onbetaald verlof neemt. Komt de werknemer niet terug voor het einde van het jaar, dan kom je schriftelijk overeen dat de laatste dagen van het jaar dagen jaarlijkse vakantie zijn want de wetgeving over jaarlijkse vakantie verplicht de werknemer zijn vakantie op te nemen tegen het einde van het jaar. Door deze afspraak op te nemen in een schriftelijke overeenkomst, is de wetgeving jaarlijkse vakantie nageleefd en tegelijk is er een bewijs van. Gaat het om een bediende, dan krijgt deze laatste vakantiegeld voor die dagen vakantie.

Welke impact heeft onbetaald verlof op de sociale zekerheid van de werknemer?

De werknemer die onbetaald verlof neemt, bouwt geen rechten op. Zo bouw je door te werken onder andere pensioen op. Met onbetaald verlof bouw je geen pensioen op.

Een werknemer die tijdens een periode van onbetaald verlof ziek wordt, ontvangt mogelijks geen ziekte-uitkering. Ook werkloosheid kan beïnvloed worden door het nemen van onbetaald verlof. Als een periode van onbetaald verlof lang duurt, zal de werknemer weer een hele poos moeten werken alvorens hij aanspraak kan maken op werkloosheidsuitkeringen, na het verliezen van zijn job.

Conclusie

Kortom, onbetaald verlof kan extra vrije dagen opleveren voor de werknemer en de loonkost wat doen zakken voor de werkgever. Best worden de afspraken hierover op papier gezet. Alvorens onbetaald verlof te nemen, doet een werknemer er goed aan zich te bezinnen over de gevolgen ervan op andere terreinen zoals pensioen, werkloosheid, enzoverder. Niettemin kan onbetaald verlof een uitkomst zijn voor werknemers met een tekort aan vrije dagen of werkgevers die even een te hoge loonlast hebben.

Op zoek naar meer antwoorden?

Op zoek naar meer antwoorden?

Als werkgever snel een correct en overzichtelijk antwoord vinden op je hr en payroll-vragen? Daar zorgt Acerta graag voor.

Bekijk al onze dossiers voor werkgevers Bekijk alle artikels over dit onderwerp