Moet je je medewerker vergoeden voor telewerk?

Wanneer je medewerkers thuis aan de slag zijn en gebruik maken van hun eigen apparatuur en/of faciliteiten, kunnen ze daarvoor in sommige gevallen aanspraak maken op een vergoeding. De voorwaarden daarvoor hangen af van het soort telewerk dat ze uitvoeren en wat je al eerder bent overeengekomen. In sommige gevallen ben je als werkgever verplicht een vergoeding te betalen, in andere gevallen is een vergoeding niet verplicht maar wel mogelijk.

Voorwaarden voor telewerk

Het is belangrijk dat je de voorwaarden correct opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, ook al ben je niet verplicht een vergoeding te betalen maar wil je je medewerkers toch een extra geven. Bovendien teken je bepaalde regels en modaliteiten rond telewerk best op in een aanvullende policy.

De voorwaarden en reglementeringen die je als werkgever moet volgen, hangen af van de vorm van het telewerk.

Graag een helder overzicht van de regelgeving rond thuis- en telewerk? Download de pdf hieronder.

Structureel telewerk

Structureel telewerk is werk dat op een regelmatige basis en niet sporadisch wordt verricht, aan de hand van IT-middelen, vanuit de eigen woning van de medewerker of vanuit een andere door hem gekozen plaats. Deze vorm van telewerk moet formeel worden opgenomen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst.

Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Je moet bovendien de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

Je mag natuurlijk meer doen. De RZS geeft volgende administratieve instructies mee voor het bepalen van de onkosten:

• Een bureauvergoeding van 10 % van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk of een vrijgestelde vergoeding tot 142,95 euro per maand (vanaf 1 september 2022). Let op: sinds juni 2022 is het niet meer mogelijk om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding. Voor werknemers die in dit systeem zitten, verandert er niets.;
• Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding;
• Een vergoeding van 20 euro per maand indien je medewerkers hun eigen apparatuur gebruiken, ofwel een vergoeding van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en/of een printer/scanner zonder privécomputer (5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Wil je een hoger bedrag toekennen, dat moet je kunnen aantonen dat het nog steeds om een werkelijke onkostenvergoeding gaat.

Occasioneel telewerk

Onder occasioneel telewerk verstaan we alle werk dat incidenteel of omwille van overmacht of persoonlijke redenen buiten de bedrijfsterreinen wordt verricht met behulp van IT-middelen. Denk bijvoorbeeld aan treinstakingen of het sneeuwalarm.

Voor deze vorm van telewerk is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst niet verplicht. Je kan kiezen of je de nodige afspraken rond bv. werktijden en bereikbaarheid opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst of een policy.

Je bent in geval van telewerk door overmacht of persoonlijke redenen niet verplicht om je medewerkers een vergoeding te betalen. Aangezien het telewerk dan eerder uitzonderlijk voorkomt, is het ook niet vereist om een vergoeding te voorzien.

Corona telewerk

Cao nr. 149 en 149/2, gesloten in de Nationale Arbeidsraad, houdt een aanvullend kader in voor het telethuiswerk, dat verplicht of aanbevolen wordt omwille van de coronacrisis. Ondernemingen die op datum van 1 januari 2021 geen regeling van structureel of occasioneel telewerk hebben uitgewerkt, maken afspraken over het corona telewerk in toepassing van deze cao.

De afspraken betreffen onder andere de terbeschikkingstelling door de werkgever van de benodigde apparatuur en technische ondersteuning of, in geval van gebruik van de eigen apparatuur van de telewerker, de vergoeding door de werkgever van de hieraan verbonden kosten. Die afspraken houden rekening met het globalere kader van het geheel van kosten of compensaties die tijdens de coronacrisis door de werkgever aan de telewerker worden betaald.

Ook tijdens de coronacrisis kan je overstappen naar een uitgewerkt kader voor telewerk dat ook postcorona kan behouden blijven.

In welke vorm je medewerkers ook thuiswerken, als werkgever voorzie je best een kader met afspraken en richtlijnen.