Voorwaarden voor telewerk

Wanneer je medewerkers thuis aan de slag zijn en gebruik maken van hun eigen faciliteiten, kunnen ze daarvoor in sommige gevallen aanspraak maken op een bijkomende vergoeding. De voorwaarden daarvoor hangen af van het soort telewerk dat ze uitvoeren en wat je al eerder bent overeengekomen. In sommige gevallen ben je als werkgever verplicht een vergoeding te betalen, in andere gevallen is een vergoeding niet verplicht maar wel mogelijk.

Het is belangrijk dat je deze voorwaarden correct opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, ook al ben je niet verplicht een vergoeding te betalen maar wil je je medewerkers toch een extra geven . Bovendien teken je bepaalde regels en modaliteiten rond telewerk best op in een aanvullende policy.

De voorwaarden en reglementeringen die je als werkgever moet volgen, hangen af van de vorm van het telewerk.

Graag een helder overzicht van de regelgeving rond thuis- en telewerk? Download de pdf hieronder.

Structureel telewerk

Structureel telewerk is werk dat op een regelmatige basis en niet sporadisch wordt verricht, aan de hand van IT-middelen, buiten de bedrijfsterreinen. Deze vorm van telewerk moet formeel worden opgenomen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst .

Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Je moet bovendien de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

Je mag natuurlijk meer doen. De RZS geeft volgende administratieve instructies mee voor het bepalen van de onkosten:

• Een bureauvergoeding van 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk, met een maximum van 129,48 euro per maand of  129,48 euro per maand;
• Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding;
• Een vergoeding van 20 euro per maand indien je medewerkers hun eigen apparatuur gebruiken;
• Wil je een hoger bedrag toekennen, dat moet je kunnen aantonen dat het nog steeds om een werkelijke onkostenvergoeding gaat.

Occasioneel telewerk

Onder occasioneel telewerk verstaan we alle werk dat incidenteel of omwille van overmacht of persoonlijke redenen buiten de bedrijfsterreinen wordt verricht met behulp van IT-middelen. Denk aan corona, maar ook aan treinstakingen of sneeuwalarmen.

Voor deze vorm van telewerk is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst niet verplicht. Je kan kiezen of je de nodige afspraken rond bv. werktijden en bereikbaarheid opneemt in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst of een policy.

Je bent in geval van telewerk door overmacht of persoonlijke redenen niet verplicht om je medewerkers een vergoeding te betalen. Aangezien het telewerk dan eerder uitzonderlijk voorkomt, is het ook niet aan te raden een vergoeding te voorzien.

Bij telewerk als gevolg van coronamaatregelen hanteer je wel dezelfde administratieve regels om de juiste (maximale) vergoeding voor je medewerkers te bepalen:

• Een bureauvergoeding van 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk, met een maximum van 129,48 euro per maand 129,48 euro per maand;
• Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding;
• Een vergoeding van 20 euro per maand indien je medewerkers hun eigen apparatuur gebruiken.

Of je medewerkers nu occasioneel of structureel thuiswerken, als werkgever voorzie je best een kader met afspraken en richtlijnen.