Module 'Onkosten en kalender'

Er is een nieuwe goedkeuringsflow beschikbaar (voor de onkosten- en kalendercodes) waarbij de leidinggevende en een specifieke persoon moeten goedkeuren.

Module: 'Kalender'

De aanvrager en hr-medewerker kunnen de bijlage en/of opmerkingen van een ingediende kalenderaanvraag aanpassen. Zolang de status van de aanvraag niet fout, geweigerd of geannuleerd bevat kan je de aanvraag wijzigen. Bij elke update worden er steeds een mail en portaalnotificatie uitgestuurd. 

Module: 'Onkosten'

Je kan de onkosten van externe medewerkers intussen bijhouden in Connect HR Office. De externe medewerker (met toegang tot Connect HR Office) kan zelf een aanvraag indienen of je kan dit doen als hr-medewerker. In het geval van een bestaande medewerkersgroep is het belangrijk dat je deze goed nakijkt of ze al dan niet externe overeenkomsten zal meenemen. Indien niet, dan zal de externe gebruiker geen onkost kunnen indienen. Aanvullend hierop kan je het bestaande Connect HR Office onkosten rapport gebruiken om in een handig formaat een overzicht te bekomen. 

! Een onkost voor een externe medewerker is louter administratief en heeft geen effect op Connect of de loonverwerking.

Module: 'Admin'

Naast het gebruik van filters krijg je ook de mogelijkheid om medewerkers manueel te selecteren bij het aanmaken van een medewerkersgroep. Neem zeker een kijkje in de quicklearn op het Learning Center.

Er is een nieuwe goedkeuringsflow toegevoegd voor de kalender- en onkostenmodule waarbij je de goedkeuring eerst kan laten uitvoeren door de hr-medewerker en dan een specifieke persoon (= omgekeerde volgorde van de bestaande flow).

Als hr-medewerker kan je documenten genereren voor een groep van personen. Maak bij "Gebruikersbeheer" een medewerkersgroep aan van het type "Documenten". Deze groep kan je dan selecteren bij het genereren van je document. 

Een nieuwe goedkeuringsflow is toegevoegd voor de kalender- en onkosten module waarbij je de goedkeuring eerst kan laten uitvoeren door de hr-medewerker en nadien door nog een specifieke persoon (= omgekeerde volgorde van de bestaande flow). 

Enkel nieuwe medewerkers waren inbegrepen in de melding in-/uit dienst. Hier zitten ook terugkerende medewerkers bij intussen. Aan de hand van achterliggende logica sluiten we frequent wederkerende werknemers uit (bv. flexi-jobbers).

Module 'Opleidingen'

Als voorbereiding op de integratie met het Federal Learning Account platform heeft de opleidingsmodule in Connect HR Office een update gekregen. Bij het aanmaken van een opleiding kan je nu informatie ingeven die belangrijk is bij het registreren van opleidingen naar de overheidstool. Er zullen nog verschillende updates omtrent FLA volgen.

Uitbreiding van de alternatieve goedkeurder functionaliteit waarbij je ook voor aanvragen binnen de opleidingsmodule een alternatieve goedkeurder kan inregelen. Deze alternatieve goedkeurder vervangt de goedkeuring van de leidinggevende voor een bepaalde medewerker. Je kan dit zelf inregelen via Admin > gebruikersbeheer.

Module 'Digitaal Personeelsdossier'

Vanaf nu kan het prestatieblad voor PC 140.035 volledig digitaal ondertekend worden:

• De hr-medewerker kan het digitaal prestatieblad laten opmaken voor één werknemer, een groep van werknemers of de gehele populatie werknemers die voldoen aan de nodige criteria
• Het document kan worden opgemaakt in de officiële taal of gebruikte taal van de werknemer
• De werknemer kan op een eenvoudige manier digitaal ondertekenen
• Opmerkingen kunnen digitaal vermeld worden
• Doorheen het proces zijn er notificaties ingebouwd om alles overzichtelijk te laten verlopen

Je kan nu één medewerkersgroep voor meerdere toepassingen gebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld een groep gebruiken om toegang te verlenen tot het portaal (batch in dienst) alsook toegang tot de kalendermodule. Geen dubbele medewerkersgroepen meer dus! 

Er is een nieuw rapport beschikbaar voor onkosten vanuit Connect HR Office. Je krijgt een volledig overzicht van alle onkosten die ingediend zijn binnen een aangegeven periode. Navigeer via MyAcerta naar Rapportering Connect. Daar vind je het rapport terug onder ‘Connect HR Office’.

Je kan per onkosten- en kalendercode een goedkeuringsflow instellen. De flow “HR + specifiek persoon” is de nieuwste toevoeging. Een aanvraag zal in dit geval eerst door een hr-medewerker worden goedgekeurd en dan door een persoon in de organisatie naar keuze.

Het kan gebeuren dat je ooit jouw ON nummer of het ON nummer van jouw medewerkers nodig hebt. Je kan dit nu eenvoudig terug vinden op het profiel van een medewerker, onder zijn/haar naam. 

Bij het genereren van documenten met Acerta documentsjablonen, kan je het logo van jouw organisatie toevoegen. Zo kan jij gebruik maken van sjablonen die steeds up-to-date zijn én herkenbaar zijn voor jouw medewerkers.

Neem zeker een kijkje in de FAQ voor meer details over hoe je dit moet doen.