Ontslagdocumenten

Als een medewerker ontslagen wordt, zijn er heel wat documenten die je in orde moet maken. We lijsten alles even op, zodat deze stap van de ontslagprocedure vlekkeloos verloopt.

C4-werkloosheidsbewijs

Wanneer de arbeidsovereenkomst ten einde loopt, ongeacht de manier waarop, ben je verplicht een formulier C4 of het C4-werkloosheidsbewijs aan je medewerker te overhandigen. Vervolgens geeft de medewerker het document aan een uitbetalingsinstelling, die het dossier verder samenstelt en doorgeeft aan de RVA. De RVA beslist of je medewerker recht heeft op werkloosheidsuitkeringen.

Het papieren formulier C4-werkloosheidsbewijs mag ook worden vervangen door een elektronisch formulier dat je verstuurt via de portaalsite van de sociale zekerheid.

Wat moet je invullen?

Op het C4-formulier noteer je onder andere de volgende gegevens:

• De gegevens over de tewerkstelling, zoals de periode van de tewerkstelling, het loon en arbeidsregime;
• De gegevens over de beëindiging van het contract, gegevens over het uitbetalen van een verbrekingsvergoeding of de gegevens over de opzegtermijn en wie het contract heeft opgezegd;
• De reden van het einde van het contract.

Voornamelijk dit laatste is belangrijk voor de RVA om te bepalen of de medewerker recht heeft op een werkloosheidsvergoeding.

Vakantieattest

Het vakantieattest hoef je enkel op te stellen als het gaat over het ontslag van een bediende. Voor arbeiders neemt de vakantiekas deze verplichting op.

Het vakantieattest kan bestaan uit twee delen:

• Het vakantieattest voor het saldo van het vakantiegeld: dit attest bevat het saldo van de vakantierechten voor het jaar dat je medewerker uit dienst gaat;
• Het vakantieattest voor het vervroegd vakantiegeld: dit attest bevat de vakantierechten voor het jaar nadat je medewerker uit dienst is getreden en die hij aan het opbouwen was in het jaar van de uitdiensttreding.

Dit attest laat je medewerker toe om diens recht op jaarlijkse vakantie te bepalen bij een nieuwe werkgever.

Fiscale fiche 281.10

De fiscale fiche 281.10 is een individuele fiche voor werknemers. Ze bevat niet alleen het loon, maar ook tussenkomsten in het kader van woon-werkverkeer, kostenvergoedingen en toegekende voordelen van alle aard.

Je bent verplicht de fiscale fiche aan je medewerker te overhandigen. Met deze fiche kan de medewerker deze vergoedingen ingeven in zijn belastingaangifte.

Individuele rekening van het lopende jaar

De individuele rekening bevat een overzicht van de gepresteerde arbeidsprestaties en lonen van het lopende kalenderjaar. Met dit sociaal document kan de medewerker nagaan of de sociaal-juridische regelgeving is nageleefd. Je bezorgt dit document binnen de twee maanden na het einde van het kwartaal, waarin het contract is beëindigd.

Tewerkstellingsattest

Dit attest bevat de begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst en de aard van de verrichte arbeid. Deze verklaring mag geen enkele andere vermelding bevatten, behalve op uitdrukkelijke vraag van je medewerker zelf. Dit document hoef je bovendien enkel af te geven wanneer je medewerker erom vraagt.