Je werknemer gaat op vakantie met de bedrijfswagen? Denk aan een goede car policy!

30 juli 2019

Een car policy met duidelijke afspraken draagt bij tot een zorgeloze vakantie, niet alleen voor de werknemer maar ook voor de werkgever.

Een bedrijfswagen maakt deel uit van het loon van je werknemers. Dit betekent dat ze de wagen mogen gebruiken tijdens de periodes van afwezigheid waarvoor je als werkgever loon betaalt, zoals de vakantieperiodes.

Een autorit binnen of buiten België verloopt niet altijd vlekkeloos: schade aan de wagen, diefstal van de wagen of inhoud ervan, verkeersboetes, ... Misverstanden rond aansprakelijkheid kan je dus beter vermijden door een document op te stellen waarin je het bedrijfswagenbeleid van de onderneming vastlegt. Dat is de car policy!

Wie is aansprakelijk?

De werkgever draagt de aansprakelijkheid volledig zelf wanneer de wagen uitsluitend voor de uitvoering van het werk gebruikt wordt (denk maar aan bestelwagens en vrachtwagens, maar ook taxi's, ziekenwagens, wagens van handelsvertegenwoordigers, …).

Dit verandert wanneer de werknemer een zware fout begaat, zoals een rood licht negeren, rijden onder invloed, een doorlopende witte lijn overschrijden, … Ook wanneer de werknemer er een gewoonte van maakt om lichte fouten te maken, kan de aansprakelijkheid overgaan van werkgever op werknemer.

Bij privégebruik van de bedrijfswagen (woon-werkverkeer inbegrepen) ligt de aansprakelijkheid bij de werknemer. De werkgever zal in eerste instantie aangesproken worden, maar kan later de kosten verhalen op de werknemer. Het is belangrijk om afspraken hierrond vast te leggen in de car policy.

Schade aan de bedrijfswagen?

Je kan verscheidene regelingen opnemen met betrekking tot de schade die verzekerd is. Zo kan je bepalen dat de werknemer steeds de franchise betaalt, of dat jij als werkgever voor het eerste schadegeval de franchise voor jouw rekening neemt.

Vergeet ook niet aan te geven welke procedure er moet gevolgd worden: aan wie moet de schade gemeld worden en binnen welke termijn?

De werkgever kan ook bepalen dat de kosten van de in het buitenland gedane herstellingen ten laste van de werknemer vallen.

Een ongeval op reis?

De ongevalsaangifte moet op de voorgeschreven wijze gebeuren en aan de bevoegde dienst. Als er gewonden zijn, moet tevens een proces-verbaal opgemaakt worden.

In de car policy kan je een regeling voorzien rond terbeschikkingstelling van een vervangwagen.

Wie mag er met de bedrijfswagen rijden?

De car policy kan bepalen dat enkel de werknemer de wagen mag besturen, maar vaak wordt dit uitgebreid tot bijvoorbeeld de inwonende partner of zelfs de kinderen (al dan niet in het bijzijn van de werknemer).

Gestolen bedrijfswagen?

Wat moet de werknemer doen indien de wagen, boorddocumenten, sleutels of de officiële nummerplaat gestolen worden? Zowel in België als in het buitenland is aangifte van de diefstal bij de politie vereist.

De car policy vermeldt best of er al dan niet een extra verzekering werd afgesloten voor diefstal van de inhoud van de wagen.

Wil je graag een car policy opstellen? Neem dan zeker contact op met Acerta Consult voor advies of abonneer je op de module "Modellen" van Trefzeker.

Deel dit artikel
Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates