De krokusvakantie staat voor de deur en daar horen ook vakantieplannen van je werknemers bij. Wat als ze op vakantie willen vertrekken met de bedrijfswagen? Een car policy met duidelijke afspraken draagt bij tot een zorgeloze vakantie, niet alleen voor de werknemer, maar ook voor jou als werkgever.
Een bedrijfswagen maakt deel uit van het loon van je werknemers. Dit betekent dat ze de wagen mogen gebruiken tijdens de periodes van afwezigheid waarvoor je als werkgever loon betaalt, zoals de vakantieperiodes.
Een autorit binnen of buiten België verloopt niet altijd vlekkeloos: schade aan de wagen, diefstal van de wagen of inhoud ervan, verkeersboetes... Misverstanden rond aansprakelijkheid kan je dus beter vermijden door een document op te stellen waarin je het bedrijfswagenbeleid van de onderneming vastlegt. Dat is de car policy.
Wie is aansprakelijk voor schade en wat bij ongeval?
Wanneer de wagen uitsluitend gebruikt wordt voor de uitvoering van het werk, is de werkgever zelf volledig aansprakelijk. Dit verandert wanneer de werknemer een zware fout begaat, zoals een rood licht negeren, rijden onder invloed, een doorlopende witte lijn overschrijden… Ook wanneer de werknemer er een gewoonte van maakt om lichte fouten te maken, kan de aansprakelijkheid overgaan van de werkgever op de werknemer.
Bij privégebruik van de bedrijfswagen (woon-werkverkeer inbegrepen) ligt de aansprakelijkheid bij de werknemer. Bijvoorbeeld wanneer hij een ongeval veroorzaakt op reis in het buitenland. De werkgever zal in eerste instantie aangesproken worden, maar kan later de kosten verhalen op de werknemer.
Je kan verschillende regelingen opnemen in je car policy met betrekking tot de schade die verzekerd is. Zo kan je bepalen dat de werknemer steeds de franchise betaalt, of dat jij als werkgever voor het eerste schadegeval de franchise voor jouw rekening neemt. Je kan ook bepalen dat de kosten voor de in het buitenland gedane herstellingen ten laste van de werknemer vallen.
Vergeet ook niet aan te geven welke procedure er moet gevolgd worden. Bijvoorbeeld in geval van een ongeval aan wie de ongevalsaangifte op de voorgeschreven wijze moet gemeld worden en binnen welke termijn.
In de car policy kan je een regeling voorzien rond de terbeschikkingstelling van een vervangwagen.
Wie mag er met de bedrijfswagen rijden?
De car policy kan bepalen dat enkel de werknemer de wagen mag besturen, maar vaak wordt dit uitgebreid tot bijvoorbeeld de inwonende partner of zelfs de kinderen (al dan niet in het bijzijn van de werknemer).
Wat moet de medewerker doen als hij opties wilt installeren?
Je werknemer wil mogelijks, om comfortabel te reizen, zijn bedrijfswagen uitrusten met bijvoorbeeld een trekhaak voor een fietsrek of een dakkoffer.
De werknemer is dan steeds afhankelijk wat je car policy hierover bepaalt, zowel naar installatie als naar kostprijs. Vaak moeten de opties door een erkend concessiehouder worden voorzien. In sommige gevallen hebben deze opties een impact op de cataloguswaarde en/of de aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer.
Bied je een flexibel loonbeleid aan, dan kunnen de opties of de upgrade van de bedrijfswagen desgevallend ook via het budget van het flexibel loonbeleid gefinancierd worden.
Kan de medewerker tijdelijk voor een andere (grotere/fossiele) wagen kiezen?
Je werknemer zou tijdens de vakantie over een ruimere gezinswagen willen beschikken, of over een fossiele wagen met een langer rijbereik wanneer de bedrijfswagen een elektrisch model zou zijn.
Er zijn verschillende mogelijkheden om hieraan tegemoet te komen.
Je kan je werknemer een poolwagen ter beschikking stellen tijdens de vakantieperiode. Voor het persoonlijk gebruik daarvan wordt dan een forfaitair voordeel aangerekend. De afspraken over het gebruik worden dan opgenomen in een poolwagen policy.
Je kan als werkgever ook een tweede bedrijfswagen aanbieden, zolang één van die wagens voor privégebruik dient. Op die tweede wagen ben je als werkgever dan ook een solidariteitsbijdrage verschuldigd. Die tweede wagen kan eveneens binnen je flexibel loonbeleid gekozen worden.
Mag de medewerker tanken of laden in het buitenland?
Het gebruik van de tank- of laadkaart kan beperkt zijn tot België maar kan ook ruimer gaan, al dan niet na toestemming van de werkgever. Daarnaast is het van belang te bepalen of je de kosten volledig betaalt als werkgever of de werknemer een extra bijdrage is verschuldigd bij het overschrijden van een aantal kilometers of wanneer de tank- of laadkaart in het buitenland gebruikt wordt.
Dat alles wordt bepaald door de tankkaart- of laadkaart policy.
Gestolen bedrijfswagen?
Wat moet de werknemer doen als de wagen, boorddocumenten, sleutels of de officiële nummerplaat gestolen worden? Zowel in België als in het buitenland is aangifte van de diefstal bij de politie vereist.
De car policy vermeldt best of er al dan niet een extra verzekering werd afgesloten voor diefstal van de inhoud van de wagen.
Een goede policy, duidelijke afspraken
Al deze afspraken leg je best zo duidelijk mogelijk vast in je car policy oftewel bedrijfswagenbeleid. Voor het gebruik van poolwagens en kilometers/laadbeurten kan dit aangevuld worden met een poolwagen policy en tankkaart/laadkaart policy. Op die manier komen zowel jij als je werknemer niet voor verrassingen te staan.
Wil je graag een policy opstellen of je bestaande policy aanpassen of uitbreiden? Neem dan zeker contact op met Acerta Consult via info.consult@acerta.be of abonneer je op de module "Modeldocumenten" van Trefzeker.