Je werknemer gaat op vakantie met de bedrijfswagen? Denk aan een goede car policy!

22 februari 2022

Een carpolicy zorgt voor duidelijke afspraken over het gebruik van de bedrijfswagen tijdens vakanties van je werknemers in het buitenland.

De winter is bijna voorbij en de krokusvakantie staat voor de deur. Daarbij horen ook vakantieplannen van je medewerkers. Wat als ze op vakantie willen vertrekken met de bedrijfswagen? Een car policy met duidelijke afspraken draagt bij tot een zorgeloze vakantie, niet alleen voor de medewerker, maar ook voor jou als werkgever.

Een bedrijfswagen maakt deel uit van het loon van je medewerkers. Dit betekent dat ze de wagen mogen gebruiken tijdens de periodes van afwezigheid waarvoor je als werkgever loon betaalt, zoals de vakantieperiodes.

Een autorit binnen of buiten België verloopt niet altijd vlekkeloos: schade aan de wagen, diefstal van de wagen of inhoud ervan, verkeersboetes... Misverstanden rond aansprakelijkheid kan je dus beter vermijden door een document op te stellen waarin je het bedrijfswagenbeleid van de onderneming vastlegt. Dat is de car policy.

Wie is aansprakelijk?

Wanneer de wagen uitsluitend gebruikt wordt voor de uitvoering van het werk, is de werkgever zelf volledig aansprakelijk. Denk hierbij maar aan bestelwagens en vrachtwagens, maar ook taxi's, ziekenwagens, wagens van handelsvertegenwoordigers…

Dit verandert wanneer de medewerker een zware fout begaat, zoals een rood licht negeren, rijden onder invloed, een doorlopende witte lijn overschrijden… Ook wanneer de medewerker er een gewoonte van maakt om lichte fouten te maken, kan de aansprakelijkheid overgaan van werkgever op de medewerker.

Bij privégebruik van de bedrijfswagen (woon-werkverkeer inbegrepen) ligt de aansprakelijkheid bij de medewerker. De werkgever zal in eerste instantie aangesproken worden, maar kan later de kosten verhalen op de medewerker. Het is belangrijk om afspraken hierrond vast te leggen in de car policy.

Schade aan de bedrijfswagen?

Je kan verschillende regelingen opnemen met betrekking tot de schade die verzekerd is. Zo kan je bepalen dat de medewerker steeds de franchise betaalt, of dat jij als werkgever voor het eerste schadegeval de franchise voor jouw rekening neemt.

Vergeet ook niet aan te geven welke procedure er moet gevolgd worden: aan wie moet de schade gemeld worden en binnen welke termijn?

Je kan ook bepalen dat de kosten van de in het buitenland gedane herstellingen ten laste van de medewerker vallen.

Een ongeval op reis?

Heeft je medewerker op vakantie een ongeval met de wagen, dan moet de ongevalsaangifte op de voorgeschreven wijze gebeuren aan de bevoegde dienst. Als er gewonden zijn, moet er een proces-verbaal opgemaakt worden.

In de car policy kan je een regeling voorzien rond terbeschikkingstelling van een vervangwagen.

Wie mag er met de bedrijfswagen rijden?

Daarnaast kan de car policy bepalen dat enkel de medewerker de wagen mag besturen, maar vaak wordt dit uitgebreid tot bijvoorbeeld de inwonende partner of zelfs de kinderen (al dan niet in het bijzijn van de medewerker).

Gestolen bedrijfswagen?

Wat moet de medewerker doen indien de wagen, boorddocumenten, sleutels of de officiële nummerplaat gestolen worden? Zowel in België als in het buitenland is aangifte van de diefstal bij de politie vereist.

De car policy vermeldt best of er al dan niet een extra verzekering werd afgesloten voor diefstal van de inhoud van de wagen.

Wil je graag een car policy opstellen? Neem dan zeker contact op met Acerta Consult voor advies of abonneer je op de module "Modellen" van Trefzeker.

Deel dit artikel

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates