Je werknemer gaat op vakantie met de bedrijfswagen? Denk aan een goede car policy!

10 juli 2020

Het gewone leven gaat steeds meer en meer zijn normale gangetje en de zomervakantie is van start gegaan. Naast vakantie in eigen land, kan het zijn dat een aantal van je werknemers wil genieten van een vakantie in het buitenland. Wat als ze op vakantie willen vertrekken met de bedrijfswagen? Een car policy met duidelijke afspraken draagt bij tot een zorgeloze vakantie, niet alleen voor de werknemer, maar ook voor jou als werkgever.

Een bedrijfswagen maakt deel uit van het loon van je werknemers. Dit betekent dat ze de wagen mogen gebruiken tijdens de periodes van afwezigheid waarvoor je als werkgever loon betaalt, zoals de vakantieperiodes.

Een autorit binnen of buiten België verloopt niet altijd vlekkeloos: schade aan de wagen, diefstal van de wagen of inhoud ervan, verkeersboetes, ... Misverstanden rond aansprakelijkheid kan je dus beter vermijden door een document op te stellen waarin je het bedrijfswagenbeleid van de onderneming vastlegt. Dat is de car policy!

Wie is aansprakelijk?

Wanneer de wagen uitsluitend gebruikt wordt voor de uitvoering van het werk, is de werkgever zelf volledig aansprakelijk  (denk hierbij maar aan bestelwagens en vrachtwagens, maar ook taxi's, ziekenwagens, wagens van handelsvertegenwoordigers, …).

Dit verandert wanneer de werknemer een zware fout begaat, zoals een rood licht negeren, rijden onder invloed, een doorlopende witte lijn overschrijden, … Ook wanneer de werknemer er een gewoonte van maakt om lichte fouten te maken, kan de aansprakelijkheid overgaan van werkgever op werknemer.

Bij privégebruik van de bedrijfswagen (woon-werkverkeer inbegrepen) ligt de aansprakelijkheid bij de werknemer. De werkgever zal in eerste instantie aangesproken worden, maar kan later de kosten verhalen op de werknemer. Het is belangrijk om afspraken hierrond vast te leggen in de car policy.

Schade aan de bedrijfswagen?

Je kan verschillende regelingen opnemen met betrekking tot de schade die verzekerd is. Zo kan je bepalen dat de werknemer steeds de franchise betaalt, of dat jij als werkgever voor het eerste schadegeval de franchise voor jouw rekening neemt.

Vergeet ook niet aan te geven welke procedure er moet gevolgd worden: aan wie moet de schade gemeld worden en binnen welke termijn?

Je kan ook bepalen dat de kosten van de in het buitenland gedane herstellingen ten laste van de werknemer vallen.

Een ongeval op reis?

Heeft je werknemer op vakantie een ongeval met de wagen, dan moet de ongevalsaangifte op de voorgeschreven wijze gebeuren aan de bevoegde dienst. Als er gewonden zijn, moet er een proces-verbaal opgemaakt worden.

In de car policy kan je een regeling voorzien rond terbeschikkingstelling van een vervangwagen.

Wie mag er met de bedrijfswagen rijden?

De car policy kan bepalen dat enkel de werknemer de wagen mag besturen, maar vaak wordt dit uitgebreid tot bijvoorbeeld de inwonende partner of zelfs de kinderen (al dan niet in het bijzijn van de werknemer).

Gestolen bedrijfswagen?

Wat moet de werknemer doen indien de wagen, boorddocumenten, sleutels of de officiële nummerplaat gestolen worden? Zowel in België als in het buitenland is aangifte van de diefstal bij de politie vereist.

De car policy vermeldt best of er al dan niet een extra verzekering werd afgesloten voor diefstal van de inhoud van de wagen.

Wil je graag een car policy opstellen? Neem dan zeker contact op met Acerta Consult voor advies of abonneer je op de module "Modellen" van Trefzeker.

Deel dit artikel

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates