Wie met het openbaar vervoer naar het werk gaat, ontvangt in principe een vergoeding voor zijn woon-werkverkeer, maar wat wanneer de medewerker te voet of met de fiets naar het werk gaat?
Moet er een verplaatsingsvergoeding betaald worden aan iemand die te voet naar zijn werk gaat?
Het woon-werkverkeer betalen van een medewerker die te voet naar zijn werk gaat, is geen algemene verplichting. Enkel wanneer de sector dat uitdrukkelijk voorzien heeft, is de werkgever verplicht de medewerker ervoor te betalen.
We kunnen alleen maar vaststellen dat in de meeste sectoren de betaling van een verplaatsingsvergoeding onderworpen is aan strenge voorwaarden, waardoor de wandelende medewerkers (nog) vaak uit de boot valt.
Kleine nuance: die regels hebben enkel betrekking op de minimumrechten van de medewerkers, niets belet je om op ondernemingsvlak je medewerkers die te voet naar het werk komen toch een vergoeding te betalen.
Maar is een verplaatsingsvergoeding betalen aan een medewerker die te voet naar het werk gaat wel voordelig?
Wandelen is gezond, zorgt niet voor files en is milieuvriendelijk. Tot op heden werd er echter wettelijk nog niets specifieks geregeld rond een (vrijgestelde) kilometervergoeding voor wandelende medewerkers.
Dit betekent echter niet dat er geen mogelijkheid bestaat om je wandelende medewerkers te belonen en hen een vergoeding toe te kennen die fiscaal interessant behandeld wordt. Er bestaat immers een algemene vrijstelling van belasting voor vergoedingen die betaald worden voor het woon-werkverkeer afgelegd met een ‘ander vervoermiddel’.
In het verleden werd reeds meermaals bevestigd dat de woon-werkverplaatsingen die te voet afgelegd worden onder die categorie vallen. In praktijk betekent dit dat indien je wandelende medewerkers een vergoeding ontvangen voor hun woon-werkverkeer, deze vergoeding vrijgesteld zal zijn tot een bedrag van 420 euro per jaar (voor het inkomstenjaar 2021). Deze vrijstelling geldt echter enkel op voorwaarde dat je medewerker zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst in zijn aangifte in de personenbelasting. Bovendien is deze vrijstelling enkel van toepassing op medewerkers en geldt ze dus niet voor bedrijfsleiders.
Opgelet, de RSZ daarentegen beschouwt een woonwerkvergoeding voor een medewerker die te voet naar het werk gaat, wel gewoon als loon. De vergoeding zal met andere woorden wel onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen.
Wat met de medewerker die met de fiets naar het werk komt?
Als een medewerker met de fiets naar zijn werk gaat, kan hij vergoed worden met een forfaitaire verplaatsingsvergoeding vrijgesteld van RSZ en BV tot 0,24 euro per kilometer. Zo worden de werkgevers en medewerkers gemotiveerd om hun impact op het mobiliteitsprobleem te beperken.
Kan, dus moet niet...?
In principe is er geen algemene verplichting om een fietsvergoeding te betalen, behalve als er in je sector een CAO werd gesloten die dat oplegt. Het is ook mogelijk om de fietsvergoeding vrijwillig toe te kennen door hierover op ondernemingsvlak een overeenkomst te sluiten.
Is de fietsvergoeding voor elke medewerker 0,24 euro?
Is er in je sector geen verplichting opgelegd om een fietsvergoeding toe te kennen, dan kan je op ondernemingsvlak een overeenkomst sluiten waarin je het bedrag ervan vastlegt en dit al dan niet koppelt aan het maximaal vrijgestelde bedrag. Wanneer het maximaal vrijgestelde bedrag dan opnieuw stijgt, zal je ook meer moeten betalen. Is er geen verplichting of geen koppeling aan het maximaal vrijgestelde bedrag, dan kan je het bedrag zelf bepalen. Is er in je sector wel een CAO die een fietsvergoeding oplegt, zal je minstens dat bedrag per kilometer moeten betalen.
Waarom een fietsvergoeding betalen als de sector niets voorziet?
De fietsvergoeding is een financieel extraatje dat je medewerkers kan overtuigen om de fiets te nemen. Zo draag je bij aan het milieu (alweer een auto minder) én investeer je in de gezondheid van je medewerkers (bewegen is gezond). Bovendien kan het bedrag dat je medewerkers via een fietsvergoeding krijgen best hoog zijn. Dankzij de komst van de e-(bedrijfs)fietsen wordt de gemiddelde woon-werkafstand die met de fiets afgelegd wordt steeds groter. Dus ook het bedrag van de fietsvergoeding wordt groter. Wanneer je medewerker 20 kilometer heen-en-terug fietst aan een fietsvergoeding van 0,24 euro, dan heeft hij 960 euro op jaarbasis. Dat is toch mooi meegenomen!