Recent werd een nieuwe lijst met forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen gepubliceerd. Deze nieuwe dagvergoedingen kunnen vanaf 15 februari 2023 belastingvrij betaald worden aan werknemers of bedrijfsleiders voor de kosten die ze maken tijdens een buitenlandse dienstreis. Het is de eerste keer in vijf jaar tijd dat de bedragen nog eens aangepast werden.
Voor sommige landen werden de vergoedingen opgetrokken, voor andere dan weer verlaagd. Kijk de vergoedingen die u toekent dus zeker goed na!
De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen die ondernemingen mogen betalen aan werknemers of bedrijfsleiders die een buitenlandse dienstreis maken, zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze bedragen werden in het verleden jaarlijks herbekeken, maar waren nu al sinds juli 2018 ongewijzigd.
Indien een onderneming zich houdt aan deze forfaits voor het vergoeden van kosten die werknemers of bedrijfsleiders maken tijdens een buitenlandse dienstreis, dan is deze betaling belastingvrij. De hoogte van de vergoeding verschilt naargelang het land van de dienstreis en naargelang het gaat om een korte (= categorie 1) of lange dienstreis (= categorie 2) (dit is: meer dan 10 uur maar korter dan 30 opeenvolgende kalenderdagen versus langer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen maar maximum 24 maanden).
De bedragen uit deze ‘landenlijst’ zijn maximumbedragen, een werkgever-vennootschap kan dus ook lagere vergoedingen betalen.
Bedragen voor ambtenaren gebruiken voor de privésector
De bedragen die gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad zijn in eerste instantie bedoeld voor de personeelsleden en afgevaardigden van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven of die in internationale commissies zetelen.
De fiscus aanvaardt dat deze dagbedragen– belastingvrij – kunnen worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders uit de privésector, als een forfaitaire tussenkomst in kosten eigen aan de werkgever. Een van de voorwaarden hierbij is wel dat dienstreizen naar het buitenland geen deel uitmaken van de normale dagelijkse beroepsactiviteit van die werknemers of bedrijfsleiders. Op sociaal vlak aanvaardt de RSZ dat diezelfde forfaitaire vergoedingen worden toegekend aan werknemers die een buitenlandse dienstreis maken. Beide overheden vermelden tot nu toe echter enkel de dagelijkse forfaitaire vergoeding in hun instructies, en dus niet de vergoeding voor logementskosten.
Er wordt normaal gezien steeds een fiscale circulaire gepubliceerd die deze gelijkschakeling voor de privésector expliciet bekrachtigt en de RSZ past haar administratieve instructies ook telkens aan. We verwachten dat dit ook nu zal gebeuren.
Welke kosten dekken deze vergoedingen?
Er zijn twee categorieën van kostenvergoedingen in het kader van buitenlandse dienstreizen:
Dagelijkse forfaitaire vergoeding
De dagelijkse verblijfsvergoeding dekt de kosten van maaltijden (lunch- en dinerkosten) en andere kleine uitgaven ter plaatse. Onder ‘kleine uitgaven’ worden onder meer het vervoer in het land van bestemming zelf, kleine cash uitgaven zoals bv. fooien, drank, versnaperingen en de lokale telefoongesprekken verstaan. De kosten van overnachting en de reiskosten van en naar het buitenland zijn in deze dagvergoedingen dus niet inbegrepen. Deze kosten mogen naast, en bovenop, de forfaitaire dagvergoeding worden vergoed. De werknemer of de bedrijfsleider zal hiervoor dan de nodige bewijsstukken moeten indienen.
Indien een werkgever maaltijdcheques toekent voor de dagen waarop zijn werknemer of bedrijfsleider in het buitenland op dienstreis is, moet de dagvergoeding eveneens verminderd worden. De vermindering is dan gelijk aan de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque.
Naast de bedragen uit de landenlijst, wordt een bedrag van maximum 37,18 EUR (vermeld in het commentaar van het wetboek van de inkomstenbelastingen en geldig ongeacht de bestemming) echter steeds aanvaard als (minimum)bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd waardoor de bedragen uit de landenlijst doorgaans hoger (en dus interessanter) zijn. De werkgever – vennootschap mag kiezen welk bedrag wordt toegekend.
Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag als een niet-belastbare terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever of vennootschap worden beschouwd voor reizen van 1 dag waarbij men minstens 10 uur weg van huis is of voor elke volle dag van afwezigheid. Dit is: een dag tussen twee overnachtingen in het buitenland. Voor de dagen van vertrek en terugkeer moet de dagvergoeding gehalveerd worden.
Maximale logementsvergoeding
Indien de werknemer of bedrijfsleider in het buitenland moet overnachten kunnen de kosten voor dat verblijf bijkomend vergoed worden. Deze logementsvergoeding omvat de huisvestingskosten en (anders dan voorheen) ook de kosten van het ontbijt.
De werkelijke logementskosten worden terugbetaald, de logementsvergoedingen dienen louter als een maximum.
Wanneer de werkgever de kosten van de overnachting ten laste neemt en in die prijs ook andere maaltijden (naast het ontbijt) inbegrepen zijn, moet het dagforfait verminderd worden. Dezelfde kost mag immers maar een keer terugbetaald worden.
Hoeveel die vermindering bedraagt hangt af van de maaltijd waarover het gaat:
- 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.
In het verleden moesten ook verminderingen toegepast worden voor het ontbijt en voor kleine uitgaven. Die verminderingen zijn dus geschrapt.
Zijn hogere vergoedingen mogelijk?
Indien een werkgever of vennootschap zich houdt aan de bedragen uit de gepubliceerde landenlijst, wordt de vergoeding beschouwd als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De concrete kosten moeten dan niet bewezen worden. De forfaits worden geacht te zijn vastgesteld volgens “ernstige normen”, en moeten onder deze categorie vermeld worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider.
In principe zijn de vergoedingen die hoger liggen dan de bedragen voorzien in de landenlijst bijgevolg belastbaar en dus ook onderworpen aan bedrijfsvoorheffing. Nochtans kan een werkgever - op basis van bewijsstukken – steeds aantonen dat die hogere vergoeding verantwoord is gelet op de werkelijk gemaakte professionele kosten. In dat geval betreft het uiteraard geen forfaitaire vergoeding meer, en moet de tussenkomst op de fiscale fiche vermeld worden onder de categorie ”op basis van bewijsstukken”.
Inwerkingtreding?
De nieuwe bedragen uit de landenlijst zijn van toepassing vanaf 15 februari 2023 (dit is de datum van publicatie van het Ministerieel Besluit in het Belgisch Staatsblad).
Voor buitenlandse dienstreizen die eerder al toegezegd waren maar die op 15 februari 2023 nog niet plaatsgevonden hadden, mogen de nieuwe bedragen worden toegepast indien deze voordeliger zijn.
Bron:
Ministerieel Besluit van 10 januari 2023 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, BS 15 februari 2023. De landenlijst is toegevoegd als bijlage bij dit Besluit.