Op 26 februari 2021 werd een nieuwe fiscale circulaire gepubliceerd die de voorwaarden bepaalt waarin de tussenkomsten van de werkgever in de kosten voor thuiswerk vrijgesteld zijn van belastingen. We bespraken deze circulaire al in een Blogbericht.
Uit deze circulaire blijkt echter ook dat de FOD Financiën de wijze van rapportering van (forfaitaire) kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche zal aanpassen.
Kosten eigen aan de werkgever
In principe worden alle vergoedingen en voordelen die een werkgever toekent aan zijn werknemers geacht bezoldigingen te zijn en dus belastbaar te zijn. Doorheen de tijd zijn er wel talrijke specifieke regimes gecreëerd waardoor van oorsprong belastbare vergoedingen toch vrijgesteld worden.
Een algemene uitzondering op dat principe vormen echter de kosten eigen aan de werkgever. Volgens het Wetboek van de inkomstenbelastingen worden de terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever niet beschouwd als bezoldigingen (art. 31, 2de lid, 1° in fine).
Definitie
Er bestaat geen echte wettelijke definitie van deze kosten eigen aan de werkgever. Samengevat gaat het over kosten die voor rekening van de werkgever zijn maar die voorgeschoten werden door de werknemer en vervolgens aan die werknemer terugbetaald worden.
Deze vrijstelling hangt samen met de arbeidsrechtelijke verplichting van de werkgever om de nodige hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen van de werknemer, zodat deze het overeengekomen werk kan uitvoeren.
Werkelijke of forfaitaire kosten
Opdat de terugbetaling beschouwd zou kunnen worden als vrijgestelde vergoeding voor een kost eigen aan de werkgever moet de werkgever het dubbele bewijs kunnen leveren dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en
- die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
De werkgever kan ervoor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen, na voorlegging van de nodige bewijsstukken. Daarnaast kan hij die vergoedingen ook forfaitair vaststellen. Indien het bedrag van de forfaitaire vergoeding is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven, aanvaardt de FOD Financiën dat deze vergoeding werkelijk gemaakte kosten dekt.
Vermelding op de fiche
Zowel de werkelijke als de forfaitaire kostenvergoedingen moeten worden verantwoord door ze te vermelden op de fiscale fiche van de betrokken werknemer(s). De wijze waarop verschilt echter.
Huidige werkwijze
Op de fiche 281.10 die betrekking heeft op het inkomstenjaar 2020 moet naast rubriek b) van vak 27 'Diverse inlichtingen' volgend onderscheid worden gemaakt (naargelang de wijze waarop de werkgever de kosten vergoedt):
| Vermelding | Bedrag vermelden? | |
|---|---|---|
|
Situatie 1: Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijsstukken |
Ja – bewijsstukken |
Nee |
|
Situatie 2: Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat gebaseerd is op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
Ja – ernstige normen |
Nee |
|
Situatie 3: Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat niet gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
Ja |
Ja |
Indien er meerdere (soorten) kostenvergoedingen worden toegekend, moet desgevallend een combinatie van deze vermeldingen worden gemaakt in de betrokken rubriek op de fiche.
Vanaf inkomstenjaar 2022
Op basis van de informatie opgenomen in de circulaire zal vanaf het inkomstenjaar 2022 steeds het (totale) bedrag van de toegekende kostenvergoeding(en) moeten worden vermeld op de fiscale fiche. Zo krijgt de fiscus een beter inzicht in de bedragen die als kostenvergoeding toegekend worden.
Bovenstaand schema zal er dan uitzien als volgt:
| Vermelding | Bedrag vermelden? | |
|---|---|---|
|
Situatie 1: Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijsstukken |
Ja – bewijsstukken |
Ja |
|
Situatie 2: Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat gebaseerd is op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
Ja – ernstige normen |
Ja |
|
Situatie 3: Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat niet gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen |
/ |
Ja |
In het geval meerdere kostenvergoedingen worden toegekend, zal per categorie het totaalbedrag moeten worden vermeld op een afzonderlijke lijn in de betrokken rubriek op de fiche.
De instructies voor de opmaak van de fiscale fiches die betrekking hebben op de inkomsten toegekend in het inkomstenjaar 2022 zullen dan ook in die zin opgesteld moeten worden. We zullen hier later nog concreter op ingaan.
Niet alleen voor kostenvergoedingen in het kader van thuiswerk
Hoewel de circulaire enkel de kostenvergoedingen toegekend in het kader van thuiswerk behandelt, is het toepassingsgebied van de hoger beschreven wijziging veel ruimer. Deze wijziging zal vanaf het inkomstenjaar 2022 immers “in algemene zin” worden toegepast, voor alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever (randnummer 12).
Ook voor bedrijfsleiders
Niet alleen werknemers maar ook bedrijfsleiders ontvangen regelmatig (forfaitaire) kostenvergoedingen van de vennootschap. Hoewel de circulaire zelf expliciet de bedrijfsleiders uitsluit uit haar toepassingsgebied (waardoor zij niet onder de rechtszekerheid van de circulaire kunnen vallen indien zij een forfaitaire thuiswerkvergoeding toegekend zouden krijgen), wordt verder in de circulaire gesteld dat de toekomstige wijziging op het vlak van de rapportering op de fiscale fiche ook geldt voor de fiche 281.20. Dit is de klassieke fiche voor bedrijfsleiders die vergoed worden voor hun functie als bedrijfsleider.
Bron:
Circulaire van 26 februari 2021 (nr. 2021/C/20) over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.