Contact
Bel een kantoor
Kies een kantoor
Aalst Antwerpen Antwerpen-Wilrijk Brugge Brussel Louizalaan Brussel/Bruxelles Charleroi Dendermonde Dilbeek Gent Hasselt Kortrijk Leuven Libramont Liège Lier Louvain-La-Neuve Mechelen Namur Oostende Oudenaarde Roeselare Sint-Niklaas Turnhout Zaventem
Aalst
Leo De Béthunelaan 100, 9300 Aalst
053 82 62 95
Antwerpen
Brouwersvliet 33 B7, 2000 Antwerpen
03 206 21 78
Antwerpen-Wilrijk
Groenenborgerlaan 16, 2610 Antwerpen-Wilrijk
03 829 24 90
Brugge
Baron Ruzettelaan 5 bus 2, 8310 Brugge
050 44 39 60
Brussel Louizalaan
Louizalaan 123A, 1050 Brussel
02 333 27 25
Brussel/Bruxelles
Buro & Design Center (BDC), Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel-Heizel
Of kom met het openbaar vervoer. Meer info vind je op mivb.be

02 333 27 25
Charleroi
Espace Sud, Esplanade Magritte 5, 6010 Charleroi
071 47 44 62
Dendermonde
Noordlaan 148, 9200 Dendermonde
053 82 62 95
Dilbeek
Ninoofsesteenweg 354 A, 1700 Dilbeek
02 474 39 35
Gent
Kortrijksesteenweg 1131, 9051 Sint-Denijs-Westrem
09 264 12 50
Hasselt
Kunstlaan 16, 3500 Hasselt
011 24 95 80
Kortrijk
Meensesteenweg 2, 8500 Kortrijk
056 26 67 01
Leuven
Diestsepoort 1, 3000 Leuven
016 24 51 29
Libramont
Avenue Herbofin 1 B, 6800 Libramont
061 22 26 63
Liège
Parc Artisanal 11-13, 4671 Liège
04 264 48 46
Lier
Berlaarsesteenweg 39/1, 2500 Lier
015 40 42 60
Louvain-La-Neuve
Axis Park - The Gate, Rue Fond Cattelain 2, 1435 Louvain-la-Neuve, Mont-Saint-Guibert
081 25 04 55
Mechelen
Battelsesteenweg 455 A1, 2800 Mechelen
015 40 42 60
Namur
Chaussée de Liège 140-142, 5100 Namur
081 25 04 55
Oostende
Vijverstraat 47, 8400 Oostende
059 34 10 50
Oudenaarde
Meersbloem-Melden 46 bus 35, 9700 Oudenaarde
055 20 74 67
Roeselare
Ter Reigerie 11, 8800 Roeselare
051 26 08 60
Sint-Niklaas
Industriepark-Noord 27, 9100 Sint-Niklaas
03 870 74 97
Turnhout
Parklaan 46 bus 110, 2300 Turnhout
014 40 02 40
Zaventem
Parklaan 57/1 – 1930 Zaventem
02 773 16 30

Rapportering kosten eigen aan de werkgever wijzigt vanaf inkomstenjaar 2022

10 maart 2021

 

Op 26 februari 2021 werd een nieuwe fiscale circulaire gepubliceerd die de voorwaarden bepaalt waarin de tussenkomsten van de werkgever in de kosten voor thuiswerk vrijgesteld zijn van belastingen. We bespraken deze circulaire al in een Blogbericht.
Uit deze circulaire blijkt echter ook dat de FOD Financiën de wijze van rapportering van (forfaitaire) kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche zal aanpassen.

Kosten eigen aan de werkgever

In principe worden alle vergoedingen en voordelen die een werkgever toekent aan zijn werknemers geacht bezoldigingen te zijn en dus belastbaar te zijn. Doorheen de tijd zijn er wel talrijke specifieke regimes gecreëerd waardoor van oorsprong belastbare vergoedingen toch vrijgesteld worden.

Een algemene uitzondering op dat principe vormen echter de kosten eigen aan de werkgever. Volgens het Wetboek van de inkomstenbelastingen worden de terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever niet beschouwd als bezoldigingen (art. 31, 2de lid, 1° in fine).

Definitie

Er bestaat geen echte wettelijke definitie van deze kosten eigen aan de werkgever. Samengevat gaat het over kosten die voor rekening van de werkgever zijn maar die voorgeschoten werden door de werknemer en vervolgens aan die werknemer terugbetaald worden.

Deze vrijstelling hangt samen met de arbeidsrechtelijke verplichting van de werkgever om de nodige hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen van de werknemer, zodat deze het overeengekomen werk kan uitvoeren.

Werkelijke of forfaitaire kosten

Opdat de terugbetaling beschouwd zou kunnen worden als vrijgestelde vergoeding voor een kost eigen aan de werkgever moet de werkgever het dubbele bewijs kunnen leveren dat:

  • de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en
  • die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De werkgever kan ervoor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen, na voorlegging van de nodige bewijsstukken. Daarnaast kan hij die vergoedingen ook forfaitair vaststellen. Indien het bedrag van de forfaitaire vergoeding is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven, aanvaardt de FOD Financiën dat deze vergoeding werkelijk gemaakte kosten dekt.

Vermelding op de fiche

Zowel de werkelijke als de forfaitaire kostenvergoedingen moeten worden verantwoord door ze te vermelden op de fiscale fiche van de betrokken werknemer(s). De wijze waarop verschilt echter.

Huidige werkwijze

Op de fiche 281.10 die betrekking heeft op het inkomstenjaar 2020 moet naast rubriek b) van vak 27 'Diverse inlichtingen' volgend onderscheid worden gemaakt (naargelang de wijze waarop de werkgever de kosten vergoedt):

  Vermelding Bedrag vermelden?

Situatie 1:

Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijsstukken

Ja – bewijsstukken

Nee

Situatie 2:

Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat gebaseerd is op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

Ja – ernstige normen

Nee

Situatie 3:

Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat niet gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

Ja

Ja

 

Indien er meerdere (soorten) kostenvergoedingen worden toegekend, moet desgevallend een combinatie van deze vermeldingen worden gemaakt in de betrokken rubriek op de fiche.

Vanaf inkomstenjaar 2022

Op basis van de informatie opgenomen in de circulaire zal vanaf het inkomstenjaar 2022 steeds het (totale) bedrag van de toegekende kostenvergoeding(en) moeten worden vermeld op de fiscale fiche. Zo krijgt de fiscus een beter inzicht in de bedragen die als kostenvergoeding toegekend worden.

Bovenstaand schema zal er dan uitzien als volgt:

  Vermelding Bedrag vermelden?

Situatie 1:

Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijsstukken

Ja – bewijsstukken

Ja

Situatie 2:

Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat gebaseerd is op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

Ja – ernstige normen

Ja

Situatie 3:

Forfaitaire kostenvergoeding, vastgesteld op basis van een forfait dat niet gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

/

Ja

 

In het geval meerdere kostenvergoedingen worden toegekend, zal per categorie het totaalbedrag moeten worden vermeld op een afzonderlijke lijn in de betrokken rubriek op de fiche.

De instructies voor de opmaak van de fiscale fiches die betrekking hebben op de inkomsten toegekend in het inkomstenjaar 2022 zullen dan ook in die zin opgesteld moeten worden. We zullen hier later nog concreter op ingaan.

Niet alleen voor kostenvergoedingen in het kader van thuiswerk

Hoewel de circulaire enkel de kostenvergoedingen toegekend in het kader van thuiswerk behandelt, is het toepassingsgebied van de hoger beschreven wijziging veel ruimer. Deze wijziging zal vanaf het inkomstenjaar 2022 immers “in algemene zin” worden toegepast, voor alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever (randnummer 12).

Ook voor bedrijfsleiders

Niet alleen werknemers maar ook bedrijfsleiders ontvangen regelmatig (forfaitaire) kostenvergoedingen van de vennootschap. Hoewel de circulaire zelf expliciet de bedrijfsleiders uitsluit uit haar toepassingsgebied (waardoor zij niet onder de rechtszekerheid van de circulaire kunnen vallen indien zij een forfaitaire thuiswerkvergoeding toegekend zouden krijgen), wordt verder in de circulaire gesteld dat de toekomstige wijziging op het vlak van de rapportering op de fiscale fiche ook geldt voor de fiche 281.20. Dit is de klassieke fiche voor bedrijfsleiders die vergoed worden voor hun functie als bedrijfsleider.

Bron:
Circulaire van 26 februari 2021 (nr. 2021/C/20) over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.

Deel dit artikel

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates