Circulaire verduidelijkt toepassing forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen

Sinds 1 augustus 2025 gelden nieuwe forfaitaire dagvergoedingen voor ambtenaren die buitenlandse dienstreizen maken. Zoals toegelicht in ons nieuwsbericht kunnen deze forfaitaire vergoedingen ook toegepast worden door werkgevers in de privésector, indien voldaan is aan een aantal voorwaarden. De FOD Financiën bevestigt via circulaire de toepassing van deze vergoedingen voor de privésector bij elke wijziging van de bedragen. Die circulaire is recent verschenen en bevat, naast die klassieke bevestiging, nog een aantal nieuwigheden. We bespreken hieronder deze nieuwigheden.

Principe forfaitaire dagvergoedingen

De forfaitaire dagvergoedingen bieden werkgevers een praktische manier om kosten eigen aan de werkgever die gemaakt werden in het kader van een buitenlandse dienstreis belastingvrij te vergoeden, zonder dat elke uitgave afzonderlijk moet worden bewezen. Voor de federale ambtenaren geldt er een landenlijst waarbij, naargelang de bestemming en de duurtijd van de dienstreis, een forfaitair dagbedrag vermeld wordt.

Bevestiging via circulaire (nr. 2025/C/19)

Werkgevers uit de privésector kunnen deze vergoedingen ook toepassen, onder bepaalde voorwaarden. Hiertoe wordt bij elke wijziging van de landenlijst voor de ambtenaren een circulaire gepubliceerd. Daarin bevestigt de fiscale administratie dat de forfaitaire bedragen, zoals opgenomen in de bijlage bij de circulaire, als een niet-belastbare terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever kunnen worden beschouwd. Dit geldt op voorwaarde dat ze worden toegekend in het kader van een opdracht in het buitenland zoals omschreven in de circulaire.

Circulaire bevat ook enkele nieuwigheden

Naast de klassieke bevestiging heeft de FOD Financiën in zijn circulaire bijkomende richtlijnen gepubliceerd met betrekking tot de toepassing van de forfaits. Enkele principes die al lang golden voor de vergoeding van buitenlandse dienstreizen en verblijven worden verlaten.

De belangrijkste nieuwigheden uit de circulaire zijn:

• Vereiste minimumduur buitenlandse dienstreis
  Tot nu toe gold dat - voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal (periode van 24 uren) – de volledige dagvergoeding slechts onbelast toegekend kan worden indien de afwezigheid minimum 10 uren bedraagt. 
  De nieuwe circulaire bepaalt echter dat deze minimumduur niet langer vereist is en dit (retroactief) sinds 1 januari 2025.
• Dagen van vertrek en terugkeer
  Voor dienstreizen die langer dan een etmaal (periode van 24 uren) duren en voor buitenlandse verblijven van meer dan 30 dagen, werd bepaald dat voor de dagen van vertrek en terugkeer de dagvergoeding slechts voor de helft van het bedrag mag toegekend worden. Op deze gehalveerde dagvergoedingen moeten dan geen procentuele verminderingen worden toegepast (bv. wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten).
  De nieuwe circulaire bepaalt echter dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding niet langer moet worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer en dit (retroactief) sinds 1 januari 2025. Op de 'volledige' verblijfsvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer moeten dan wél de procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.

De circulaire bevat ook nog enkele voorbeelden om deze nieuwe principes toe te lichten.

_^Bron:

• _{^{Ministerieel besluit 14 juli 2025 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, BS 1 augustus 2025}}
• _{^{Circulaire 2025/C/70 van 27 oktober 2025 over forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen, www.fisconetplus.be}}