De terugbetaling van de loonkost voor de uren educatief verlof of Vlaams opleidingsverlof van je werknemers verloopt via een aanvraag bij de bevoegde gewestelijke diensten. Dien deze terugbetalingsaanvraag tijdig in. Opgelet: elke gewestelijke regeling heeft zijn eigen deadline voor deze terugbetalingsaanvraag.
Terugbetalingsaanvragen educatief verlof schooljaar 2022-2023
Het educatief verlof is een recht dat werknemers in de privésector toekomt. Het verlof laat hen toe om afwezig te zijn van het werk om een erkende opleiding te volgen met behoud van loon (eventueel begrensd). Als werkgever kan je terugbetaling krijgen van het uitbetaalde loon ten belope van 21,30 euro per goedgekeurd uur educatief verlof dat je werknemer in het Waals Gewest heeft opgenomen. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bedraagt dit forfaitair bedrag 22,07 euro per uur.
In de regeling educatief verlof kan je ten vroegste na afloop van het schooljaar een aanvraag indienen voor uren educatief verlof die je werknemers hebben opgenomen tijdens dat voorbije schooljaar. Een schooljaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
Met het jaareinde nadert nu de deadline voor het indienen van de terugbetalingsaanvragen voor het vorige schooljaar 2022-2023 in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: de deadline is er vastgelegd op 31 december 2023.
Om terugbetaling te krijgen dien je een aanvraag in bij de bevoegde gewestelijke dienst. In het Waals Gewest betreft het de dienst Congé-éducation payé-Forem en in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om de cel betaald educatief verlof van Brussel Economie en Werkgelegenheid.
De termijn voor het indienen van de aanvraag moet strikt worden nageleefd. De afgestempelde postdatum of de verzendingsdatum van de e-mail geldt als bewijs.
Terugbetalingsaanvragen Vlaams opleidingsverlof schooljaar 2023-2024
In het Vlaams Gewest is sinds 2019 de regeling van het Vlaams opleidingsverlof (VOV) in werking. De overgangsregeling voor het educatief verlof liep er tot eind 2021. Sinds 2022 kan in Vlaanderen dus geen betaald educatief verlof meer worden opgenomen.
Bij VOV moet de aanvraag tot terugbetaling digitaal worden ingediend via het WSE-loket van de Vlaamse overheid (digitaal loket van het Departement Werk en Sociale Economie). Per gevalideerd uur VOV ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.
Bij VOV wordt de deadline voor de terugbetalingsaanvraag niet bepaald door het schooljaar waarin de opleiding wordt gevolgd, maar wel door de startdatum van de concrete opleiding in kwestie. Meer bepaald moet de werkgever de aanvraag tot terugbetaling indienen binnen een termijn van drie maanden vóór en ten laatste drie maanden na de start van de opleiding (zoals vermeld op het inschrijvingsattest). De eerste deadlines voor opleidingen die in schooljaar 2023-2024 worden gevolgd, vallen dus nog in 2023, zoals het onderstaande voorbeeld aantoont.
Als de opleiding bijvoorbeeld start op 26 september 2023, dan is 25 december 2023 de laatste dag waarop de werkgever de terugbetalingsaanvraag kan indienen.
De deadline voor de terugbetalingsaanvraag wordt strikt toegepast: te laat ingediende terugbetalingsaanvragen worden geweigerd.