De elektronische controlekaart EC3.2 kan vanaf 1 september 2023 gebruikt worden in alle sectoren. Een belangrijke voorwaarde is wel dat je hier als werkgever mee akkoord gaat.
De controlekaart
Een werknemer die tijdelijk werkloos is, moet van zijn werkgever een controlekaart krijgen. Hij moet in het bezit zijn van dat document vanaf de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand waarin hij tijdelijk werkloos is. Ben je werkgever in de bouwsector, dan moet dit vanaf de eerste dag van elke maand, ook als je werknemer op dat ogenblik niet tijdelijk werkloos is. Een correct ingevuld controledocument, zorgt ervoor dat de werknemer van zijn uitbetalingsinstelling een correct berekende uitkering ontvangt.
Deze controlekaart was tot nu toe een genummerd papieren document. Vanaf 1 september 2023 bestaat er ook een elektronische versie van deze kaart : de EC3.2. Deze EC3.2 moet je ook niet inschrijven in het validatieboek.
Hoe werk je elektronisch?
Als werkgever ben je in principe eerst aan zet. Tenzij een sectorale cao je zou verplichten om gebruik te maken van de EC3.2, beslis je zelf of je de elektronische versie wil invoeren in je onderneming. Je moet als werkgever immers akkoord gaan met het gebruik van de EC3.2.
Je kan als werkgever beslissen dat het gebruik van de elektronische controlekaart voor alle werknemers verplicht is. Dit doe je door de opname van deze verplichting in het arbeidsreglement of in een ondernemings-cao. Daarbij moet je uiteraard de wettelijk voorziene procedures volgen. Je deelt deze beslissing bovendien mee aan het RVA-kantoor bevoegd voor de plaats waar je maatschappelijke zetel is gevestigd. Zorg er wel voor dat al je werknemers dan effectief de gelegenheid hebben om via computer, tablet of smartphone de elektronische controlekaart te gebruiken.
Wil je niet iedereen verplichten, dan kan je ook gewoon een individueel akkoord afsluiten met een of meerdere werknemers voor het gebruik van de EC3.2. Alle andere werknemers gebruiken dan verder de papieren versie.
Wat moet de werknemer doen?
Je werknemer moet:
- gekend zijn of zich kenbaar maken bij een uitbetalingsinstelling, d.w.z. de overheidsinstelling Hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen (HVW) of één van de uitbetalingsinstellingen verbonden met een vakbond: ACV, ABVV of ACLVB;
- beschikken over een PC, tablet of smartphone, en kunnen inloggen met de eID of door gebruik te maken van de toepassing Itsme. Dit heeft hij immers nodig om toegang te krijgen tot de elektronische toepassing;
- een verklaring op eer afleggen waarin hij zich akkoord verklaart om vanaf de lopende of de volgende maand (en verder in de toekomst) enkel nog elektronisch te werken. Dat akkoord wordt ook bezorgd aan de RVA en aan de uitbetalingsinstelling.
Hij vult daarna de kalender in de elektronische toepassing in volgens de instructies die daarin vermeld zijn. Deze instructies zijn dezelfde als voor de papieren controlekaart, nl. werkloosheidsdagen blanco laten, de niet-vergoedbare dagen (werken, arbeidsongeschiktheid, vakantie,…) wel aanduiden. Vanaf de laatste werkdag van de maand, kan je werknemer de ingevulde kalender bevestigen en verzenden aan de uitbetalingsinstelling.
Op de site van de RVA kan je doorlinken naar een handleiding in PDF-formaat die het gebruik van de EC3.2 verduidelijkt.
Controleer je eBox
Als werkgever krijg je via de eBox maandelijks een lijst van alle werknemers die gebruik maken van de elektronische toepassing EC3.2. Merk op dat je de elektronische toepassing niet kan consulteren. Dit betekent dat je als werkgever je akkoord voor het gebruik van de EC3.2 (of het gebrek aan akkoord) niet kan bevestigen in de elektronische applicatie.
Ben je niet akkoord dat een bepaalde werknemer uit jouw bedrijf op deze lijst staat vermeld, dan moet je dit onmiddellijk meedelen aan de RVA via het contactformulier. Je levert dan vanaf de volgende maand gewoon opnieuw een papieren controlekaart af aan deze werknemer en schrijft dit in het validatieboek. De RVA contacteert hiervoor ook je werknemer.
Eens elektronisch, altijd elektronisch?
Er zijn verschillende situaties denkbaar waarin werknemers de elektronische toepassing al dan niet tijdelijk niet meer kunnen of willen gebruiken (bijvoorbeeld smartphone verloren, gestolen eID, blokkering van het itsme account,…). Je werknemer kan dan een herroepingsformulier C3E vragen bij de RVA via zijn uitbetalingsinstelling en daarop de reden van herroeping vermelden.
Als de RVA een tijdelijke herroeping aanvaardt, kan de werknemer voor de lopende maand en de volgende maand een papieren controlekaart C3.2A gebruiken, afgeleverd door de RVA. Je moet deze controlekaarten niet inschrijven in het validatieboek.
Een definitieve herroeping kan ten vroegste ingaan de eerste dag van de maand volgend op de ontvangst van het formulier C3E- herroeping door het RVA-kantoor. De RVA levert in dat geval aan de werknemer een papieren controlekaart C3.2A af voor de maand vanaf dewelke de elektronische controlekaart niet langer wordt gebruikt en voor de twee daaropvolgende maanden. Vanaf de volgende maanden moet je de werknemer opnieuw papieren C3.2A’s afleveren en die, zo nodig, wel opnieuw inschrijven in het validatieboek. Je ontvangt hiervoor een schriftelijk bevestiging van de RVA.
Invullen van de elektronische controlekaart onmogelijk, maar de werknemer wil het gebruik van de EC3.2 niet herroepen?
Vb. Er is economische werkloosheid voorzien op de laatste werkdag van de maand en je werknemer heeft de EC3.2 al verzonden naar zijn uitbetalingsinstelling. Een controlekaart die al verzonden is, kan niet meer worden geraadpleegd of aangepast in de applicatie. Je roept je werknemer echter onverwacht op om die dag toch nog te komen werken.
Je werknemer moet doorgeven aan de RVA dat hij in de onmogelijkheid was om de EC3.2 in te vullen. Hij kan dit doen via het contactformulier, per telefoon of door zich persoonlijk aan te melden bij het lokale RVA-kantoor. Je werknemer ontvangt van het RVA-kantoor dan de bevestiging dat hij het formulier C3E-beletsel heeft bezorgd. Een dubbel van dat formulier wordt ook doorgestuurd naar de uitbetalingsinstelling. Je werknemer zal bij gebruik van deze procedure geen administratieve sanctie oplopen voor het niet correct invullen van de EC3.2.
Bijkomende informatie:
Acerta kan je helpen
Contacteer bpo.service@acerta.be of 016/24.56.88 om alle formaliteiten rond tijdelijke werkloosheid in orde te brengen. Je kan uiteraard ook steeds contact opnemen met je vertrouwd aanspreekpunt bij Acerta.