Contact
Bel een kantoor
Kies een kantoor
Aalst Antwerpen Antwerpen-Wilrijk Brugge Brussel Louizalaan Brussel/Bruxelles Charleroi Dendermonde Dilbeek Gent Hasselt Kortrijk Leuven Libramont Liège Lier Louvain-La-Neuve Mechelen Namur Oostende Oudenaarde Roeselare Sint-Niklaas Turnhout Zaventem
Aalst
Leo De Béthunelaan 100, 9300 Aalst
053 82 62 95
Antwerpen
Brouwersvliet 33 B7, 2000 Antwerpen
03 206 21 78
Antwerpen-Wilrijk
Groenenborgerlaan 16, 2610 Antwerpen-Wilrijk
03 829 24 90
Brugge
Baron Ruzettelaan 5 bus 2, 8310 Brugge
050 44 39 60
Brussel Louizalaan
Louizalaan 123A, 1050 Brussel
02 333 27 25
Brussel/Bruxelles
Buro & Design Center (BDC), Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel-Heizel
Of kom met het openbaar vervoer. Meer info vind je op mivb.be

02 333 27 25
Charleroi
Espace Sud, Esplanade Magritte 5, 6010 Charleroi
071 47 44 62
Dendermonde
Noordlaan 148, 9200 Dendermonde
053 82 62 95
Dilbeek
Ninoofsesteenweg 354 A, 1700 Dilbeek
02 474 39 35
Gent
Kortrijksesteenweg 1131, 9051 Sint-Denijs-Westrem
09 264 12 50
Hasselt
Kunstlaan 16, 3500 Hasselt
011 24 95 80
Kortrijk
Meensesteenweg 2, 8500 Kortrijk
056 26 67 01
Leuven
Diestsepoort 1, 3000 Leuven
016 24 51 29
Libramont
Avenue Herbofin 1 B, 6800 Libramont
061 22 26 63
Liège
Parc Artisanal 11-13, 4671 Liège
04 264 48 46
Lier
Berlaarsesteenweg 39/1, 2500 Lier
015 40 42 60
Louvain-La-Neuve
Axis Park - The Gate, Rue Fond Cattelain 2, 1435 Louvain-la-Neuve, Mont-Saint-Guibert
081 25 04 55
Mechelen
Battelsesteenweg 455 A1, 2800 Mechelen
015 40 42 60
Namur
Chaussée de Liège 140-142, 5100 Namur
081 25 04 55
Oostende
Vijverstraat 47, 8400 Oostende
059 34 10 50
Oudenaarde
Meersbloem-Melden 46 bus 35, 9700 Oudenaarde
055 20 74 67
Roeselare
Ter Reigerie 11, 8800 Roeselare
051 26 08 60
Sint-Niklaas
Industriepark-Noord 27, 9100 Sint-Niklaas
03 870 74 97
Turnhout
Parklaan 46 bus 110, 2300 Turnhout
014 40 02 40
Zaventem
Parklaan 57/1 – 1930 Zaventem
02 773 16 30

Verplaatsingsvergoeding voor medewerkers die carpoolen?

14 september 2021

Zowel wanneer je medewerkers op eigen initiatief carpoolen als wanneer je gemeenschappelijk vervoer organiseert, kan je een verplaatsingsvergoeding verschuldigd zijn aan chauffeur en passagiers.

Nu je medewerkers terugkeren naar kantoor, kunnen ze ook weer gebruik maken van carpooling. Ze komen samen, met dezelfde auto naar het werk. Moet je voor hen beiden tussenkomen in het woon-werkverkeer?

Om te weten of je verplicht bent om je medewerker een verplaatsingsvergoeding te betalen, moet je eerst de regels nagaan die op jouw sector van toepassing zijn. Elke sector voorziet immers verschillende voorwaarden en bedragen en de terugbetaling is bovendien verschillend naargelang het gekozen vervoermiddel.

Je bent niet verplicht om je te beperken tot de sectorale regeling. Binnen bepaalde grenzen kan je jouw medewerker meer toekennen, maar nooit minder. In dat geval is het wel aangeraden om een bepaling  toe te voegen aan het arbeidsreglement om elke vorm van discriminatie te vermijden.

Carpoolen op eigen initiatief

Stel dat twee medewerkers op eigen initiatief samen naar het werk rijden. Ze dragen hun steentje bij aan het verminderen van het aantal wagens in het verkeer en besparen tijd en geld, aangezien hun kosten voor de verplaatsing naar het werk met de helft verminderen. 

Voor de toe te kennen verplaatsingsvergoeding moet je eerst bepalen met welk vervoermiddel je medewerker naar het werk komt. Daarna pas je de regels toe die voor dat vervoermiddel gelden binnen jouw sector of onderneming.

Moet je in deze omstandigheden ook de verplaatsingskosten betalen aan de medewerker die met een collega meerijdt naar het werk?

Ja, je moet dezelfde logica volgen zoals hierboven  beschreven. In eerste instantie moet je dus bepalen met welk vervoermiddel je medewerkers naar het werk komt. Daarna pas je de regels toe die voor dat vervoermiddel gelden binnen jouw sector of onderneming.

In het hierboven vermelde voorbeeld komt de medewerker die meerijdt (medewerker-passagier) met de wagen naar het werk en dus moet je hem de volledige vergoeding voor verplaatsingen met de wagen betalen, ongeacht of hij de kosten vergoedt aan de chauffeur. De chauffeur krijgt precies dezelfde verplaatsingsvergoeding. Voor de RSZ en de fiscus is de verplaatsingsvergoeding van de chauffeur een vrijgestelde kostenvergoeding voor de gedane verplaatsing. De meerijdende medewerker maakt evenwel niet steeds geen kosten waardoor de toegekende vergoeding dan niet steeds vrijgesteld zal zijn van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. 

Kijk zeker na of je sector carpooling specifiek geregeld  heeft. Als dat het geval is, moet je die regels naleven.  

Georganiseerd gemeenschappelijk vervoer

Binnen je onderneming kan je ook een regeling rond carpooling uitwerken, onder de vorm van “georganiseerd gemeenschappelijk  vervoer”. Voor de regeling kan dan elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen (autocar, autobus, minibus, bestelwagen, jeep, pick-up, wagen, auto voor dubbel gebruik, motorfiets, scooter) worden ingezet. Je kan ook beroep doen op een vervoersonderneming. 

Om deze regeling toe te passen, moet je een collectief of individueel akkoord sluiten met jouw medewerkers(s). Dat akkoord (dat doorgaans geïntegreerd wordt in een collectief vervoerreglement of carpoolingreglement) vermeldt onder meer de deelnemingsvoorwaarden, de controleregels en de toe- of uittredingsregels voor dit gemeenschappelijk vervoer.

Ook bij deze vorm van carpoolen, ontvangen de chauffeur en de passagier(s) een woon-werkvergoeding.

Na te leven coronamaatregelen

De generieke gids bevat enkele vuistregels die tijdens het carpoolen moeten worden gerespecteerd. Bij carpooling op eigen initiatief moet het aantal personen beperkt blijven (met een aanbevolen maximum van twee per voertuig) en moet de grootst mogelijke afstand onderling gerespecteerd worden. Je medewerkers moeten ook een mondmasker dragen, en kiezen best een vaste carpoolpartner.

Organiseer je zelf gemeenschappelijk vervoer, ook dan is het dragen van een mondmasker verplicht, en dient de toevoer van verse lucht en de juiste hygiëne te worden verzekerd. Bestuurder en passagiers moeten zoveel mogelijk afstand van elkaar houden en kiezen best voor een vaste plaats, ook bij het in- en uitstappen. 

Meer informatie?

Acerta kan je helpen om te bepalen welke verplaatsingsvergoedingen je moet betalen. Raadpleeg hiervoor zeker ook hoofdstuk 20.8 van je Sectorale Gids in Trefzeker, of contacteer jouw aanspreekpunt bij Acerta.

Ben je van plan om het arbeidsreglement aan te passen om de verplaatsingsvergoedingen op ondernemingsniveau te regelen of zou je graag een systeem van “georganiseerd gemeenschappelijk vervoer” invoeren in je onderneming? Dan kan je je laten bijstaan door Acerta Legal Consult via legal.consult@acerta.be of 016/24 53 24.

Deel dit artikel

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates