Veelgestelde vragen over de situatie in Rusland en Oekraïne

Het conflict tussen Oekraïne en Rusland woedt volop. De kans is reëel dat je arbeidsorganisatie gevolgen voelt van het conflict of van de acties die de internationale gemeenschap ondernomen heeft naar aanleiding ervan.

We bieden je een eerste overzicht van de veelgestelde vragen waarmee je als werkgever geconfronteerd kan worden. We baseren ons op de momenteel gekende informatie en juridische mogelijkheden.

Kan mijn werknemer afwezig zijn om zijn familie uit Oekraïne te helpen?

Ja, er zijn verschillende mogelijkheden.

De werknemer kan ervoor opteren om vakantie in te plannen of overuren op te nemen. Je kan ook met de werknemer overeenkomen dat een periode onbetaald verlof wordt genomen. Ook het verminderen van de tewerkstelling kan tot de mogelijkheden (door bijvoorbeeld deeltijds te gaan werken) behoren.

De werknemer kan ook beroep doen op verlof om dwingende reden. Onder dwingende reden wordt verstaan elke onvoorzienbare, los van het werk staande gebeurtenis die de dringende en noodzakelijke tussenkomst van de werknemer vereist, en dit voor zover de uitvoering van de arbeidsovereenkomst deze tussenkomst onmogelijk maakt. Een dwingende reden kan elke gebeurtenis zijn die de werkgever en werknemer in onderling akkoord beschouwen als een dwingende reden. Zo ook het oorlogsconflict dat de werknemer dwingt hulp te bieden.

In alle gevallen moeten de nodige afspraken gemaakt worden en op papier gezet worden. Je kan hiervoor contact opnemen met Acerta Legal Consult en dit telefonisch via 016 24 53 24 of via mail: info.consult@acerta.be.

Mijn Oekraïense werknemer, in dienst in België, wordt door het Oekraïense leger opgeroepen. Wat gebeurt er in dat geval met de arbeidsovereenkomst

Als je werknemer naar het conflictgebied wil vertrekken, kan die:

  • ofwel beroep doen op verlof wegens dwingende reden. Onder dwingende reden wordt verstaan elke onvoorzienbare, los van het werk staande gebeurtenis die de dringende en noodzakelijke tussenkomst van de werknemer vereist, en dit voor zover de uitvoering van de arbeidsovereenkomst deze tussenkomst onmogelijk maakt.
    Als werkgever kan je in onderling akkoord met de werkgever zijn tussenkomst in het conflictgebied beschouwen als een dwingende reden;
  • ofwel vakantiedagen opnemen;
  • ofwel in onderling akkoord met jou onbetaald verlof opnemen.

Is de werknemer al in Oekraïne tijdens het uitbreken van het conflict en wordt hij opgeroepen, dan kan hij vragen de arbeidsovereenkomst te schorsen omwille van deze dienstplicht, maar dat is niet afdwingbaar. Je mag, maar moet niet ingaan op het verzoek om de arbeidsovereenkomst omwille van dienstplicht te schorsen. Als je hier niet in mee stapt, moeten andere opties bekeken worden (zoals onbetaald verlof).

Mijn Belgische werknemer is gedetacheerd naar een filiaal in Oekraïne en is daar gewond geraakt, is op de vlucht is of zit vast?

Is de werknemer arbeidsongeschikt, dan gelden de klassieke regels van afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid. Er geldt in principe de verplichting om de arbeidsongeschiktheid te melden aan de werkgever (veelal op basis van de afspraken en termijnen binnen het arbeidsreglement).

Het arbeidsongeschiktheidsattest moet opgemaakt zijn in een voor de werkgever verstaanbare taal en voldoen aan de wettelijke voorwaarden. Je zal in principe gewaarborgd loon verschuldigd zijn. Gezien de conflictsituatie zal het niet steeds evident zijn de arbeidsongeschiktheid vast te stellen en het getuigschrift van de werknemer te ontvangen. Je kan met deze bijzondere omstandigheden rekening houden en de nodige soepelheid aan de dag leggen met betrekking tot het gerechtvaardigd karakter van de afwezigheid (die desgevallend ook op andere manieren kan worden bewezen).

Indien werknemers gedekt zijn door een collectieve hospitalisatiepolis via de werkgever, zal de polis uitsluitsel moeten geven of een hospitalisatie in Oekraïne onder de polisvoorwaarden valt.

Is de werknemer op de vlucht of zit hij vast, dan kan beroep worden gedaan op het verlof om dwingende reden. Onder dwingende reden wordt verstaan elke onvoorzienbare, los van het werk staande gebeurtenis die de dringende en noodzakelijke tussenkomst van de werknemer vereist, en dit voor zover de uitvoering van de arbeidsovereenkomst deze tussenkomst onmogelijk maakt. Een dwingende reden kan elke gebeurtenis zijn die de werkgever en werknemer in onderling akkoord beschouwen als een dwingende reden. Zo ook het oorlogsconflict dat de werknemer dwingt hulp te bieden.

Mijn Belgische werknemer kan niet terugkeren naar België omdat hij vastzit in Oekraïne of Rusland?

De werknemer kan ervoor opteren om vakantie in te plannen of overuren op te nemen. Je kan ook met de  werknemer overeenkomen dat een periode onbetaald verlof wordt genomen. Ook het verminderen van de tewerkstelling kan tot de mogelijkheden (door bijvoorbeeld deeltijds te gaan werken) behoren.

De werknemer kan ook beroep doen op verlof om dwingende reden. Onder dwingende reden wordt verstaan elke onvoorzienbare, los van het werk staande gebeurtenis die de dringende en noodzakelijke tussenkomst van de werknemer vereist, en dit voor zover de uitvoering van de arbeidsovereenkomst deze tussenkomst onmogelijk maakt. Een dwingende reden kan elke gebeurtenis zijn die de werkgever en werknemer in onderling akkoord beschouwen als een dwingende reden. Zo ook het oorlogsconflict dat de werknemer dwingt hulp te bieden.

In alle gevallen moeten de nodige afspraken gemaakt worden en op papier gezet worden. Je kan hiervoor contact opnemen met Acerta Legal Consult en dit telefonisch via 016 24 53 24 of via mail: info.consult@acerta.be.

Kan ik een Oekraïense vluchteling in dienst nemen?

Oekraïners die het gewapend conflict ontvluchten en in België opgevangen worden, kunnen in België – afhankelijk van hun situatie – een erkenning als vluchteling of subsidiair beschermde bekomen.

Volgend op een unanieme beslissing op EU niveau, kunnen Oekraïense onderdanen zich vanaf 07.03.2022 met hun Oekraïense identiteitsdocumenten in persoon melden in het registratiecentrum aan de Waterloolaan, 121, 1000 Brussel, om tijdelijke bescherming aan te vragen.

Dit geldt zowel voor Oekraïense onderdanen die in Oekraïne verblijven als voor onderdanen van derde landen of staatlozen die in Oekraïne bescherming genieten en hun gezinsleden.

Indien aan de voorwaarden voldaan is, ontvangen de getroffen personen een attest van tijdelijke bescherming; hiermee kunnen ze een verblijfskaart A bekomen bij het gemeentebestuur van hun woonplaats. Deze verblijfskaart is 1 jaar geldig.

Tijdens de geldigheidsduur van deze verblijfskaart A zijn de betrokkenen in België vrijgesteld van arbeidskaart. Meer info vind je hier.

Mijn bedrijfsvoering komt in moeilijkheden door de oorlogssituatie. Ik kan niet al mijn werknemers aan het werk kan houden. Kan ik beroep doen op tijdelijke werkloosheid?

Het conflict kan een overmachtssituatie uitmaken. Het gaat immers om een plotse en onvoorzienbare gebeurtenis - met een tijdelijk karakter - dat zich voordoet buiten de wil van jou en je werknemer en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tijdelijk onmogelijk maakt.  

Je kan voor de dagen dat er niet gewerkt kan worden tijdelijke werkloosheid wegens overmacht toepassen. Jij hoeft dan geen loon te betalen en je werknemers ontvangen in principe een uitkering wegens tijdelijke werkloosheid van de RVA. Let wel, begin maart werd door de RVA gecommuniceerd dat je hiervoor een bepaalde procedure moest volgen. Ze deelden mee dat je de tijdelijke werkloosheid enkel kon toepassen na het doen van een elektronische mededeling aan de RVA via de portaalsite van de sociale zekerheid. In de rubriek opmerkingen moest je de reden van de werkloosheid nader toelichten (bijvoorbeeld geen levering van grondstoffen meer mogelijk uit Oekraïne).

Op 14 maart besliste de regering echter om de versoepelde procedure voor tijdelijke werkloosheid ten gevolge van de coronapandemie te verlengen tot 30 juni én uit te breiden naar het werkgebrek dat het gevolg is van de situatie in Oekraïne. Je hoeft dus geen voorafgaande mededeling meer te doen aan de RVA. Een maandelijkse aangifte van het ASR scenario 5 met als reden van de overmacht ‘Oekraïne’ volstaat. Ben je aangesloten bij Acerta sociaal secretariaat, dan gebeurt deze aangifte automatisch op basis van de dagen van de tijdelijke werkloosheid die je aan ons hebt doorgegeven.

Je zou eraan kunnen denken werknemers die nu tijdelijk geen of minder werk hebben ten gevolge van het conflict tijdelijk elders aan de slag te laten gaan. We spreken dan van ‘delen van werknemers’. Dit is een bestaand concept dat Acerta al verschillende keren heeft uitgewerkt, maar gezien de omstandigheden relevant kan zijn. Lees meer over werknemers delen. Acerta kan je hiermee helpen. Je kan hiervoor contact opnemen telefonisch 016 24 53 94 of via mail: werknemers.delen@acerta.be. Voor internationale tewerkstelling kan je je steeds informeren via onze gerichte opleidingen.

Mijn werknemer vangt Oekraïense vluchtelingen op. Kan dit een impact hebben op zijn uitkering die hij van RVA ontvangt naar aanleiding van tijdskrediet of thematisch verlof?

Een uitkering voor tijdskrediet of thematische verlof, zoals ouderschapsverlof, is hoger voor wie alleen woont of alleen woont met kinderen ten laste. De RVA heeft geoordeeld dat werknemers die tijdelijk onderdak verschaffen aan Oekraïense vluchtelingen hiervan geen nadeel zullen ondervinden. Deze maatregel geldt voor de periode van 24 februari 2022 tot en met 28 februari 2023.  

Je werknemer zal wel een aangifte moeten doen om het behoud van de gezinstoestand aan te vragen. De modelformulieren staan ter beschikking op de website van de RVA.

Zijn de opgenomen vluchtelingen fiscaal te beschouwen als personen ten laste voor jouw medewerker?

Nee, enkel de kinderen, ascendenten en zijverwanten tot en met de tweede graad en personen van wie de medewerker als kind volledig of hoofdzakelijk ten laste is geweest, kunnen personen ten laste zijn van de medewerker.

De toepasselijke bedrijfsvoorheffing in de loonberekening blijft dan ook ongewijzigd.

Verliest jouw medewerker zijn vermindering in de bedrijfsvoorheffing voor de ‘echte alleenstaande’ met kinderen ten laste of fiscaal co-ouderschap als hij vluchtelingen opvangt?

Nee, als jouw medewerker geniet van de vermindering van bedrijfsvoorheffing als ‘echte alleenstaande’ met kinderen ten laste of in fiscaal co-ouderschap, dan is de FOD Financiën van oordeel dat, gezien de uitzonderlijke en tijdelijke aard van de opvang van vluchtelingen, hier niet de intentie bestaat om een gezin te vormen, waardoor de medewerker de vermindering mag behouden.

De toepasselijke bedrijfsvoorheffing in de loonberekening blijft dan ook ongewijzigd.

Is de opzegtermijn van mijn werknemer opgeschort tijdens de tijdelijke werkloosheid?

Als algemene regel geldt dat een werknemer die met een opzeggingstermijn wordt ontslagen door zijn werkgever, zijn opzeggingstermijn verlengd ziet wegens afwezigheid tijdens de opzeggingstermijn.

Tijdelijke werkloosheid als gevolg van overmacht schort de opzegtermijn in principe niet op. Dit betekent dus dat de opzegtermijn gewoon doorloopt.

Dat principe is eveneens van toepassing op de  tijdelijke werkloosheid ten gevolge van overmacht wegens de oorlog in Oekraïne. De opzeggingstermijn wordt dus niet geschorst door dagen van tijdelijke werkloosheid overmacht-Oekraïne.

Er is een wetsvoorstel ingediend waardoor tijdelijke werkloosheid overmacht-Oekraïne de opzegtermijn zou schorsen voor opzegperiodes ingegaan vanaf 1 april 2022.