We bespraken het in een eerder artikel al: medewerkers die hun skills en kennis blijven ontwikkelen, kan jij als werkgever alleen maar aanmoedigen. Dat gaat echter wel gepaard met een aantal administratieve verplichtingen die je als werkgever moet opvolgen. Wij geven je een kort overzicht van de documenten die je zeker moet ontvangen voor het toekennen van educatief verlof en het terugvorderen van de uurlonen.
Kreeg je van een leergierige medewerker een aanvraag tot educatief verlof? Dan moet dit altijd gebeuren via een ‘getuigschrift van regelmatige inschrijving’. De medewerker ontvangt dit attest van zijn opleidingsinstelling bij aanvang van het schooljaar. Wat betreft opleidingen die volgens een school- of academiejaar geregeld zijn, moet je dit attest ontvangen voor 31 oktober. Voor opleidingen die niet binnen die regeling vallen, moet jouw medewerker het attest binnen 15 dagen na inschrijving indienen.
Dit getuigschrift vermeldt over welke opleiding het gaat, samen met de begin- en einddatum. Er is tevens een vermelding van het theoretisch aantal cursusuren, het aantal cursusuren waarvoor de cursist is ingeschreven, de lesdagen, vakantiedagen… Op basis van dit attest kan je het recht op educatief verlof toekennen aan jouw medewerker.
Per ‘periode’ ontvangt je medewerker een getuigschrift van nauwgezetheid van zijn opleidingsinstelling (per schooltrimester, per 3 maanden voor modulaire opleidingen of voor de ganse opleiding indien deze maximum 3 maanden duurt.)
Dit getuigschrift lijkt sterk op dat van regelmatige inschrijving. Op dit attest vind je echter heel wat interessante informatie zoals het aantal effectieve lesuren, het aantal effectief gevolgde lesuren en de (on)gewettigde afwezigheden van jouw medewerker.
Op basis van deze informatie kan je het recht op educatief verlof bijsturen. In het slechtste geval, indien jouw medewerker meer dan 10% ongewettigd afwezig was, kan je zijn recht op educatief verlof schorsen.
Indien je een terugbetaling van de uren educatief verlof wil aanvragen aan de overheid, moet je specifieke deadlines respecteren. Maar opgelet, deze data zijn in elk gewest anders.
Voor deze aanvraag moet je een ‘Aangifte van schuldvordering’ en een ‘Individuele steekkaart per werknemer’ indienen. Vergeet zeker niet de originele getuigschriften bij de individuele steekkaart van jouw medewerker te voegen om de inschrijving en het nauwgezet bijwonen van de opleiding te bewijzen. Je kan deze aanvraag zelf indienen maar je kan het ook overlaten aan het sociaal secretariaat.
Heb je vragen over jouw administratieve verplichtingen bij educatief verlof? Contacteer ons voor meer informatie.
Alle formaliteiten rond het educatief verlof komen aan bod in de opleiding "Afwezig op het werk"
Schrijf inAcerta Podcast: laat je inspireren tot een stevig hr-beleid
Op zoek naar een hr-podcast die je blik verruimt, toekomstgericht is en gebaseerd op feiten? Zoek niet verder, want je hebt het gevonden: met de Acerta Podcast schaaf je al luisterend je kennis bij. Waar en wanneer je maar wil.
Lees meerVlaams Parlement breidt antidiscriminatiebepalingen uit
Op 9 april 2021 trad het decreet dat de Vlaamse antidiscriminatiebepalingen voor een evenredige participatie op de arbeidsmarkt uitbreidt, in werking.
Lees meerWelzijn van medewerkers verhogen in tijden van thuiswerk
Organisaties beschouwen ‘welzijn’ niet langer als een verplicht nummertje, maar als een belangrijke voorwaarde om hun medewerkers lang en gelukkig aan het werk te houden.
Lees meer
