We bespraken het in een eerder artikel al: medewerkers die hun skills en kennis blijven ontwikkelen, kan jij als werkgever alleen maar aanmoedigen. Dat gaat echter wel gepaard met een aantal administratieve verplichtingen die je als werkgever moet opvolgen. Wij geven je een kort overzicht van de documenten die je zeker moet ontvangen voor het toekennen van educatief verlof en het terugvorderen van de uurlonen.
Kreeg je van een leergierige medewerker een aanvraag tot educatief verlof? Dan moet dit altijd gebeuren via een ‘getuigschrift van regelmatige inschrijving’. De medewerker ontvangt dit attest van zijn opleidingsinstelling bij aanvang van het schooljaar. Wat betreft opleidingen die volgens een school- of academiejaar geregeld zijn, moet je dit attest ontvangen voor 31 oktober. Voor opleidingen die niet binnen die regeling vallen, moet jouw medewerker het attest binnen 15 dagen na inschrijving indienen.
Dit getuigschrift vermeldt over welke opleiding het gaat, samen met de begin- en einddatum. Er is tevens een vermelding van het theoretisch aantal cursusuren, het aantal cursusuren waarvoor de cursist is ingeschreven, de lesdagen, vakantiedagen… Op basis van dit attest kan je het recht op educatief verlof toekennen aan jouw medewerker.
Per ‘periode’ ontvangt je medewerker een getuigschrift van nauwgezetheid van zijn opleidingsinstelling (per schooltrimester, per 3 maanden voor modulaire opleidingen of voor de ganse opleiding indien deze maximum 3 maanden duurt.)
Dit getuigschrift lijkt sterk op dat van regelmatige inschrijving. Op dit attest vind je echter heel wat interessante informatie zoals het aantal effectieve lesuren, het aantal effectief gevolgde lesuren en de (on)gewettigde afwezigheden van jouw medewerker.
Op basis van deze informatie kan je het recht op educatief verlof bijsturen. In het slechtste geval, indien jouw medewerker meer dan 10% ongewettigd afwezig was, kan je zijn recht op educatief verlof schorsen.
Indien je een terugbetaling van de uren educatief verlof wil aanvragen aan de overheid, moet je specifieke deadlines respecteren. Maar opgelet, deze data zijn in elk gewest anders.
Voor deze aanvraag moet je een ‘Aangifte van schuldvordering’ en een ‘Individuele steekkaart per werknemer’ indienen. Vergeet zeker niet de originele getuigschriften bij de individuele steekkaart van jouw medewerker te voegen om de inschrijving en het nauwgezet bijwonen van de opleiding te bewijzen. Je kan deze aanvraag zelf indienen maar je kan het ook overlaten aan het sociaal secretariaat.
Heb je vragen over jouw administratieve verplichtingen bij educatief verlof? Contacteer ons voor meer informatie.
Alle formaliteiten rond het educatief verlof komen aan bod in de opleiding "Afwezig op het werk"
Schrijf inVeranderen van sociaal secretariaat: interessant of niet?
Is je bedrijf gegroeid, maar blijft de digitalisering van je loonadministratie achter? Word je niet snel geholpen bij vragen over loonberekening? Of ben je op zoek naar een ervaren dossierbeheerder die ook écht bereikbaar is? Dan is het hoog tijd om een nieuw sociaal secretariaat te overwegen.
Lees meerIndividueel opleidingsrecht: hoe zit dat juist?
Sinds begin dit jaar hebben werknemers recht op vijf individuele opleidingsdagen per jaar. Een mooi initiatief dat werd opgelegd door de Arbeidsdeal. Hoe maak je nu concreet werk van deze opleidingsdagen en wat zijn de voordelen?
Lees meerVerlonen, eerlijk en transparant duurt het langst
Een fair loon, een duidelijk groeitraject en transparante communicatie, werken het best. Maar hoe pak je dat precies aan?
Lees meer
