Vorige

Hoe bescherm je de persoonsgegevens van je medewerkers?

28 januari 2020 Tom Dirix Werkgevers

Welke spelregels moet je hanteren bij het verzamelen, het gebruik en de beveiliging van de persoonsgegevens? De Europese dag van de privacy, dit jaar op 28 januari, doet ons even stilstaan bij de procedures die de bescherming van persoonsgegevens moeten garanderen. Ook in de hr-wereld is dit een relevant gegeven, want organisaties hebben vaak allerlei persoonsgegevens van hun medewerkers.

Leestijd: Later lezen?

Hier waakt GDPR

Op 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking getreden. Deze Europese Verordening voorziet de spelregels voor het verzamelen, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens. Het gaat over persoonsgegevens van bijvoorbeeld je medewerkers, maar bij uitbreiding ook bijvoorbeeld gegevens van klanten.  

Persoonsgegevens zijn een ruim begrip. Het gaat niet enkel om de klassieke gegevens (zoals naam en voornaam), maar ook om verslagen, evaluatieformulieren, foto’s op het personeelsfeest of training, enz.

Volg je de spelregels niet? Dan riskeer je een aanzienlijke boete. Zo werd er een boete van 15.000 euro opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) aan een Belgische website omwille van fouten in het cookiebeleid.

Stap voor stap naar een optimale bescherming

De GDPR-materie is een complex gegeven. Het begrippenkader is niet eenvoudig en er zijn verschillende verplichtingen, zoals documentatieplicht en informatieplicht. Werkgevers weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Dit stappenplan kan alvast een duwtje in de goede richting geven:

1. Breng de persoonsgegevens in kaart aan de hand van een verwerkingsregister (dataregister).

Dit register vervangt de vroegere aangifte bij de GBA en is een onderdeel van je documentatieverplichting. Bij een eventuele controle mag je de vraag naar dit register zeker verwachten. Het verwerkingsregister moet voortdurend worden geactualiseerd. 

2. Breng de rechtsgrond in kaart op basis waarvan de verwerking wordt gedaan.

Er zijn 4 rechtsgronden :

  • uitvoering van de overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang;
  • toestemming van de betrokkene. 

Bij de toestemming van de betrokkene stelt men dat deze toestemming vrij moet zijn, expliciet en geïnformeerd.

3. Hou rekening met de bewaartermijnen van deze persoonsgegevens.

De gegevens mogen niet langer bijgehouden worden dan strikt noodzakelijk is. Je moet dus aan de slag met regels eigen aan geldende lokale reglementering om deze bewaartermijnen in kaart te brengen. In het kader van transparantie voorzie je deze bewaartermijnen ook per thema in het verwerkingsregister.

4. Wees je bewust van je informatieverplichting. 

Zo moet je je werknemers informeren welke gegevens worden verwerkt, de bewaartermijnen, het recht op informatie indien het nodig is om de gegevens te corrigeren enz.

Als onderdeel van deze informatieverplichting leg je ook vast welke spelregels er intern worden gehanteerd met betrekking tot de omgang van gegevens van klanten, de toegang tot klantengegevens, eventuele sancties bij inbreuken op deze afspraken.

Je kan je in kader hiervan in regel stellen met je informatieverplichting door bijvoorbeeld te werken met een specifieke privacy-policy.

Maak je hr-beleid GDPR-compliant

Maak je hr-beleid GDPR-compliant met een GDPR-adviespakket op maat van je onderneming of volg onze opleiding ‘GDPR-verplichtingen voor personeelsdienst: een praktische wegwijzer’.

 

 

GDPR-adviespakket Opleiding

Deel dit artikel

Tom Dirix

Geschreven door Tom Dirix

domeinverantwoordelijke kenniscentrum

Gerelateerde artikels

Vrijwilligerswerk: waar moet je rekening mee houden?
Werkgevers

Vrijwilligerswerk: waar moet je rekening mee houden?

02 maart 2021 Ellen Van Grunderbeek

De week van de vrijwilliger, hét ideale moment om een paar aandachtspunten bij vrijwilligerswerk aan het licht te brengen. Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde, en zeker in deze coronatijden kunnen ze hun steentje bijdragen.

Lees meer
Wat als je medewerker deeltijds wil werken?
Werkgevers

Wat als je medewerker deeltijds wil werken?

25 februari 2021 Liselot Baert

Wil jouw medewerker graag deeltijds werken? We geven je een overzicht van de mogelijkheden en bijhorende formaliteiten.

Lees meer
Brexit: welke steunmaatregelen zijn er?
Werkgevers

Brexit: welke steunmaatregelen zijn er?

19 februari 2021 Nele Mertens

Sinds 1 februari 2020 maakt het Verenigd Koninkrijk geen deel meer uit van de Europese Unie. Ondertussen is ook de overgangsperiode, die tot eind 2020 duurde, afgelopen. Is jouw organisatie afhankelijk van de handel met het Verenigd Koninkrijk?

Lees meer