Peppol e-invoicing: veilig en efficiënt factureren
Deze blog kwam tot stand in samenwerking met Yuki.
Vanaf 1 januari 2026 wordt het voor alle Belgische ondernemingen verplicht om elektronische facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen. Deze verplichting betekent een belangrijke stap in de digitalisering van zakelijke transacties. Peppol, 'Pan-European Public Procurement Online', is een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk dat bedrijven in staat stelt om elektronische facturen en andere documenten op een uniforme manier uit te wisselen. Dit systeem belooft niet alleen efficiëntie en nauwkeurigheid, maar dwingt bedrijven en accountantskantoren ook om hun processen grondig te herzien.
Breaking: e-factureren wordt bittere ernst
Op 14 juli 2025 verscheen een Koninklijk Besluit in het Belgisch Staatsblad dat de vrijblijvendheid rond e-facturatie definitief van tafel veegt. Wie vanaf 1 januari 2026 geen gebruik maakt van gestructureerde elektronische facturatie via Peppol, riskeert een administratieve boete. Deze boete bedraagt €1.500 voor een eerste overtreding, €3.000 voor een tweede en loopt op tot €5.000 vanaf de derde overtreding.
De boodschap is duidelijk: e-facturatie via Peppol wordt de norm.
We gaan langs bij Yuki, een softwarebedrijf dat e-facturatie omarmt door hun recente overname van Lucy, hét eenvoudige Peppol platform. Deze overname past perfect in Yuki’s visie om de samenwerking tussen de accountant en de ondernemer te versterken aan de hand van correcte, volledige en real-time informatie. We spreken er met Philippe Kimpe, founder van Lucy, over wat de verplichting betekent voor accountants en welke voordelen Peppol kan bieden in hun dagelijkse werkzaamheden.
Met de verplichte invoering van Peppol in 2026 komt er veel op accountantskantoren af. Kunnen jullie kort uitleggen wat Peppol precies is en waarom deze verplichting zo belangrijk is?
Philippe: “Peppol e-invoicing is eigenlijk een gamechanger voor accountants. Het biedt zoals gezegd een gestandaardiseerd én veilig netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. Voor accountants betekent dit een aanzienlijke verhoging van efficiëntie en betrouwbaarheid, wat cruciaal is in een sector waar nauwkeurigheid en snelheid voorop staan.”
Dat klinkt veelbelovend. Hoe draagt Peppol precies bij aan die efficiëntie?
Philippe: “Het feit dat het systeem gestandaardiseerd is, via het Universal Business Language (UBL) formaat, betekent dat facturen eenvoudiger aangeleverd en automatisch verwerkt kunnen worden. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige invoer, wat niet alleen tijd en geld bespaart maar ook de kans op menselijke fouten drastisch vermindert. Uiteindelijk kunnen accountants zich hierdoor meer focussen op strategisch advies en minder op administratieve taken.”
En het systeem zorgt ook voor meer betrouwbaarheid in het facturatieproces?
Philippe: "Absoluut. Peppol werkt via gecertificeerde Access Points, die ervoor zorgen dat alleen geverifieerde bedrijven toegang hebben tot het netwerk. Dit verhoogt de veiligheid aanzienlijk. Neem bijvoorbeeld het risico op valse facturen waarbij criminelen zich valselijk voordoen als een legitiem bedrijf en frauduleuze facturen indienen. Ze doen dit in de hoop dat ze zonder controle worden betaald. Peppol elimineert dit risico volledig door alleen gecontroleerde en traceerbare facturen toe te laten. Daarnaast sluit je bijvoorbeeld ook het risico op verlies van documenten uit, doordat alles digitaal en veilig is opgeslagen.
Hoe ziet Yuki de toekomst van Peppol e-invoicing en welke rol speelt jullie software hierin?
Philippe: “Enerzijds hebben we Peppol al in 2022 volledig geïntegreerd in Yuki. Dat stelt ons in staat om niet alleen aan de verplichte standaarden te voldoen, maar ook om onze klanten te helpen hun processen te optimaliseren. We zien Peppol als een cruciaal onderdeel van de toekomst van accountancy, waar digitalisering en automatisering de norm worden. Anderzijds blijven we verder bouwen aan Lucy, een alles-in-één e-invoicing platform. Dit platform biedt ondernemers een gebruiksvriendelijke Peppol-inbox om facturen veilig - en volledig conform met de nieuwste wetgeving - te ontvangen. Lucy koppelt bovendien moeiteloos met alle boekhoudsoftware en zorgt daarom voor één uniforme Peppol-flow binnen een kantoor. Ten slotte kan de ondernemer in deze omgeving ook eenvoudig facturen opmaken én betalingen verwerken."
Laat dit geen boete worden, maar een boost
De overstap naar Peppol is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je administratie te vereenvoudigen en je cashflow te verbeteren.
- Minder fouten
- Snellere verwerking
- Meer tijd voor je kernactiviteit
Wat kan jij nu doen?
- Werk je met een accountant? Overleg dan eerst met hem of haar over de overstap naar Peppol.
- Heeft je accountant nog geen voorkeur? Dan helpt Acerta je verder met advies en tools op maat.
- Start je binnenkort een zaak? Dan integreert Acerta Peppol automatisch in je digitale opstart via ikwilstarten.be.
- De overstap naar Peppol vraagt een goede voorbereiding. Om accountants en ondernemers hierbij te helpen, heeft Yuki een praktische checklist opgesteld. Deze gids neemt je stap voor stap mee in de voorbereiding van je kantoor en je klanten op de verplichte e-facturatie. Bekijk de checklist hier.
Wacht niet tot 2026. Onderneem vandaag nog actie.
Tot slot: een duidelijke oproep
Philippe: “Onze boodschap is duidelijk: wacht niet tot de deadline nadert. Begin nu met de implementatie van Peppol e-invoicing, zodat je kantoor niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar ook profiteert van de vele voordelen die het biedt. Dit is een kans om je processen te optimaliseren en je voor te bereiden op de toekomst.”
