De privé-e-mails van uw werknemers controleren mag u niet zomaar. U moet daarbij een aantal strikte voorwaarden respecteren.
Een Arrest van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens van 5 september oordeelt dat een werkgever private e-mailgesprekken van een werknemer gevoerd met zijn professionele e-mailaccount mag inkijken. Hierbij moeten echter een aantal strikte voorwaarden gerespecteerd worden. Wat betekent dit voor u?
Arrest Europees Hof voor de Rechten van de Mens
In Roemenië werd een werknemer door zijn werkgever aan de deur gezet. De werkgever verwijst voor de motivering van het ontslag naar privé-e-mails die de werknemer stuurde naar zijn broer en verloofde met zijn professionele e-mailaccount. De uitgewisselde e-mails waren van een meer persoonlijke en intieme aard.
Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) heeft echter geoordeeld dat een werkgever niet zomaar dergelijke private e-mailgesprekken gevoerd door een werknemer mag inkijken. Het Hof oordeelde dat het recht op privéleven van de werknemer geschonden werd door de werkgever aangezien de werknemer niet vooraf op de hoogte was gebracht van de mogelijkheid dat privémails gecontroleerd zouden worden door de werkgever.
Wat betekent dit voor u?
De toepasselijke Belgische wetgeving is reeds conform dit arrest van het EHRM. De spelregels zijn reeds opgenomen in de door de nationale sociale partners onderhandelde cao nr. 81 en moest u dus reeds respecteren. Deze wetgeving zegt dat u het e-mailverkeer van uw werknemers mag controleren, maar enkel wanneer u de strikte voorwaarden respecteert.
Welke regels moet u respecteren?
U kan de online communicatie van uw werknemers slechts controleren in zoverre voldaan is aan het finaliteits-, het proportionaliteits- en het transparantiebeginsel.
Concreet betekent dit dat de controle op de online communicatiegegevens maar toegestaan is om welbepaalde redenen (finaliteitsbeginsel) zoals het voorkomen van lasterlijke feiten, het beschermen van handels- en financiële belangen van de onderneming, het controleren van het naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik enz.
Verder mag uw inmenging in het privéleven van uw werknemer niet verder gaan dan strikt noodzakelijk is om bovenvermelde doelstellingen te bereiken. Zo mag u slechts in het algemeen informatie verzamelen over het surfgedrag van uw werknemers, aantal uitgaande mails enz, zonder dat u deze gegevens mag individualiseren naar een concrete werknemer.
Bovendien moet een controle op de elektronische communicatie transparant zijn. De werknemer moet voldoende ingelicht worden over alle aspecten van de controle.
Internet en e-mail gebruik policy een must
Wil u dus een systeem voor controle op elektronische communicatie toepassen, dan moet u uw werknemers daarvan vooraf op de hoogte stellen. Uiteraard moeten uw werknemers goed weten welke gedragsregels van toepassing zijn en wat u mogelijkerwijze zal controleren. Een goede internet en e-mailgebruik policy is dan ook van belang.
Meer lezen over uw mogelijkheden en welke regels u moet volgen? Dat kan in afdeling 27 van de Sociale Gids.
Wil u bijstand voor het opstellen van een internet en e-mailgebruik policy? Dan kan u terecht bij Acerta Consult.
Bronnen:
- cao nr. 81 van 26 april 2002, gesloten in de Nationale Arbeidsraad, tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens, BS 29 juni 2002
- EHRM 5 september 2017, nr. 61496/08, Barbulescu/Romania.