Telewerk vanuit het buitenland, waarbij werknemers die in het buitenland wonen en werken voor een Belgische werkgever, wordt breed toegepast.
Wat is de impact van grensoverschrijdend telewerk op de belastingen en de sociale zekerheid van je werknemer(s) na 1 juli 2024? We lichten de spelregels toe.
Telewerk vanuit het buitenland: niet belastbaar in België
Dubbelbelastingverdragen voorzien dat werknemers in principe belastingen betalen in het land waar ze werken.
Wanneer een werknemer occasioneel of structureel mag telewerken vanuit zijn woonst in het buitenland, zal dit in principe tot gevolg hebben dat het loon voor die telewerkdagen niet langer belastbaar is in België. Meer nog: het wordt dan in principe belastbaar in het buitenland.
“Substantieel” telewerk vanuit het buitenland: toepassing buitenlandse sociale zekerheid
Binnen de EU kan een werknemer (ongeacht het aantal werkgevers en de landen waarin gewerkt wordt) maar aan het socialezekerheidsregime van één land onderworpen zijn. Als een werknemer in meerdere landen tewerkgesteld is (ongeacht of dit voor één of meerdere werkgevers is), blijft hij onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van zijn woonland indien hij hier substantieel tewerkgesteld wordt. Om dat te bepalen, worden zogenoemde aanwijsregels toegepast.
Onder substantiële tewerkstelling wordt een aandeel van minstens 25% van de totale arbeidsprestaties in het woonland begrepen (met inbegrip van thuiswerk). Als een werknemer minder dan 25% in zijn woonland werkt, gelden er andere regels die het toepasselijke socialezekerheidsstelsel aanduiden (afhankelijk van het aantal werkgevers en in welke lidstaat die werkgevers zijn gelegen).
Een Duitse werknemer die werkt voor een Belgische werkgever zal dus bij een substantiële tewerkstelling (bv. thuiswerk) van minstens 25 % in Duitsland, onderworpen zijn aan de Duitse sociale zekerheid op alle dagen, tenzij er toepassing wordt gemaakt van het Europees kaderakkoord.
Toepassing Europees kaderakkoord grensoverschrijdend telewerk
‘Internationaal’ telewerk is - zeker na de coronapandemie – goed ingeburgerd en vele werknemers hebben de kans om vaak meerdere dagen per week van thuis uit te werken.
Dankzij het Europese kaderakkoord grensoverschrijdend telewerk – dat in voege is sinds 1 juli 2023 – blijven werknemers die meer dan 25% en minder dan 50% van de totale arbeidstijd in hun woonland werken, toch onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van het land waar de werkgever gevestigd is en waar effectief gewerkt wordt, op voorwaarde dat het kaderakkoord ondertekend werd door zowel woon- en werkland. Alle informatie over de voorwaarden en de deelnemende lidstaten lees je hier.
Dankzij dit kaderakkoord heeft het grensoverschrijdende telewerk in vele gevallen geen impact op het op de werknemer toepasselijke sociale zekerheidsregime.
Zo zal een werknemer die 60% van zijn activiteit uitoefent in Duitsland (zijn woonland) voor een Belgische werkgever en 40% in België (zijn werkland waar zijn werkgever is gevestigd) onderworpen blijven aan de Duitse sociale zekerheid.
Een andere belangrijke voorwaarde is dat het akkoord van de werknemer moet worden bekomen bij toepassing van dit kaderakkoord. Is dat akkoord er niet, dan blijven de gewone aanwijsregels gelden, in dit voorbeeld dus de toepassing van de Duitse sociale zekerheid (meer dan 25 % tewerkstelling in woonland). Daarnaast mag de werknemer enkel telewerk uitoefenen in zijn woonland en mogen er buiten de woon- en werklanden geen recurrente prestaties plaatsvinden in andere landen.
Aanvraag A1-document
Bij simultane tewerkstelling in meerdere EU-lidstaten heeft de werkgever de verplichting om een A1-verklaring toepasselijke sociale zekerheid aan te vragen voor de betrokken werknemer, zo wordt bevestigd in welk land een werknemer sociaal verzekerd is.
De werkgever moet het A1-document in toepassing van het kaderakkoord aanvragen bij de bevoegde overheidsdienst in het land waar de werkgever is gevestigd. Voor België is dat bij de RSZ.
Tot 30 juni 2024 kon de aanvraag retroactief voor één jaar aangevraagd worden. Sinds 1 juli 2024 kan een werkgever het A1-document met een maximale terugwerkende kracht van drie maanden aanvragen. Aanvragen die vanaf die datum een langere voorgaande periode bevatten vallen niet onder het kaderakkoord, daarvoor wordt dan teruggevallen op de gewone aanwijsregels (25%-regel).