Contact
Bel een kantoor
Kies een kantoor
Aalst Antwerpen Antwerpen-Wilrijk Brugge Brussel Louizalaan Brussel/Bruxelles Charleroi Dendermonde Dilbeek Gent Hasselt Kortrijk Leuven Libramont Liège Lier Louvain-La-Neuve Mechelen Namur Oostende Oudenaarde Roeselare Sint-Niklaas Turnhout Zaventem
Aalst
Leo De Béthunelaan 100, 9300 Aalst
053 82 62 95
Antwerpen
Brouwersvliet 33 B7, 2000 Antwerpen
03 206 21 78
Antwerpen-Wilrijk
Groenenborgerlaan 16, 2610 Antwerpen-Wilrijk
03 829 24 90
Brugge
Baron Ruzettelaan 5 bus 2, 8310 Brugge
050 44 39 60
Brussel Louizalaan
Louizalaan 123A, 1050 Brussel
02 333 27 25
Brussel/Bruxelles
Buro & Design Center (BDC), Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel-Heizel
Of kom met het openbaar vervoer. Meer info vind je op mivb.be

02 333 27 25
Charleroi
Espace Sud, Esplanade Magritte 5, 6010 Charleroi
071 47 44 62
Dendermonde
Noordlaan 148, 9200 Dendermonde
053 82 62 95
Dilbeek
Ninoofsesteenweg 354 A, 1700 Dilbeek
02 474 39 35
Gent
Kortrijksesteenweg 1131, 9051 Sint-Denijs-Westrem
09 264 12 50
Hasselt
Kunstlaan 16, 3500 Hasselt
011 24 95 80
Kortrijk
Meensesteenweg 2, 8500 Kortrijk
056 26 67 01
Leuven
Diestsepoort 1, 3000 Leuven
016 24 51 29
Libramont
Avenue Herbofin 1 B, 6800 Libramont
061 22 26 63
Liège
Parc Artisanal 11-13, 4671 Liège
04 264 48 46
Lier
Hoogveldweg 155/1, 2500 Lier
03 491 84 31
Louvain-La-Neuve
Axis Park - The Gate, Rue Fond Cattelain 2, 1435 Louvain-la-Neuve, Mont-Saint-Guibert
081 25 04 55
Mechelen
Battelsesteenweg 455 A1, 2800 Mechelen
015 40 42 60
Namur
Chaussée de Liège 140-142, 5100 Namur
081 25 04 55
Oostende
Vijverstraat 47, 8400 Oostende
059 34 10 50
Oudenaarde
Meersbloem-Melden 46 bus 35, 9700 Oudenaarde
055 20 74 67
Roeselare
Ter Reigerie 11, 8800 Roeselare
051 26 08 60
Sint-Niklaas
Industriepark-Noord 27, 9100 Sint-Niklaas
03 870 74 97
Turnhout
Parklaan 46 bus 110, 2300 Turnhout
014 40 02 40
Zaventem
Parklaan 57/1 – 1930 Zaventem
02 773 16 30

Terugbetaling van kosten: meer info op de fiscale fiche

07 juli 2022

Vanaf dit inkomstenjaar vermeldt de fiscale fiche voor werknemers meer gegevens over de kosten die de werkgever terugbetaalt aan zijn werknemers. Deze wijzigingen gelden ook voor bedrijfsleiders.

Samenvatting

  • De fiscale fiches voor werknemers vermelden een aantal gegevens over de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever. Deze verplichte gegevens wordt uitgebreid vanaf dit inkomstenjaar: voor elk van de drie typen kosten eigen aan de werkgever moet de fiscale fiche het totaalbedrag vermelden.
  • De terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever die gepaard gaat met een factuur op naam van de werkgever, moet hierbij niet meegenomen worden.
  • Al het bovenstaande geldt ook voor de fiscale fiches voor bedrijfsleiders.
  • Op het vlak van de individuele rekening van werknemers wijzigt niets. De individuele rekening moet dus, zonder uitzondering, elke terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever vermelden.

Situering

Onder meer voor bezoldigingen van werknemers moet de werkgever jaarlijks een fiscale fiche opstellen en overmaken. Deze fiche, de fiche 281.10, bevat onder meer de aan de werknemer terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever. De fiche maakt hierbij een onderverdeling tussen drie categorieën kosten:

  • kosten op basis van bewijsstukken;
  • forfaitaire kostenvergoedingen ‘overeenkomstig ernstige normen’;
  • forfaitaire kostenvergoedingen ‘niet overeenkomstig ernstige normen’.

De kosten op basis van bewijsstukken betreffen de terugbetalingen van bijvoorbeeld kasticketjes, facturen of andere betalingsbewijzen.

Voorbeeld: de werknemer maakt een dienstverplaatsing met de trein, koopt hiervoor een treinticket van 11,20 euro en overhandigt dit treinticket aan de werkgever voor een terugbetaling. De terugbetaling van 11,20 euro is een kost op basis van bewijsstukken.

Forfaitaire kostenvergoedingen ‘overeenkomstig ernstige normen’ zijn forfaitaire vergoedingen bepaald op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Onder meer de forfaitaire vergoedingen voor de federale ambtenaren vallen hieronder, bijvoorbeeld de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen of de dagvergoedingen voor dienstreizen. Ook de bureauvergoedingen en aankoop van kantoormeubilair die voldoen aan de door de fiscus opgestelde voorwaarden zijn een forfaitaire kostenvergoeding overeenkomstig ernstige normen.

De forfaitaire vergoedingen ‘niet overeenkomstig ernstige normen’ zijn de forfaitaire kostenvergoedingen die niet beschouwd kunnen worden als een forfaitaire kostenvergoeding overeenkomstig ernstige normen.

Een eigen forfaitaire kostenvergoeding uitwerken? Vraag een fiscale ruling!

Indien je als werkgever bepaalde kosten wil vergoeden met een forfaitaire regeling die in de fiscale wetgeving niet algemeen aanvaard wordt, overweeg je best om voorafgaandelijk een zogenaamde ‘fiscale ruling’ aan te vragen. Indien de forfaitaire regeling wordt aanvaard, dan bindt dit de fiscus t.a.v. jou (niet t.a.v. andere werkgevers!). De fiscale ruling bepaalt meestal onder welke categorie de bedragen op de fiscale fiche moeten worden vermeld (meestal als een forfaitaire kostenvergoeding overeenkomstig ernstige normen).

Voor het aanvragen van een fiscale ruling kan je steeds een beroep doen op de diensten van Acerta Legal Consult (via legal.consult@acerta.be). 

Nieuw vanaf inkomstenjaar 2022: meer gegevens op de fiscale fiche

In het verleden vermeldden fiscale fiches relatief weinig over de kosten eigen aan de werkgever. Zo moest voor vergoedingen op basis van bewijsstukken en voor forfaitaire vergoedingen  overeenkomstig ernstige normen hoogstens ‘ja’ worden vermeld.

Dit verandert voor de fiscale fiches voor dit en de komende inkomstenjaren. De fiscale fiches die voor het eerst in het voorjaar van 2023 opgemaakt worden moeten voor elk van de drie categorieën telkens het totaalbedrag vermelden. De fiscus krijgt dus een beter beeld van de (forfaitaire) kostenvergoedingen die een werknemer ontvangt.

Nuttig hierbij: de terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever waarvoor een factuur op naam van de werkgever werd opgemaakt en die aan hem wordt overgemaakt, moet niet meegenomen worden voor de opmaak van de fiscale fiche.

Voorbeeld: een werkgever vraagt aan een werknemer om printpapier voor het kantoor te kopen. De winkel maakt een factuur op naam van de werkgever. De terugbetaling door de werkgever moet niet meegenomen worden voor de opmaak van de fiscale fiche. Uiteraard moet de werkgever in het bezit zijn van deze factuur.

Ook voor bedrijfsleiders

Het bovenstaande geldt ook voor de fiche 281.20, de fiscale fiche voor bedrijfsleiders. Voor hen moet de vennootschap er eveneens over waken dat de totaalbedragen van elk van de drie categorieën op de fiscale fiche staan. Hierbij horen overigens ook de terugbetalingen via creditering van de rekening-courant van de bedrijfsleider. Voor de vennootschap en de boekhouder kan het bijgevolg nuttig zijn om de bestaande werkafspraken rond de terugbetaling van kosten opnieuw onder de loep te nemen. 

De aangehaalde uitzondering voor kosten eigen aan de werkgever met een factuur op naam van de vennootschap, geldt eveneens voor de bedrijfsleiders.

Herinnering: vermelding op de individuele rekening, zonder uitzondering

De individuele rekening van de werknemer moet de reden en het bedrag van elke betaling door de werkgever aan de werknemer bevatten, ook de terugbetalingen van een kost eigen aan de werkgever. Dit geldt zonder uitzondering. Bijgevolg moeten ook de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever waarvoor facturen op naam van de werkgever werden opgesteld, in tegenstelling tot de fiscale fiche, wel op de individuele rekening worden vermeld.

Opleiding: onkostenvergoedingen

Meer weten over onkostenvergoedingen? Volg de opleiding. 

Info en inschrijven

Deel dit juridisch nieuws en updates

Terug naar overzicht juridisch nieuws en updates