Wat zijn de boekhoudkundige verplichtingen als starter?

Als zelfstandige is het belangrijk om te weten welke boekhoudkundige methode je wilt hanteren: enkelvoudige of dubbele boekhouding.

Het voornaamste verschil tussen deze twee methodes is dat enkelvoudige boekhouding enkel rekening houdt met de inkomsten en uitgaven van je onderneming, terwijl dubbele boekhouding ook rekening houdt met de schulden en vorderingen van je onderneming.

Bij enkelvoudige boekhouding, ook wel een vereenvoudigde boekhouding genoemd, worden alle kosten en opbrengsten opgesomd in een overzicht. Je houdt dus enkel rekening met de kasstromen van je onderneming. Het voordeel hierbij is dat het relatief eenvoudig is om te begrijpen en toe te passen. Bovendien moet je bij enkelvoudige boekhouding als zelfstandige enkel en alleen maar een dagboek bijhouden van de beroepsmatige verrichtingen die je uitvoert.

Met een vereenvoudigde boekhouding registreer je dagelijks je financiële verrichtingen in een kasboek en een bankboek. Daarnaast hou je regelmatig een aankoop- en verkoopboek bij. Op jaarlijkse basis stel je ook een inventaris en een interne jaarrekening op.

• Kasboek en bankboek: Deze dagboeken bieden een overzicht van alle contante verrichtingen en transacties via de bankrekening.
• Aankoop- en verkoopboek: In het aankoopboek noteer je alle inkomende facturen, terwijl je in het verkoopboek alle uitgaande facturen registreert.
• Inventaris: Deze bevat een beschrijving en waardering van de voorraad en wordt minstens één keer per jaar opgesteld.
• Interne jaarrekening: Aan het einde van elk boekjaar stel je een interne jaarrekening op. Deze is niet openbaar, dus je hoeft ze niet neer te leggen.

Deze aanpak is eenvoudig en gericht op een correcte basisadministratie zodat jij op twee oren kunt slapen.

Een dubbele boekhouding of volledige boekhouding houdt rekening met de schulden en vorderingen van je onderneming. Hierbij wordt er gewerkt met een balans, waarbij de activa en passiva van je onderneming in evenwicht moeten zijn.

Bijvoorbeeld: als je een lening aangaat om een investering te kunnen doen met je onderneming, dan wordt deze lening op de balans vermeld als een schuld van je onderneming.

Bij een volledige boekhouding registreer je al je financiële verrichtingen nauwkeurig en volgens wettelijke voorschriften. Dit houdt in dat je systematisch en zonder uitstel alle transacties noteert in een dagboek of journaal, dat eventueel kan worden opgesplitst in specifieke hulpdagboeken.

• Dagboek en rekeningen: Alle verrichtingen worden chronologisch en volledig geregistreerd in het dagboek en toegewezen aan de relevante rekeningen. Maandelijks worden de gegevens samengevat in een centraal boek voor een overzichtelijke verwerking.
• Rekeningenstelsel: Je werkt met een gestructureerd rekeningenplan dat afgestemd is op je onderneming. Dit rekeningenstelsel moet minstens voldoen aan de minimumindeling zoals vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 12 september 1983.
• Inventaris: Minstens één keer per jaar stel je een inventaris op. Hierin som je zorgvuldig je voorraden, bezittingen, vorderingen en schulden op, in overeenstemming met de structuur van je rekeningenstelsel.
• Jaarrekening: Elk boekjaar sluit je af met een jaarrekening die je verplicht neerlegt bij de Nationale Bank van België. Een afschrift daarvan wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Deze grondige boekhoudkundige aanpak zorgt ervoor dat je bedrijf volledig in lijn is met de wettelijke verplichtingen en financiële transparantie garandeert.

Het voordeel van dubbele boekhouding is dat het een duidelijk inzicht geeft in de financiële situatie van je onderneming, wat op lange termijn voordelig kan zijn.

Het nadeel van dubbele boekhouding is dat het complexer is om toe te passen dan enkelvoudige boekhouding. Je moet namelijk een grootboek bijhouden waarin alle mutaties die van belang zijn voor de jaarrekening worden geregistreerd. Je bent ook verplicht om dubbele boekhouding door een boekhouder te laten doen.

Bv’s, cv’s, nv’s zijn verplicht om dubbele boekhouding bij te houden. Daarnaast moeten bedrijven zoals eenmanszaken, VOF’s en CommV’s met een jaaromzet van boven de 500 000 euro een dubbele boekhouding voeren. Sommige sectoren zoals verzekeringswezen, kredietverrichtingen, beleggingen en beursverrichtingen moeten altijd een dubbele boekhouding bijhouden.

Als eenmanszaak ben je dus niet verplicht om dubbele boekhouding te doen, tenzij je een omzet van meer dan 500 000 euro behaalt. Het kan wel een goede investering zijn om toch over te stappen naar dubbele boekhouding, vooral als je van plan bent om te groeien als ondernemer. Het geeft immers een beter inzicht in de financiële situatie van je onderneming.

Bij twijfel kan het altijd nuttig zijn om een boekhouder te raadplegen, die je kan adviseren over welke boekhoudkundige methode het meest geschikt is voor jouw onderneming.

Als zelfstandige is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de boekhoudkundige verplichtingen die je moet nakomen. Deze verplichtingen verschillen namelijk voor eenmanszaken en vennootschappen. Hieronder geven we je een overzicht van de belangrijkste verplichtingen per ondernemingsvorm.

Voor alle eenmanszaken geldt een verplichting om een aantal zaken bij te houden in je boekhouding:

• Je bent verplicht om een dagboek bij te houden van alle beroepsmatige verrichtingen die je uitvoert. Hierin vermeld je bijvoorbeeld je inkomsten en uitgaven, facturen en bonnetjes.
• Je bent daarnaast ook verplicht om een inventaris bij te houden van je bezittingen en schulden.

Eenmanszaken zijn niet verplicht om een volledige dubbele boekhouding te voeren, tenzij je een omzet van meer dan 500 000 euro behaalt. Als je toch besluit om dit te doen, moet je hiervoor een grootboek bijhouden waarin alle mutaties worden geregistreerd. Dit kan nuttig zijn als je als eenmanszaak wilt overstappen naar een vennootschap, omdat je dan al vertrouwd bent met dubbele boekhouding.

Als je als eenmanszaak een omzet van hoger dan 500 000 euro behaalt, dan ben je verplicht om een dubbele of volledige boekhouding te voeren. Dit wil zeggen dat je rekening moet houden met de schulden en vorderingen van je onderneming. Je werkt hierbij met een balans waarbij de activa en passiva van je onderneming in evenwicht moet zijn.

Je bent als eenmanszaak verplicht om je boekhouding minstens zeven jaar bij te houden. Dit kan zowel op papier als digitaal. Het is wel belangrijk om te weten dat als je ervoor kiest om je boekhouding digitaal bij te houden, je moet kunnen aantonen dat je over een goede back-up beschikt.

Sommige vennootschappen zijn niet verplicht om een dubbele boekhouding te voeren wanneer zij een omzet halen van minder dan 500 000 euro:

• Maatschap: Je bent niet verplicht om een dubbele boekhouding te voeren, op voorwaarde dat de totale jaarlijkse omzet van je vennootschap minder dan 500 000 euro bedraagt.
• Commanditaire vennootschap (CommV): Een dubbele boekhouding bij een commanditaire vennootschap is niet verplicht wanneer de jaarlijkse omzet minder dan 500 000 bedraagt.
• Vennootschap onder firma (VOF): Je kan als VOF een enkelvoudige boekhouding voeren als de jaarlijkse omzet van je vennootschap minder dan 500 000 euro bedraagt.

Daarnaast geldt de algemene regel dat vennootschappen verplicht zijn om een dubbele boekhouding te voeren. Dit houdt in dat je een grootboek bijhoudt waarin alle schulden en vorderingen worden geregistreerd. Daarnaast moet je als vennootschap ook een jaarrekening opstellen en neerleggen bij de Nationale Bank van België.

De jaarrekening bestaat uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting bij deze stukken. Het doel van de jaarrekening is om een duidelijk beeld te geven van de financiële situatie van je onderneming. Het is dan ook belangrijk om deze jaarrekening correct op te stellen.

Net als eenmanszaken ben je als vennootschap verplicht om je boekhouding minstens zeven jaar bij te houden, zowel op papier als digitaal. Ook hierbij geldt dat je moet kunnen aantonen dat je over een goede back-up beschikt als je je boekhouding digitaal bijhoudt.

Veel zelfstandigen zijn btw-plichtig, dit wilt zeggen dat je btw moet aanrekenen op facturen en doorstorten naar de schatkist. Maar daarnaast heb je als zelfstandige ook recht op btw-aftrek voor goederen en diensten die je voor je eigen zaak aankoopt.

Je bent als zelfstandige ook verplicht om een btw-aangifte in te dienen. De regel is dat ondernemingen maandelijks hun btw-aangifte moeten indienen, tenzij je bruto jaarinkomen minder is dan 2 500 000 euro. Dan mag je een kwartaalaangifte indienen.

Maar niet alle zelfstandigen zijn btw-plichtig. Er gelden hier enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld sommige activiteiten van vrije beroepen zijn vrijgesteld van btw.

Als zelfstandige heb je de keuze om al dan niet een boekhouder in te schakelen. Wanneer je weinig kennis hebt van boekhouding en administratie, weinig tijd hebt, of van plan bent om te groeien als ondernemer, kan het interessant zijn om een boekhouder aan te stellen. Een boekhouder kan je helpen bij het opzetten en bijhouden van een correcte boekhouding, het indienen van belastingaangiftes en het opstellen van een jaarrekening. Bovendien kan hij of zij je ook adviseren over fiscale voordelen en een fiscaalvriendelijke structuur voor je onderneming.

Als je al voldoende kennis hebt van boekhouding en administratie, en heb je voldoende tijd om dit zelf bij te houden, dan is het niet noodzakelijk om een boekhouder in te schakelen. Het is wel belangrijk om te weten wat de boekhoudkundige verplichtingen zijn voor jou als starter, zodat je deze correct kan naleven. Als je toch vragen hebt of advies nodig hebt, kan je steeds een boekhouder raadplegen.

Als je ervoor kiest om zelf je boekhouding te doen, is het belangrijk om dit op een correcte en efficiënte manier te doen. De volgende tips kunnen je helpen om je boekhouding op orde te houden en problemen te voorkomen. Of je nu een beginnende ondernemer bent of al enige ervaring hebt met boekhouding, deze tips kunnen nuttig zijn om je administratie op een gestroomlijnde manier bij te houden. Heb je reeds een boekhouder of accountant? Dan kan je op je twee oren slapen.

1. Gebruik boekhoudsoftware: Boekhoudsoftware kan je veel tijd en moeite besparen bij het bijhouden van je boekhouding. Het zorgt voor een gestroomlijnde administratie en het voorkomt fouten. Ben je echter nog op zoek naar de ideale manier om je administratieve en financiële verplichtingen na te komen? Overweeg dan zeker een tool zoals Dexxter, een webapplicatie waarmee je als bijberoeper je administratie snel en eenvoudig in orde brengt.
2. Blijf up-to-date: Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de deadlines voor belastingaangiftes en veranderingen in de wetgeving. Zo voorkom je boetes en andere problemen.
3. Houd documenten zorgvuldig bij: Het is belangrijk om alle documenten zorgvuldig te bewaren en te ordenen, zodat je ze snel kan terugvinden wanneer nodig.
4. Maak gebruik van automatisering: Automatisering kan je helpen om repetitieve taken te verminderen en je tijd te besparen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch importeren van bankafschriften in je boekhoudsoftware.
5. Schakel hulp in wanneer nodig: Als je twijfels hebt of vragen hebt over je boekhouding, aarzel dan niet om hulp in te schakelen. Een boekhouder of accountant kan je helpen om eventuele problemen op te lossen.

Wil je voorbereid naar je boekhouder gaan? Volg dan het Webinar “Je financieel plan” van de starters academie van Acerta en leer meteen wat winst, omzet, prijszetting en kapitaal precies betekenen.